DMS Trends und Entwicklungen im Markt für Dokumentenmanagementsysteme

DMS Trends und Entwicklungen im Markt für Dokumentenmanagementsysteme

Als wesentliche DMS Trends im Bereich der Dokumentenmanagementsysteme sind vor allem Cloud Computing, die Weiterentwicklung des ECM-Gedankens zum Enterprise Information Management, die Integration von Web 2.0-Technologien und Collaboration-Funktionalitäten zu beobachten. Weitere DMS-Trends und Entwicklungen sind die gestiegene Nachfrage nach mobilen Lösungen, Workflow-Komponenten sowie die anspruchsvollen Compliance-Anforderungen durch die Gesetzgebung:  

Cloud ECM-Anwendungen finden noch wenig Akzeptanz in Deutschland

Zwar sind klassische Client-Server-Installationen nach wie vor im ECM-Bereich die Regel, jedoch wird das Angebot an Cloud-Lösungen hier in den kommenden Jahren stark wachsen. Wie oben gesehen investieren Storage-Anbieter aus den USA derzeit massiv, um im ECM-Segment Fuß zu fassen. Das Vertrauen in Cloud-Anwendungen ist hierzulande noch recht verhalten (vgl. DMS Trend-Studie 2014), dies wird sich aber vermutlich in dem Maße ändern, wie die Preise für solche Lösungen sinken werden. Einen Durchbruch wird Cloud ECM hierzulande jedoch erst dann erzielen, wenn die zu verwaltenden Daten aus den Vorsystemen wie DMS-, ERP- und CRM-Systeme, Office-Anwendungen und E-Mail-Programme ebenfalls in der Cloud bereitgestellt werden. Um in diesem Zukunftsmarkt jetzt schon mitzumischen, sind die etablierten Hersteller vermehrt dazu übergegangen, hybride Cloud Modelle zum Beispiel für die Archivierung in einem Rechenzentrum anzubieten.

Verbesserter Informationsfluss durch EIM Enterprise Information Management

EIM gilt als Erweiterung oder Weiterführung des Enterprise Content Management. Durch die Kopplung von Dokumentenmanagement mit dem Business Process Management, Groupware- und Business-Intelligence-Anwendungen sollen Informationen unabhängig vom Datentyp unternehmensweit schneller verfügbar gemacht werden. Ziel ist die ganzheitliche Verwaltung und Organisation von strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen. Nach dem Konzept des Enterprise Information Management bilden ECM oder DMS-Software die technologische Basis, die im Hintergrund abläuft. Die klassische Erschließung und Verwaltung von Informationen in einer eigenständigen Anwendung wird demnach obsolet. ECM-Systeme stellen lediglich die Infrastruktur und den technologischen Kern der eigentlichen EIM-Anwendungen bereit. Cloud-Technologien spielen bei dieser Entwicklung eine entscheidende Rolle.

Social Media und Web 2.0-Technologien revolutionieren ECM-Systeme

Die Softwarehersteller tragen den veränderten Nutzungsgewohnheiten ihrer User Rechnung und orientieren sich hinsichtlich Ergonomie und Look & Feel an Webanwendungen wie Facebook oder dem Design von Apple. Das Ziel ist die radikale Vereinfachung der Benutzeroberfläche. Moderne DMS-Software muss nicht mehr mit möglichst umfangreichen Funktionalitäten den Anwender „erschlagen“. Die Kunst liegt darin, nur die für den Social Media und Web 2.0 Nutzer notwendigen Informationen und Funktionen darzustellen. Der Anwender erwartet heute zu Recht, eine Software intuitiv und ohne mehrtägige Schulungen, bedienen zu können.

Collaboration- und Groupwarefunktionen stärken DMS Entwicklung

Collaboration- und Groupwarefunktionen werden immer stärker in ECM-Systeme integriert. Foren, Wikis und Blogs eignen sich insbesondere für die Zusammenarbeit unter den Kollegen auch über Standortgrenzen hinweg. Arbeitsgruppen und Projektteams sollen mittels solcher Social Workplaces untereinander besser vernetzt und so beispielsweise über geänderte oder neue Dokumente einfacher und direkter benachrichtigt werden.

Mobile ECM-Applikationen integrieren DMS-Software

Mobile ECM Lösungen werden von Unternehmen verstärkt nachgefragt. Durch die Verbreitung mobiler Devices wie Tablets und Smartphones eröffnen sich vielfache Nutzungsmöglichkeiten. Außendienstmitarbeiter können beispielsweise mittels einer App auch unabhängig vom Büro auf DMS-Daten zugreifen, diese verwalten und neue Informationen erstellen. Der Informationsfluss im Unternehmen wird durch Mobile ECM Anwendungen stark beschleunigt. Durch die zusätzliche Bereitstellung von Offline-Clients kann auch ohne eine Internetverbindung mit den Programmen gearbeitet werden.

Workflowunterstützung beschleunigt administrative Aufgaben

Workflowunterstützung wird von Kundenseite verstärkt nachgefragt, um den administrativen Aufwand zu verringern. So werden bspw. in der Posteingangsbearbeitung Rechnungen, Lieferscheine und Faxe eines Kunden automatisiert in entsprechende Projektakten abgelegt und sind somit stets auf dem neuesten Stand. Rechnungen und Belege können automatisiert an entsprechende Mitarbeiter der Buchhaltung zur Freigabe und weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden. Durch die konsequente Nutzung von Workflowunterstützung können die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt und zugleich Fehlerquellen vermieden werden.

Compliance-Anforderungen im DMS Bereich

Mehr als 180 Gesetze und Bestimmungen sind in Deutschland zu berücksichtigen. Dazu gehören Richtlinien hinsichtlich Datenschutz, Rechnungslegung, Buchführung, Archivierung usw. Das reine Ablegen der Daten z. B. als Backup reicht nicht, um den gesetzlichen Compliance-Bestimmungen zu genügen. Die Daten müssen ordnungsgemäß vorgehalten, das heißt, vollständig und unveränderbar wiederhergestellt werden können. Manipulationen und versehentliche Löschungen müssen nachweisbar vermieden werden. Viele DMS-Anbieter bieten revisionssichere Archivlösungen an, die diese Anforderungen erfüllen.

 

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