Kendox AG

Kendox begleitet seine Kunden bei der Einführung digitaler Dokumenten- und Informationsprozesse. Seit 2004 entwickelt das Schweizer Softwarehaus moderne, flexible und benutzerfreundliche Standardsoftwarelösungen für Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, gesetzeskonforme Archivierung, Scanning, Eingangspostbearbeitung, E-Mail Compliance und digitale Akten. Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist sowohl für die Installation beim Kunden als auch für den Einsatz als Cloud Service ausgelegt.

Der Hauptsitz der Kendox AG ist in Oberriet (Schweiz). Niederlassungen sowie Vertriebs- und Beratungsstandorte befinden sich in Wien (A), Westheim (D), Oberhausen (D) sowie an weiteren Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Kendox arbeitet eng mit einem Netzwerk von qualifizierten Vertriebs- und Implementierungspartnern zusammen und betreut mehrere hundert Kundeninstallationen.

Produkt-Boilerplate Kendox InfoShare

Die Kendox InfoShare Produktfamilie ist für den Einsatz in Unternehmen ausgelegt, die das Management von elektronischen Dokumenten, Informationen, Akten und Prozessen nachhaltig optimieren wollen. Die sehr hohe Skalierbarkeit und Offenheit des Gesamtsystems garantieren, dass sowohl Prozesse für kleinere Teams und Arbeitsgruppen als auch unternehmensweite Anwendungen abgebildet werden können. Die Benutzer arbeiten dabei mit der Anwendung ihrer Wahl – entweder mit dem Windows Client, dem Web Client im Browser, nahtlos integriert mit einer führenden Anwendung wie z.B. ERP-Systemen oder mit dem ausgesprochen benutzerfreundlichen, auf HTML5 und JavaScript basierenden «Mobile Web Client», der speziell für mobile Geräte und Cloud-Anwendungen entwickelt wurde. Dabei ist immer sichergestellt, dass die verwalteten Dokumente revisionssicher und gesetzeskonform im Dokumentenarchiv verwaltet werden.

Dokumenten-Management (oder auch Enterprise Content Management, kurz «ECM») bedient dabei verschiedene Unterfunktionen: Dokumente werden erfasst, im DMS System unter Compliance Gesichtspunkten archiviert und mit bestehenden Geschäftsprozessen integriert. Zusätzlich werden Dokumente mit vorhandenen Fachanwendungen integriert, die Verwaltung der Dokumente mit verschiedenen Standardanwendungen sichergestellt sowie der mobile Zugriff rund um die Uhr bereitgestellt

Highlights Kendox InfoShare

• Umfassende DMS/ECM Lösung inkl. Vorgangsmanagement
• Prozessmanagement für Akten und Dokumente
• Revisionssicheres Archiv
• Als Cloud Service und «On-Premises» verfügbar
• Integration mit Fachanwendungen über offene Web-API
• Offene Architektur basierend auf Microsoft .NET
• Web Services und WCF Interface

Effizientes Dokumentenmanagement

Informationen werden in Unternehmen heute immer noch häufig an verschiedenen Orten verwaltet. Ein übergreifender Zugriff auf alle Information und eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ist oft nicht möglich. «Kendox InfoShare» unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, Dokumente und Akten einfach und schnell innerhalb des Unternehmens zur Verfügung zu stellen. Typische Dokumentenmanagement-Funktionen wie z.B. Check-Out/Check-In, Versionierung, Annotationen und flexible Suchmöglichkeiten stehen den Anwendern dabei unmittelbar zur Verfügung. Dokumente können so effizient abgelegt, revisionssicher archiviert und vor allem schnell und einfach wiedergefunden werden.

Integrierter Vorgangsmanager

Geschäftsprozessmanagement steht bei vielen Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – ganz oben auf der Agenda. Die Prozesse im Unternehmen werden nicht nur effizienter und schneller, sondern vor allem auch flexibler und transparenter.

Mit dem «InfoShare Process Manager» können Abläufe vordefiniert werden, so dass wiederkehrende Prozesse immer identisch ablaufen und transparent wird, an welcher Stelle sich der Gesamtprozess aktuell befindet und wer gerade verantwortlich ist. Zusätzlich können individuelle Abläufe auch ad-hoc definiert werden – der Benutzer kann bei Bedarf also festlegen, welchen Weg beispielsweise ein Dokument durchlaufen muss, um letztendlich freigegeben zu werden.

Revisionssichere Archivierung

Eine zentrale Anforderung an ein Dokumenten-Management System ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Alle Dokumente – unabhängig davon, wo sie entstehen – werden im «Kendox InfoShare Server» abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und E-Mails aus den Standard-Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen.