Zeiterfassungssoftware für das Fehlzeitenmanagement

Zeiterfassungssoftware für das Fehlzeitenmanagement

Fehlzeitenmanagement ist ein Teilbereich des Personalwesens, der mittels entsprechender HR Software abgebildet wird. Zeiterfassungssoftware unterstützt das Fehlzeitenmanagement bei der:

• An-/Abwesenheitskontrolle
• Urlaubsbeantragung
• Verwaltung von Arbeitsunfähigkeit
• Personaleinsatzplanung
• Verwaltung von Dienstreisen/Weiterbildungen

Zeiterfassungssysteme beugen Engpässen vor

Zeitwirtschaftssysteme bieten mittlerweile weitaus mehr Funktionalitäten als das Protokollieren des Kommen und Gehens der Angestellten. Moderne Zeiterfassungssoftware unterstützt Unternehmen dabei, die Arbeitseffizienz und Produktivität zu steigern. So können beispielsweise bereits im Voraus personelle Engpässe bei der Urlaubsplanung erkannt und vorgebeugt werden. Durch Employee Self Services können Angestellte selbst im System ihre Fehlzeiten verwalten und so die Personalabteilung erheblich entlasten.

Fallen viele Mitarbeiter eines Unternehmensbereiches oder in einem Team zur selben Zeit aus, kann dies zu einem großen Schaden im Firmen führen. Im schlimmsten Fall kommt es zu Lieferengpässen oder einem zeitweiligen Ausfall der Produktion. Vorausschauende Urlaubsplanung ist daher für jeden Betrieb von herausragender Bedeutung. Personelle Engpässe gilt es, frühzeitig zu identifizieren, um rechtzeitig gegensteuern zu können. In vielen Produktionsunternehmen gibt es Maschinen und Anlagen, die nur von wenigen Mitarbeitern bedient werden können. Eine Zeiterfassungssoftware gepaart mit Funktionen zur Personaleinsatzplanung zeigt Engpässe frühzeitig an, so dass ggf. durch Urlaubssperren, Bereitschaftsdienste oder der Einstellung von Zeitarbeitern aktiv gegengesteuert werden kann und Produktionsausfälle verhindert werden.

Urlaubsverwaltung als Mitarbeiter Self Service

Immer mehr Betriebe nutzen Zeiterfassungssoftware als Mitarbeiter Self Service. Zeiterfassung per Self Service erhöht die Transparenz für Vorgesetzte und Belegschaft bei der Urlaubsverwaltung gleichermaßen und entlastet die Personalabteilung enorm. So wird den Arbeitnehmern ermöglicht, selbstständig den Urlaub zu planen und zu beantragen. Mitarbeiter haben stets eine Übersicht über den aktuellen Urlaubsanspruch oder das Gleitzeitkonto. Per Workflow kann der Vorgesetzte über Urlaubsanträge seiner Angestellten informiert werden und diesen per Knopfdruck genehmigen oder ablehnen, falls der Arbeitsbereich zu gegebenem Zeitpunkt unterbesetzt ist. Der Nutzen einer übersichtlichen Darstellung von Fehlzeiten zum Beispiel in einem Kalender ist insbesondere für die Planung von Projekten überaus hilfreich: So kann mit einem Blick erkannt werden, wann viele Personen eines Teams oder eines Bereiches im Unternehmen anwesend sind.

Reisekostenabrechnung direkt im System

Weitere Fälle für das Fehlzeitenmanagement durch Zeiterfassungssoftware sind Fortbildungen und Dienstreisen. Solche Gerade Geschäftsreisen verursachen in vielen Unternehmen einen hohen administrativen Aufwand. Es müssen vorab nicht nur Vertretungen für das Tagesgeschäft organisiert, sondern auch Reisemittel beantragt und genehmigt werden. Nach der Reise müssen Berichte abgeben und weitergeleitet, vielleicht Qualifikationen im Profil ergänzt und Rechnungen für die Reisekosten und Spesen verwaltet werden. Bei Letzteren muss differenziert werden, welche vom Unternehmen getragen werden und welche nicht. Durch die Integration der Reisekostenabrechnung in die Zeiterfassungssoftware kann dies in einem einzigen koordinierten Workflow durchgeführt werden. Viele Systeme ermöglichen das Verknüpfen von Kreditkarten, was die automatische Abrechnung weiter vereinfacht.

Fehlzeitenmanagement im Krankheitsfall

Bei Krankheit muss häufig schnell eine Vertretung für den betroffenen Mitarbeiter eingesetzt werden, um den Arbeitsfluss nicht zu behindern. Arbeitszeiterfassungssoftware bietet die Möglichkeit, Vertreterregeln einzurichten. So kann die Arbeit entsprechend verteilt und Workflows beibehalten werden. Bei Fehlzeiten aus Krankheitsgründen besteht nach spätestens drei Tagen eine Attestpflicht. Die Verwaltung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausschließlich in Papierform ist in vielen Fällen unübersichtlich und unpraktikabel. Durch Zeiterfassungssoftware kann bei entsprechender Konfiguration nicht nur festgehalten werden, wann der Ausfall war und ob ein Attest abgegeben wurde, es kann beispielsweise auch der Vorgesetzte darauf hingewiesen werden, falls Letzteres nicht innerhalb der vorgegebenen Frist geschehen ist.

Fehlzeitenmanagement durch Zeiterfassungssoftware ermöglicht einen transparenten Überblick über An- und Abwesenheiten der Belegschaft, wirkt unterstützend bei der Personaleinsatzplanung und hilft der Personalabteilung, den Verwaltungsaufwand zu senken.

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