Bürokratieentlastungsgesetz: Welche Vorteile bringt es HR-Abteilungen?

Das Deutsche Statistische Bundesamt (Destatis) führt den sogenannten „Bürokratiekostenindex“ (BKI). Klingt sperrig, ist aber sehr einfach erklärt: Je niedriger der Index, desto niedriger auch die bürokratische Belastung für Unternehmen. Der Blick auf die Entwicklung des BKI zeigt, wie es um die Bürokratie in deutschen Unternehmen und ihren Personalabteilungen bestellt ist – es muss gekämpft werden. Seit 2012 ist der BKI vom Ausgangswert 100 auf gerade einmal 97 Punkte im September 2024 gefallen. Aber: Es ist Verbesserung in Sicht – dank des Bürokratieentlastungsgesetzes.

Die wichtigsten Takeaways für HR-Abteilungen

• Das Bürokratieentlastungsgesetz IV entlastet seit dem 1. Januar 2025 die HR-Abteilungen von Unternehmen
• Eine Schriftformerfordernis wird für viele Dokumente durch die Textformerfordernis ersetzt, das macht etwa digitale Arbeitsverträge und -zeugnisse möglich
• Arbeitszeugnisse und Arbeitsverträge können so ab sofort mit einer rechtsgültigen elektronischen Signatur in digitaler Form ausgestellt und versendet werden
• Aufbewahrungsfristen für bestimmte Personalunterlagen liegen nur noch bei acht und nicht mehr bei zehn Jahren

Erklärung: Was ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV?

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist eine Initiative der Bundesregierung unter Olaf Scholz, deren Ziel die bürokratische Entlastung von Unternehmen in Deutschland ist. Die fortlaufende Kennzeichnung verrät es bereits: Es ist die vierte Reform dieser Art, die diverse Maßnahmen zur Digitalisierung, Vereinfachung und Verkürzung bürokratischer Prozesse umfasst – insbesondere für Personalabteilungen, aber auch für andere Unternehmensbereiche.

Das Ziel ist es, die durch Bürokratie entstehenden Kosten zu senken. Laut ifo Institut liegen diese für deutsche Unternehmen bei jährlich 146 Milliarden Euro.

Ab wann gilt das Bürokratieentlastungsgesetz?

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist am 1. Januar 2025 in Kraft getreten. Seitdem gelten sämtliche Maßnahmen für alle Unternehmen in Deutschland – vom Einzelunternehmer über die Freiberuflerin bis hin zum Großkonzern.

Maßnahmen und Inhalte im BEG IV, die die Bürokratie in HR-Abteilungen entlasten

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt ganz grundsätzliche Entlastungen mit sich. Konkret profitieren vor allem HR-Abteilungen von vielen Erleichterungen. Zu den wichtigsten Maßnahmen zählen:

• Textform statt Schriftform: Viele Dokumente benötigen keine handschriftliche Unterschrift mehr.
• Kürzere Aufbewahrungsfristen: Bestimmte Dokumente müssen nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden.
• Elektronische Arbeitszeugnisse und -verträge: Beide Dokumentarten dürfen digital erstellt und versandt werden.

Textform statt Schriftform: Keine analogen Unterschriften mehr erforderlich

Bislang galt für viele HR-Dokumente die sogenannte Schriftformerfordernis – ein Arbeitsvertrag etwa galt also nur dann, wenn er physisch unterschrieben war. Das BEG IV erleichtert das erheblich: Statt einer handschriftlichen Unterschrift reicht in vielen Fällen die Textform. E-Mails oder digitale Dokumente mit einer einfachen elektronischen Signatur genügen etwa für Arbeitsverträge, Änderungsvereinbarungen und Kündigungen, sofern keine gesetzliche Ausnahme besteht.

Viele HR-Softwares wie auch die rexx Suite bieten die dafür erforderliche digitale Signatur an. Mit dieser wickeln Sie sämtliche Unterschriften rechtskonform ab – und sparen sich so künftig viel Papier und Zeit. Schließlich ist die Verwaltung von etwa Arbeitsverträgen über eine zentrale digitale Plattform deutlich einfacher als analoge Prozesse, vor allem im Hinblick auf immer mehr Homeoffice- und Remote-Arbeitsplätze.

Kürzere Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Ein weiterer wichtiger Punkt des Bürokratieentlastungsgesetzes IV: die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen. In der HR-Abteilung mussten Sie bisher die meisten Dokumente zehn Jahre lang archivieren. Ob digital oder analog: Diese Vorschrift verschlang bisher viel Platz und Aufwand.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt als Frist für bestimmte Personalunterlagen nur noch acht Jahre. Personalabteilungen können ältere Dokumente also früher vernichten oder digital archivieren, das spart sowohl Speicherplatz als auch Kosten. Besonders für größere Unternehmen mit umfangreichen Personalakten ist das eine spürbare Entlastung.

