Prozessoptimierung = Wettbewerbsvorteil! Mehr Effizienz im Büroalltag von Finanzbuchhaltung bis Compliance

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die Automatisierung von Standardprozessen nicht länger nur ein Privileg großer Konzerne. Sie hat sich zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) entwickelt. Diese Unternehmen müssen besonders darauf achten, ihre Ressourcen effizient einzusetzen, um sich am Markt zu behaupten. Während große Unternehmen oft umfangreiche Technologien und Tools zur Prozessautomatisierung einsetzen können, stehen KMU vor der Herausforderung, kosteneffiziente Lösungen zu finden, die sowohl die Produktivität steigern als auch die Qualität ihrer Arbeit erhöhen.

Ein Cloud-ERP-System kann als Basis dienen, indem es über Schnittstellen sowohl eigene als auch externe Softwaresysteme integriert. Die Wahl des richtigen ERP-Systems ist dabei entscheidend.

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Warum Automatisierung im Büroalltag?

Entscheidungsträger in KMU sollten regelmäßig ihre Prozesse hinterfragen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Dies betrifft insbesondere den prozessualen Alltag im Büro. Durch die Automatisierung können Routineaufgaben effizienter gestaltet und Engpässe reduziert werden. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

1. Effizienzsteigerung: Die Automatisierung entlastet die Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben und gibt ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Anstatt sich mit zeitraubenden, manuellen Prozessen zu beschäftigen, können sie sich auf strategische und kreative Aufgaben konzentrieren, die das Unternehmenswachstum fördern.
2. Fehlerreduktion: Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler – insbesondere bei monotonen Tätigkeiten wie Dateneingaben. Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für Fehler und erhöhen die Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Dies wirkt sich direkt positiv auf die Qualität der Arbeit und die Kundenzufriedenheit aus.
3. Kostenersparnis: Die Automatisierung von Standardprozessen kann den Personalbedarf für repetitive Aufgaben verringern. Zudem senken Unternehmen ihre Kosten für Fehlerkorrekturen und manuelle Rückläufe erheblich. Diese Einsparungen können für andere geschäftliche Initiativen genutzt werden.
4. Zeitgewinn: Durch die Automatisierung verkürzen sich die Bearbeitungszeiten, was eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen ermöglicht. Dies kann in einem hart umkämpften Markt entscheidend sein, um die Kundenzufriedenheit und -bindung zu sichern.
5. Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, sind oft flexibler und können sich schneller an Marktveränderungen anpassen. Neue Geschäftsmöglichkeiten lassen sich effizienter erschließen, was einen erheblichen Wettbewerbsvorteil darstellt.

Die Entscheidung, Prozesse zu automatisieren, kann Unternehmen dabei helfen, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden. Doch welche Prozesse eignen sich besonders gut für eine Automatisierung?

In diesen Bereichen lassen sich Prozesse automatisieren

Viele Geschäftsbereiche eines KMU bieten sich für die Automatisierung an. Dazu gehören:

• Finanzbuchhaltung: Die manuelle Eingabe von Rechnungen oder das Erstellen von Berichten sind zeitaufwendig und fehleranfällig. Automatisierte Systeme können Rechnungen einlesen, Daten extrahieren und Finanzberichte in Echtzeit erstellen.
• Personalverwaltung: Von der Gehaltsabrechnung bis zum Onboarding-Prozess lassen sich viele HR-Aktivitäten durch Automatisierung effizienter gestalten.
• Lagerverwaltung: Automatisierte Systeme helfen, Lagerbestände zu überwachen und rechtzeitig Bestellungen aufzugeben, um Über- oder Unterbestände zu vermeiden.
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM): Automatisierte CRM-Systeme können Kundendaten verwalten, Verkaufskampagnen steuern und personalisierte Kommunikation ermöglichen.
• E-Mail-Marketing: Automatisierte Marketingkampagnen helfen, Zielgruppen effektiver zu erreichen und die Interaktionsrate zu erhöhen.
• Auftragsabwicklung: Von der Bestellung bis zur Lieferung können viele Schritte automatisiert werden, was die Genauigkeit erhöht und den Prozess beschleunigt.
• Kundensupport: Automatisierte Systeme wie Chatbots können den Kundenservice rund um die Uhr unterstützen und Routineanfragen sofort beantworten.
• Marketinganalysen: Tools zur Automatisierung von Analysen helfen Unternehmen, den Erfolg ihrer Marketingbemühungen in Echtzeit zu verfolgen und zu optimieren.

Beispiel: Mehr Effizienz in der Finanzbuchhaltung

Ein typisches Beispiel für den Nutzen der Automatisierung zeigt sich in der Finanzbuchhaltung. Viele KMU geben ihre Rechnungen noch manuell ein, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist. Automatisierte Systeme können Rechnungen direkt aus E-Mails oder PDFs einlesen, relevante Informationen extrahieren und die Buchung in der entsprechenden Software vornehmen.

Neben der Zeitersparnis minimiert dies auch menschliche Fehler, wie falsche Angaben oder Tippfehler. Zudem ermöglichen solche Systeme einen automatisierten Genehmigungsworkflow: Basierend auf vordefinierten Parametern können Rechnungen schneller genehmigt und Zahlungen effizienter abgewickelt werden.

Dank Echtzeit-Finanzdaten haben Geschäftsführer und Finanzmanager jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen. Sie müssen nicht länger auf monatliche Berichte warten, um den finanziellen Status ihres Unternehmens zu beurteilen. Dies verbessert die Entscheidungsfindung und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf finanzielle Entwicklungen.

Laut Christian Pohr, Experte für Cloud-ERP-Lösungen bei der All for One, kann „die Automatisierung von Standardprozessen in der Finanzbuchhaltung sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit steigern“. Automatisierte Buchhaltungssoftware unterstützt auch bei der Budgetierung, indem sie Trends und Abweichungen in Echtzeit erkennt und darauf basierend Vorschläge zur Anpassung der Budgets macht.

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein weiteres wichtiges Thema ist die Compliance. Steuerliche und rechtliche Vorgaben ändern sich regelmäßig, und Fehler können zu empfindlichen Strafen führen. Automatisierte Buchhaltungslösungen helfen KMU, diese Anforderungen stets korrekt umzusetzen und minimieren so das Risiko von Problemen mit den Finanzbehörden.

Fazit: Prozessautomatisierung als Schlüssel zum Erfolg

Die Automatisierung von Standardprozessen bietet KMU eine große Chance, ihre Effizienz zu steigern, Fehler zu minimieren und Kosten zu senken. Ob Finanzbuchhaltung, Marketing, Lagerverwaltung oder Kundensupport – viele Bereiche profitieren davon. Entscheider sollten ihre Prozesse regelmäßig auf Optimierungspotenziale prüfen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Automatisierung erhöht die Produktivität und verbessert die Qualität der Arbeit, unterstützt schnellere Auftragsabwicklungen und personalisierte Kundenbetreuung. Ein Cloud-ERP-System bildet die Grundlage, indem es über Schnittstellen sowohl interne als auch externe Softwaresysteme vernetzt. Die Auswahl des passenden ERP-Systems ist dabei von entscheidender Bedeutung.

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Christian Pohr, Inside Sales Executive | SAP Cloud ERP
christian.pohr@all-for-one.com | M. +49 151 746 683 32
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Artikel vom 07.10.2024

Schlagwörter: KMU, ERP, Digitalisierung, Cloud