Digitale Personalabrechnung: Diese 6 Trends zeichnen sich ab

Die digitale Transformation hat mittlerweile so gut wie alle Branchen ergriffen und vielerorts einen massiven Wandel des Arbeitsalltags herbeigeführt. Immer smartere und leistungsfähigere Software sorgt insbesondere im administrativen Bereich für die fortschreitende Prozessautomatisierung. Das Potenzial neuer digitaler Tools zeigt sich sehr stark im Personalwesen.

Lohnabrechnungen gehen dadurch nicht nur deutlich schneller von der Hand, sie werden auch immer sicherer und ermöglichen dank Cloud-Lösungen und entsprechende Schnittstellen den ortsunabhängigen Zugriff. HR-Experten und Entscheider in Unternehmen sollten sich deshalb verstärkt mit den wichtigsten Trends in der digitalen Personalabrechnung auseinandersetzen.

1. Prozessautomatisierung durch KI und Machine Learning

Die Automatisierung stellt einen Schlüsselaspekt der digitalen Revolution innerhalb der Personalabrechnung dar. Fortschrittliche KI-Modelle bilden hierbei die Grundlage der sog. Robotic Process Automation (RPA). Professionelle Software übernimmt zunehmend simple und sich oft wiederholende Aufgaben, wodurch Lohnabrechner Kapazitäten für komplexere Arbeiten aufbringen können. Am Ende der Prozessautomatisierung steht so eine spürbare Effizienzsteigerung, da viele Aufgaben aus dem Bereich der Personalabrechnung innerhalb kürzester Zeit erledigt sind. Selbst die Erfassung und Anpassungen von Datensätzen muss nicht mehr zwingend manuell durchgeführt werden. Werden diese Prozesse ebenfalls automatisiert, sinkt dadurch auch die Fehlerhäufigkeit.

2. Remote-Lösungen für hybride Arbeitsmodelle

Die Möglichkeit im Remote-Modus von unterwegs oder zu Hause aus zu arbeiten ist bereits länger technisch gegeben, doch erst während der Corona-Pandemie fingen Betriebe an, dieses bis dato oft ungenutzte Potenzial auszuschöpfen. Neuere Umfragen zeigen, dass die meisten Unternehmen mit den flexibleren Arbeitsmodellen äußerst zufrieden sind und das Homeoffice auch weiterhin anbieten möchten, sofern Mitarbeiter dies an manchen Tagen in Anspruch nehmen möchten. Oft wurde die Umstellung auf hybride Modelle zum Anlass für Investitionen in der Personalbuchhaltung genommen, da es entsprechender Optionen zur Zeiterfassung und dem Austausch von Lohndokumenten bedurfte. Der Fernzugriff erlaubt es Arbeitnehmern, ihre Lohndaten und Abrechnungen digital zu empfangen und über Self-Service-Portale abzurufen. Dadurch sparen Unternehmen auch Zeit, Ressourcen und Kosten ein.

3. Mit Effizienz gegen den Fachkräftemangel

Der anhaltende Fachkräftemangel verschont so gut wie keine Branche und wird für immer mehr Betriebe zu einer Belastungsprobe. Zu den Maßnahmen, die die Auswirkungen der Vakanzen abfedern sollen, gehört auch eine beschleunigte Digitalisierung. Um die Arbeitslast auf Basis der Fähigkeiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter optimal zu verteilen, kommen immer häufiger Tools und Programme zum Einsatz, die repetitive Aufgaben übernehmen. Somit profitiert auch die Personalabteilung gleich doppelt vom Umstieg auf KI-gestützte Systeme. Durch die Entlastung der beschäftigten Fachkräfte können diese sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Zeitgleich verbessern sich dadurch die Arbeitsbedingungen, was zu einer zentralen Voraussetzung für die effektive Mitarbeiterbindung geworden ist.

4. Digitale Zusammenarbeit mit Behörden und Ämtern

Die fortschreitende Digitalisierung erstreckt sich über die Unternehmensgrenzen hinaus und eröffnet auch Wege in der behördlichen Zusammenarbeit. Durch die Initiative der letzten Jahre haben viele Ämter und Behörden in Deutschland Schnittstellen für eine digitale Kommunikation geschaffen. Dieses, als E-Government bekannte Prinzip wird sich in den kommenden Jahren zunehmend als Standard etablieren. Die Meldung von Sozialversicherungsbeiträgen und die Einreichung von Dokumenten lässt sich mit nur wenigen Klicks abwickeln. Moderne Lohnsoftware ermöglicht den Zugriff auf Portale und Schnittstellen direkt aus der Programmoberfläche heraus, sodass für das Versenden von Meldungen und Bescheinigungen kein manueller Login mehr nötig ist. Dadurch können Personalbuchhalter das E-Government-Potenzial für sich ausschöpfen.

5. Besserer Schutz der Mitarbeiterdaten

Durch die Digitalisierung rückt auch der Datenschutz stärker in den Vordergrund. Da die Personalbuchhaltung mit personenbezogenen und teils sensiblen Daten arbeitet, ist die Sicherheit bei den damit verbundenen Vorgängen besonders wichtig. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) setzen zudem einen sehr engen und strengen Rahmen, weshalb selbst kleine Unternehmen nicht ohne professionelle Lösung auskommen, wenn sie rechtssicher agieren wollen. HR-Daten müssen durch die klare Vergabe von Zugriff- und Bearbeitungsrechten geschützt sein. Software-Entwickler und Anbieter von Programmen für die Lohnbuchhaltung haben deshalb in den letzten Jahren massiv nachgerüstet.

6. Nachhaltigkeit und Green Economy

Die Digitalisierung in der Personalabrechnung eröffnet nicht nur neue Wege zur Einsparung von Kosten und Ressourcen, sie schafft so auch Raum für nachhaltige Praktiken – passend zu zeitgemäßen Green-Economy-Konzepten. Unternehmen, die ihre Abrechnungsprozesse ohne großes Papieraufkommen realisieren, tragen damit zur Reduzierung ihres ökologischen Fußabdrucks bei und positionieren sich als Vorbild im Sinne einer Corporate Social Responsibility (CSR). Auch lässt sich durch die leichtere Umsetzung von Homeoffice-Optionen der Fußabdruck der Belegschaft verkleinern. Von diesem attraktiven Image profitiert wiederum die Arbeitgebermarke, was sich zusätzlich vorteilhaft auf die Fachkräftethematik auswirkt.

 

Artikel vom 12.02.2024

Schlagwörter: Personalsoftware, Personaleinsatzplanung, Personalabrechnung