ERP-Auswahl: Anforderungskatalog Lastenheft Pflichtenheft

ERP-Auswahl: Anforderungskatalog Lastenheft Pflichtenheft

Moderne und leistungsstarke ERP / Enterprise Resource Planning Systeme optimieren Geschäftsprozesse, reduzieren administrative Aufwände und können Unternehmen so zu entscheidenden Wettbewerbsvorteilen verhelfen.

 

1. Schritt: Vorüberlegungen für die ERP-Auswahl

• Welche Unternehmensbereiche sollen ERP nutzen?
• Alles aus einer Hand oder beste Anwendung für jeweiligen Bereich?
• Zentrale oder dezentrale IT-Struktur?
• It-Struktur auf eigenen Servern oder in der Cloud?

Am Anfang eines ERP-Auswahlprojektes steht zunächst die Überlegung, für welche Unternehmensbereiche die ERP-Software genutzt werden soll. Soll in einem Fertigungsbetrieb lediglich die Produktion effizienter gestaltet werden, bietet sich die Auswahl eines entsprechenden PPS- bzw. MES-Moduls an. Soll das ERP-System auch die Lager- und Materialwirtschaft verwalten und die Finanzbuchhaltung unterstützen, steht die Auswahl einer umfangreichen ERP-Suite an. Stehen weitere Prozesse auf dem Prüfstand, wie etwa das Personalmanagement, das Customer Relationshipmanagement oder das Dokumentenmanagement, muss geklärt werden, ob Anbieter favorisiert werden, die alles aus einer Hand bieten oder ob nach dem Best-of-Breed-Ansatz verfahren werden soll; also die jeweils beste Anwendung für jeden Bereich ausgewählt wird.

In größeren Unternehmen gilt es zusätzlich zu klären, welche Standorte und welche Fachbereiche durch die auszuwählende ERP-Software zukünftig gesteuert werden sollen. Bevorzugt man eine dezentrale IT-Strategie mit mehreren Speziallösungen an den verschiedenen Standorten oder eine zentralisierte mit einer unternehmensweit möglichst homogenen IT- und ERP-Struktur?

Durch neue Technologien wie das Cloud Computing stehen den Unternehmen verschiedene Bezugsmöglichkeiten zur Verfügung. Organisationen und Unternehmen müssen daher zusätzliche Überlegungen anstellen: Soll das ERP-System klassisch auf eigenen Servern oder in der Cloud betrieben werden. Möchte man die Softwarelizenzen kaufen oder mieten (ASP, SaaS)? Sind Outsourcing-Dienstleistungen wie bspw. für Betrieb und Wartung interessant?

2. Schritt: Erstellung des ERP-Anforderungskataloges

• Erstellen des Anforderungskatalogs
• Erfassung von elementaren Anforderungen, Verbesserungspotenzialen bereits vorhandener ERP-Software, sowie Wünschen und Bedarfen der Mitarbeiter
• Wichtig: Know-How über Möglichkeiten und Funktionsumfänge moderner ERP-Systeme

Sind hierzu Entscheidungen getroffen worden, geht es im zweiten Schritt eines ERP-Auswahlprojektes dann darum, einen Anforderungskatalog zu erstellen. Hierfür werden die wesentlichen Anforderungen in den verschiedenen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens aufgenommen. Wenn bereits eine ERP-Software im Einsatz ist, lassen sich durch Interviews mit den Key-Usern meist schnell Verbesserungspotenziale ermitteln. Bedarfe und Wünsche der Anwender stehen bei der Erstellung eines Anforderungskataloges im Mittelpunkt. Ebenso wichtig ist das Vorhandensein von Know-how über die Möglichkeiten und Funktionsumfänge moderner ERP-Systeme. Nur so können weitere elementare Anforderungen definiert werden. Um die Vorselektion von Anbietern und Lösungen zu vereinfachen, sollten die ERP-Anforderungen in einem ERP-Projekt möglichst detailliert gehalten werden.

 

Studie zur ERP Software Auswahl

 

3. Schritt: Vorauswahl der Anbieter und Ausschreibung

• Anspruchsvolle Marktsondierung
• Auswahl mit verschiedenen Informationsmöglichkeiten
• Ausschreibung: Versendung der Anforderungskataloge an 5 bis 10 Anbieter
• Stellungnahmen der Anbieter analysieren und 2 bis 3 Anbieter zu Präsentationen oder Workshops einladen

Die Fülle von Anbietern und Lösungen im Markt für ERP-Software stellt so manchen IT-Verantwortlichen vor hohe Hürden. Eine Internetrecherche reicht oft nur unzureichend aus, um die Spreu vom Weizen zu trennen. Der Besuch von Fachmessen oder Informationsveranstaltungen, die Lektüre von Fachmedien oder die Nutzung von Softwareauswahl-Portalen wie SoftSelect.de sind weitere Informationsquellen. Gerne wird bei der Selektion infrage kommender Anbieter und Lösungen auf ERP Berater zurückgegriffen, da diese den Markt in der Regel sehr gut kennen und tagtäglich mit ERP-Projekten befasst sind.

Sind fünf bis zehn ERP-Anbieter ausgewählt, erfolgt die eigentliche Ausschreibung. Die zuvor ermittelten Ansprechpartner der ERP-Hersteller erhalten nun den Anforderungskatalog. Rückfragen der Anbieter gilt es zu beantworten und die Stellungnahmen zu analysieren und auszuwerten. Auf Basis dieser Analyse werden nach Kosten- und Funktionsgesichtspunkten zwei bis drei Anbieter zu vertiefenden Präsentationen oder Workshops eingeladen.

4. Schritt: Erarbeitung ERP-Lastenheft durch Workshops

• „Durchspielen“ von allgemeinen und konkreten Anwendungsszenarien
• Lastenheft erstellen und an Anbieter senden
• Analyse und Bewertung von eingeholten Angeboten
• Festlegung auf ein ERP-System

In den Präsentationen und Workshops der ERP-Anbieter sollten allgemeine Prozesse und konkrete Anwendungsszenarien durchgespielt werden. Hiernach kann der Anforderungskatalog konkretisiert, also das eigentliche Lastenheft erstellt werden. Im Lastenheft werden alle erforderlichen Funktionen des ERP-Systems und die SOLL-Prozesse detailliert und unmissverständlich festgehalten. Das Lastenheft stellt schließlich die Grundlage für konkrete Angebote der ERP-Softwareanbieter dar. Nach der Analyse und Bewertung der eingeholten Angebote erfolgt die Festlegung auf ein ERP-System, in der Regel wird ein Vorvertrag unterzeichnet.

5. Schritt: Ausarbeitung des ERP-Pflichtenheftes

• Ausarbeitung des Pflichtenheftes

Gemeinsam mit dem ERP-Anbieter erfolgt die Ausarbeitung des Pflichtenheftes. Das Pflichtenheft definiert die Umfänge der Anpassungen des ERP-Herstellers und regelt die einzelnen Leistungen und Pflichten (Service Level). Hierin werden Zeitpunkte für die Umsetzung des Projektes bis zum Going-live festgehalten. Das Pflichtenheft ist vertragliche Grundlage und Maßstab für die Gewährleistung.

Weiterführende Informationen zur ERP-Auswahl

 

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