Finanz- und Controlling-Software als kritischer Erfolgsfaktor - Event Hotelgruppe wächst mit FibuNet

Bereits im Jahr 2000 hat die Event Hotelgruppe den Entschluss gefasst, eine neue Finanzbuchhaltungs-Software für die seinerzeit 13 Hotels einzuführen. Dieser Schritt wurde notwendig, da die bis dato eingesetzte Finanzbuchhaltungs-Lösung den Anforderungen eines stetig wachsenden Hotelkonzerns nur unzureichend gerecht wurde und zudem der sichere Betrieb im Zuge der anstehenden Euro-Umstellung mit der bisherigen Software nicht gewährleistet werden konnte.

Im anschließenden Auswahlprozess konnte letztlich nur der Quickborner Finanzbuchhaltungs- und Controlling Spezialist FibuNet mit seiner gleichnamigen Software die Projektverantwortlichen der Event Hotelgruppe überzeugen. In 2001 ging FibuNet zunächst mit 10 Benutzern und 53 Mandanten, von denen vorerst 15 genutzt wurden, in den Echtbetrieb. Die Einführung der neuen Lösung, die Schulung der Mitarbeiter und die Datenübernahme verliefen reibungslos. Mit Hilfe von FibuNet konnten bei der Event Hotelgruppe die Salden und offenen Posten aus dem Altsystem über eine FibuNet Schnittstelle übernommen werden und mussten nicht zeit- und personalaufwendig manuell eingepflegt werden.

Bis 2003 wurde in den zur Gruppe gehörenden Hotels die vorbereitende Buchführung dezentral abgewickelt, die eigentlichen Buchungen erfolgten dann in der Kölner Unternehmenszentrale. Aus Effizienz- und Kostengründen wurde schließlich die Entscheidung getroffen, die komplette Buchhaltung jeweils in den Hotels vor Ort durchführen zu lassen. Dabei wurden die Hotels, die unter dem Markennamen ’Park Inn’ operieren, über Standleitungen mit der Zentrale und dem dortigen FibuNet Server vernetzt. Auch die internen Mitarbeiterschulungen erfolgten zentral im Kölner Hauptsitz der Event Hotelgruppe.

Mit der amerikanischen Blackstone-Gruppe wurden in 2003 noch weitere Hotels, darunter das Hotel Nikko in Düsseldorf und das Marriott München, in die Unternehmensgruppe aufgenommen. Aufgrund der positiven Erfahrungen sollten laut Beschluss der Unternehmensleitung die Buchhaltungen der neuen Hotels innerhalb der Gruppe ebenfalls auf FibuNet umgestellt werden. Die Expansion der Event Hotelgruppe wurde 2006 mit dem Erwerb des Berliner Grand Hotel Esplanade und fünf Hotels der Marken Novotel sowie Dormotel weiter vorangetrieben. Nach umfangreichen Renovierungen und Neueröffnung der Hotels unter der Dachmarke ’Park Inn’ wurde die Buchhaltung dort ebenfalls auf FibuNet umgestellt.

In 2007 wurde die Partnerschaft zwischen der Event Hotelgruppe und der FibuNet GmbH gefestigt, da die bisher größte Erweiterung der Event Hotelgruppe anstand. Durch den Erwerb der ehemaligen ’Interhotels’ in Ostdeutschland durch Blackstone und der Event Hotelgruppe wurden auf einmal 12 Hotels, von denen neun operativ durch die Event Hotelgruppe geführt werden, in das Hotelportfolio aufgenommen. In diesen Häusern der Marken Westin, Park Inn, Residor SAS und Ibis war von Anfang an der Entschluss gefasst worden, die Finanzbuchhaltung kurzfristig auf FibuNet umzustellen, was eine Anschaffung von 40 weiteren Benutzerlizenzen erforderlich machte.

In den sehr positiven Gesprächen mit Doris Dreyer, Geschäftsführerin bei FibuNet, wurde gemeinsam beschlossen, die inzwischen zu klein gewordene FibuNet-Lizenz auf eine Konzernlizenz auszuweiten. Damit wurde die Basis für weitere Einbindungen und den Ausbau der Unternehmens-Software bei der Event Hotelgruppe geschaffen. In Kooperation mit den fachkompetenten FibuNet-Beratern und dem Projektteam wurden bei allen neuen Hotels die einzelnen Buchungen der letzten zwei Geschäftsjahre aus dem Altsystem in die Finanzbuchhaltung FibuNet übernommen.

Auch die Verbindung zu den hotelspezifischen Systemen wurde im Jahr 2007 verbessert. In den Park Inn Hotels wurde die Hotelsoftware Sihot der Firma Gubse eingeführt. Fortan können die buchhaltungsrelevanten Daten über die in beiden Systemen vorhandene DATEV-Schnittstelle problemlos in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Gemeinsam mit der Firma MicrosFidelio und FibuNet ist es dann auch gelungen, erstmals eine Schnittstelle zwischen MF Opera im Front Office sowie MF Materials Control in der Lagerverwaltung und dem System von FibuNet zu erstellen. Diese Schnittstelle wird inzwischen erfolgreich eingesetzt und ermöglicht den Hotels, Umsatz- und Adressdaten von Debitoren maschinell zu übernehmen, wodurch der Aufwand in den Hotels sowie die Kosten deutlich reduziert werden konnten.

’Die Buchhalter in unseren Hotels sind mit FibuNet sehr zufrieden’, resümiert Karsten Körner, Leiter Rechnungswesen bei Event Hotelgruppe. ’In erster Linie läuft das System sehr stabil und zuverlässig. Darüber hinaus ist es einfach zu erlernen und zu bedienen. Die Antwortzeiten der Anwendung sind zudem immer konstant gleich gut, da sie nicht von der Anzahl der angemeldeten Benutzer beeinflusst werden. Dank des integrierten Reportgenerators ist es uns nun auch möglich, einfach und komfortabel Auswertungen zu erstellen, die wir für unsere tägliche Arbeit benötigen. Probleme und Anfragen konnten bislang immer mit der Hotline von FibuNet nach kurzer Zeit geklärt werden. Insgesamt lässt sich aus unserer Sicht sagen, dass FibuNet ein stabiles und empfehlenswertes Programm ist, das innerhalb kürzester Zeit von Mitarbeitern mit Buchhaltungskenntnissen erlernt werden kann und zudem ein hohes Maß an Flexibilität bietet, so dass FibuNet mit unserer Unternehmensgruppe stetig mitwächst’, so Karsten Körner weiter.

Event Hotelgruppe
Die Event Hotelgruppe ist ein international tätiges Unternehmen, das auf Kapitalanlageobjekte, insbesondere im Hotel- und Gastronomiesektor, spezialisiert ist. Die Unternehmensgruppe hat Niederlassungen in Deutschland, Beneluxstaaten und Frankreich und verfügt über jede Menge Know-how in den Bereichen Übernahme, Neupositionierung, Asset Management und Verkauf von exklusiven Hotelobjekten und Bürogebäuden. Aufgrund der umfassenden Erfahrung als Partner führender Investmentfonds bei oftmals komplexen und grenzüberschreitenden Transaktionen, bei denen es gleich um mehrere Objekte geht, hat sich die Event Hotelgruppe als wichtiger Akteur in dem stark umkämpften Immobilienanlagesektor etabliert.


Weitere Informationen: www.fibunet.de

Artikel vom 25.03.2008

Schlagwörter: Controlling, Finanzbuchhaltung, Software