Der kleine Wermutstropfen: Die Regelung gilt nicht für alle Dokumente. So bleiben beispielsweise Lohnunterlagen, die für steuerliche Prüfungen relevant sind, weiterhin von längeren Aufbewahrungsfristen betroffen. Unser Tipp: Bevor Sie großflächig Daten löschen oder Papierdokumente ausmisten, prüfen Sie, was Sie tatsächlich entsorgen dürfen. Die IHK Regensburg etwa gibt einen guten Überblick.

Elektronische statt analoger Arbeitszeugnisse und Arbeitsverträge

Wir haben den Punkt bereits gestreift, stellen ihn aber bewusst noch einmal separat heraus: Arbeitszeugnisse und Arbeitsverträge bedürfen künftig keiner Schriftform mehr – die Textform reicht aus. Bedeutet für Sie in der Personalarbeit: Sie dürfen Verträge und Zeugnisse in digitaler Form ausstellen und versenden – etwa als PDF mit einer elektronischen Signatur.

Ein wichtiger Punkt: Arbeitnehmende haben weiterhin das Recht, ihr Zeugnis in Papierform zu verlangen. Sie müssen auf Wunsch also auch eine analoge Version bereitstellen. In der rexx Suite lassen sich Arbeitszeugnisse auf Knopfdruck erstellen – und anschließend digital unterschrieben und gesetzeskonform zustellen.

Noch mehr Entlastung für Unternehmen

Neben diesen spürbaren Erleichterungen für HR-Abteilungen bringt das Bürokratieentlastungsgesetz IV noch mehr, allerdings eher allgemeine Verbesserungen für Unternehmen mit sich. Dazu gehören unter anderem:

• Vereinfachte Meldepflichten: Bestimmte Berichtspflichten gegenüber Behörden wurden reduziert oder digitalisiert.
• Erleichterungen im Steuerrecht: Kleinbetragsrechnungen dürfen bis zu 250 Euro ohne detaillierte Angaben ausgestellt werden – bisher lag die Grenze bei 150 Euro.
• Digitale Kommunikation mit Behörden: Weniger Brief, mehr digitaler Schriftverkehr – viele Anträge und Bescheide können vermehrt elektronisch übermittelt werden.
• Vereinfachung bei der Umsatzsteuer: Die Fristen und Vorgaben für Umsatzsteuervoranmeldungen wurden gelockert, was den Verwaltungsaufwand für Unternehmen senkt.

Hilft das Bürokratieentlastungsgesetz wirklich?

Die Bundesregierung unter Kanzler Olaf Scholz hat das Gesetz auf den Weg gebracht. Sie spricht selbst davon, „mehr unternehmerischen Freiraum [zu] schaffen“ und verspricht der Wirtschaft durch das Gesetz eine jährliche Entlastung von knapp einer Milliarde Euro. Bürokratieentlastung klingt gut, die Maßnahmen ebenfalls – doch gibt es auch Nachteile, und, viel wichtiger: Sind die Vorteile und der Bürokratieabbau so gut, wie sie klingen?

Aus HR-Perspektive kann nach einigen Wochen im neuen Jahr und mit dem Bürokratieentlastungsgesetz bereits ein vorsichtiges, erstes Zwischenfazit gezogen werden: Ja, das BEG IV tut, was es soll. Gerade für größere Unternehmen, die bisher viele Dokumente im Rahmen der Schriftformerfordernis abwickeln mussten, vereinfacht die mögliche digitale Herangehensweise vieles. Gleichzeitig hilft auch die verkürzte Aufbewahrungsfrist – auch wenn sich viele eine noch kürzere Frist und nicht nur zwei Jahre weniger von zehn auf acht erhofft hatten.

Viele Wirtschaftsvertreterinnen und -vertreter hätten sich etwas mehr gewünscht. Klaus-Heiner Röhl vom Institut der Deutschen Wirtschaft (IW) etwa vermisst die Online-Gründung von Unternehmen im Gesetz und findet, dass „der große Befreiungsschlag gegen die lähmende Bürokratie“ noch ausstehe – lobt aber gleichzeitig auch die Entlastungen für HR-Abteilungen im Hinblick auf etwa digitale Arbeitsverträge und -zeugnisse.

Fazit: Der Bürokratieabbau schreitet voran

Eines ist sicher: Das Bürokratieentlastungsgesetz IV ist ein Schritt in die richtige Richtung. Personalverantwortliche und Mitarbeitende in HR-Abteilungen freuen sich über das Lockern des bürokratischen Korsetts, das Schritt für Schritt entspannter am Unternehmenskörper sitzt.

Und wer weiß – nachdem das BEG III vor fünf Jahren in Kraft trat und die Digitalisierung seitdem Quantensprünge gemacht hat, dauert es vielleicht gar nicht lange, bis das BEG V weitere Entlastungen mit sich bringt.

Weitere Informationen zur rexx systems GmbH

Artikel vom 10.04.2025

Schlagwörter: Human Resources, Digitalisierung