Rechnungsstellung und Fakturierung für Unternehmen

Definition Rechnungsstellung und Fakturierung für Unternehmen

Das SoftSelect Glossar / Lexikon beantwortet kurz und knapp Ihre Fragen zu Begriffen und Abkürzungen aus den Bereichen der IT- Software- und Hightech-Branche.

Definition und Erklärung Rechnungsstellung und Fakturierung für Unternehmen:

Der Begriff Fakturierung bezieht sich auf die Rechnungsstellung, die im Rechnungswesen den gesamten Prozess umfasst - angefangen bei der Rechnungserstellung bis hin zur Buchung des relevanten Geschäftsvorfalls auf das entsprechende Konto. Rechnung und Faktura können dementsprechend synonym verwendet werden. Abzugrenzen ist der Begriff Rechnungslegung, der sich wiederum auf sämtliche Tätigkeiten eines externen Rechnungswesens bezieht - von der Buchführung bis zum Jahresabschluss.

Die verschiedenen Faktura-Arten

Der Begriff Faktura wird nicht allein als Synonym für eine Rechnung genutzt. Vielmehr werden auch anderweitige Dokumente, die als rechnungsähnlich gelten und Abrechnungen veranlassen bzw. belegen, so bezeichnet. Dazu gehören zum Beispiel:

• Lastschriften
• Proformarechnungen
• Gutschriften
• Quittungen
• Eigenbelege
• Stornobelege

Um es auf den Punkt zu bringen: Jede einzelne Rechnung ist demnach eine Faktura, während eine Faktura nicht in jedem Fall eine Rechnung sein muss.

Die enorme Bedeutung der Fakturierung

Dem Grundsatz nach ist die Fakturierung zur Geltendmachung einer Forderung notwendig, denn sie liefert die Rechnung - und damit den Beweis. Nur auf dieser Grundlage kann überhaupt ein Mahnverfahren in Gang gesetzt werden, sollte der Kunde die vereinbarte Zahlungsfrist nicht einhalten - selbst vor Gericht fungiert die Fakturierung als Beweis. Darüber hinaus dient die ordnungsgemäß ausgeführte Fakturierung als belastbare und in der Buchhaltung manifestierte Grundlage für die Bemessung von Steuern.

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Fakturierung

Eine Rechnung muss eindeutig einem bestimmten Geschäftsvorgang zuzuordnen sein. Deswegen sind im § 14 Abs. 4 sowie § 14a Abs. 5 des Umsatzsteuergesetztes (UStG) die für eine ordnungsgemäße Fakturierung maßgeblichen Pflichtangaben detailliert verankert worden. Als Mindestanforderungen gelten dementsprechend folgende Angaben:

• Rechnungsempfänger - Name und Anschrift
• Rechnungssteller
• Name und Anschrift
• Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Datum und fortlaufende Nummer der Rechnung
• Menge und detaillierte Bezeichnung der gelieferten Waren bzw. erbrachten Dienstleistungen inklusive der Einzelpreise
• Zeitpunkt der entsprechenden Lieferung bzw. Zeitraum der relevanten Leistungserbringung
• Gesamtbetrag
• Umsatzsteuer
• bei Bedarf Verweise auf zuvor vereinbarte Boni, Skonti oder Rabatte

Um eine Forderung ordnungsgemäß zu stellen, muss eine Rechnung diese Angaben enthalten. Ausnahme: Kleinunternehmer können ebenso von gelockerten Regeln profitieren wie Rechnungsleger, die Kleinbeträge einfordern wollen.

Die verschiedenen Arten der Fakturierung

Wurde ein Produkt geliefert oder eine Dienstleistung erbracht, folgt die Fakturierung, bei der alle gelieferten Waren bzw. erbrachten Leistungen identifiziert und deren Einzelpreise unter Ausweis der Umsatzsteuer addiert werden. Grundsätzlich kann aber zwischen zwei Arten der Fakturierung unterschieden werden:

Vorfakturierung
In diesem Fall erfolgt die Rechnungsstellung bereits vor der Warenlieferung oder Leistungserbringung. In der Praxis kann es sich zum Beispiel um Online-Einkäufe gegen Vorkasse handeln, bei dem Kunden zunächst bezahlen müssen, um nach Zahlungseingang die Lieferung zu erhalten.

Nachfakturierung
Erst nach Auslieferung der Ware oder Erbringung der vereinbarten Leistung wird in dieser Variante eine Rechnung gestellt und verschickt. Diese Art der Fakturierung ist die in der Praxis gängige.

Die geltenden Fristen für eine Fakturierung

Es liegt in der Natur der Dinge, dass Unternehmer den vereinbarten Preis für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum bezahlt haben wollen. Hier ist die Rechtslage klar: Wurde die Ware ausgeliefert oder die Dienstleistung realisiert, ist die Bezahlung des Preises sofort fällig - und das unabhängig davon, wann die Rechnung gestellt wurde. Die Fälligkeit tritt jedoch spätestens dann ein, wenn der Kunde die Rechnung erhalten hat.

In der Praxis ist jedoch üblich, dass Rechnungen ein konkretes Fälligkeitsdatum und damit ein Zahlungsziel enthalten. So wird dem Rechnungsempfänger klar kommuniziert, bis wann der Rechnungsbetrag zu bezahlen ist. Diese Verfahrensweise ist im § 271 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt: Ein Unternehmer darf demnach eigenständig festlegen, wann eine Zahlung fällig ist. Der Gesetzgeber gibt hier einen Rahmen für den Fall vor, dass eine Rechnung kein konkretes Zahlungsziel enthält - nämlich die Frist von 30 Tagen. Doch in der Praxis werden zwischen zehn und 14 Tagen als Zahlungsfrist vorgegeben. Wird vom Kunden die Zahlungsfrist nicht eingehalten, eröffnet sich dem Rechnungssteller die Möglichkeit eines Mahnverfahrens und damit des Erhebens von Verzugszinsen. Um alle Vorgänge auch nachträglich nachvollziehen zu können, verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmen dazu, sämtliche eingehenden und ausgehenden Rechnungen für zehn Jahre aufzubewahren.

Die weitreichenden Folgen einer fehlerhaften Fakturierung

Unterlaufen dem Rechnungssteller Fehler bei der Fakturierung, kann dies drastische Folgen haben, wie zum Beispiel:

• Fehlen die relevanten Pflichtangaben, können Unternehmen die Vorsteuer nicht geltend machen.
• Berechnet ein Unternehmen dem Kunden Umsatzsteuer, ohne dazu berechtigt zu sein, muss es die vereinnahmte Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt abführen.
• Erhebt das Unternehmen aus Versehen eine zu hohe Umsatzsteuer, ist diese ebenfalls an das zuständige Finanzamt bezahlt werden.

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