IKEA macht sein Finanzsystem fit für globales Wachstum

Wie bei vielen Erfolgsgeschichten gründet auch das überdurchschnittliche Wachstum von IKEA auf einem Konzept, das gleichermaßen einfach und effizient ist: Das schwedische Vorzeigeunternehmen bietet ein großes Sortiment durchdachter und funktionaler Möbel an, die zudem bezahlbar sind. Mit seinen bislang 229 Kaufhäusern, zählt IKEA mittlerweile zu den bekanntesten Marken der Welt. Und jährlich kommen neue Niederlassungen hinzu.

Konzessionsinhaber ist das in den Niederlanden ansässige Unternehmen Inter IKEA Systems BV. Dessen Hauptaufgabe besteht in der Vermarktung der IKEA-Produkte durch internationales Franchising des IKEA-Konzepts. Aufrgund des rapiden Wachstums und der zunehmenden Globalisierung musste das Unternehmen in den vergangenen Jahren stark in IT-Ressourcen investieren. Denn trotz der durch das IKEA-Konzept gestützten starken Synergie zwischen den einzelnen Niederlassungen, sammelten die verschiedenen Länder unterschiedliche Finanzdaten. Die verschiedenen Sprachen, Betriebsumgebungen, Prozesse und Technologien an den einzelnen Standorten standen reibungslosen Betriebsabläufen im Weg. Von Kontinuität konnte keine Rede sein.

Daher hat sich IKEA entschieden, die Buchhaltung standortübergreifend zu koordinieren. Ein einheitlicher Bestriebsablauf soll in sämtlichen Ländern, Kaufhäusern und Finanzabteilungen für Kontinuität sorgen. Ulrika Martensson, Projektmanagerin bei IKEA, ist überzeugt, dass ein einheitliches globales Finanzsystem dem Unternehmen bei der detaillierten Erfassung von Daten helfen kann. So kann sichergestellt werden, dass alle Kaufhäuser den gleichen Umfang an Informationen sammeln und dabei einheitliche Normen für die Berichterstellung verwenden.

Wachstumshilfe durch Systemkonsolidierung
Bislang setzte das Unternehmen verschiedene Finanzsysteme ein. Dies verursachte nicht nur hohe Kosten, sondern erforderte mit zunehmendem Wachstum des Unternehmens aufwändige Technologie-Updates. Nachteilig wirkte sich außerdem die nur umständlich durchführbare unternehmensweite Konsolidierung von Konten aus. Hinzu kam noch das Risiko signifikanter Abweichungen in den Finanzberichten nach manueller Dateneingabe.

'Die einzelnen Niederlassungen betrieben einen doppelten Arbeits- und Berichtsaufwand, da ihnen keinerlei standardisierte Verfahren zur Verfügung standen', so Martensson. 'Schon frühzeitig erkannten wir, dass unsere hochentwickelten Arbeitsabläufe nur mit einer gleichermaßen anspruchsvollen Technologie zu bewältigen waren, mit der das Erfassen und Vergleichen von Finanzdaten weltweit vereinfacht werden konnte.'

Die Lösung für IKEA hieß CODA-Financials. Zunächst wurde die CODA-Software nur zur Behebung von Problemen infolge der Jahrtausendwende und der Euro-Einführung implementiert. Aber schließlich entschied sich das Team, CODA auch langfristig als global einheitliche Finanzsoftware zur Vereinfachung und Beschleunigung der Buchhaltungsaufgaben zu etablieren. Somit wurde CODA Financials als strategisches Projekt im europäischen IKEA-Hauptquartier in Schweden, im nordamerikansichen Hauptsitz in Philadelphia und im asiatischen Hauptsitz in China implementiert.

Optimierte Prozesse durch neue Technologien
IKEA hatte bereits mehrere Jahre mit der Client/Server-Version der CODA-Software gearbeitet. Im September 2006 implementierte das Unternehmen im Rahmen eines großen Upgrade-Projekts dann die neueste Webbrowser-Version der Software sowie ein speziell ausgearbeitetes einheitliches Kontenplanformat. Gleichzeitig entschied sich IKEA für den Einsatz von Lösungen aus dem Hause Cognos zur Erstellung von Ad-hoc-Berichten und zur Bearbeitung von Business-Intelligence-Aufgaben.

'Die unternehmensweite Einführung eines einheitlichen Kontenplans war uns wichtig', fährt Martensson fort. 'Die Informationen aus dem CODA-System können dadurch problemlos miteinander verglichen werden. Außerdem können wir mithilfe der webbrowserbasierten Softwareversion kurzerhand auf Leistungsdaten aus jedem Land zugreifen. Jeder Mitarbeiter weiß aufgrund einheitlich verwendeter Projektkosten und -codes sofort, in welchem Zusammenhang die einzelnen Posten zu betrachten sind. Sechsmal im Jahr berichten unsere Kaufhäuser an eine zentrale Stelle im jeweiligen Land. Anschließend werden die Finanzdaten an unseren Hauptsitz in den Niederlanden übertragen. Der Einsatz von Cognos im Rahmen der internetbasierten Berichterstattung aus CODA hat dies dank verstärkt automatisierter Prozesse weiter vereinfacht und beschleunigt.'

Erhöhte Leistung durch reibungslose Schnittstellentechnologie
Der Einsatz eines einheitlichen Kontenplans mit in Echtzeit aktualisierten Daten ermöglicht den Kaufhäusern, im Bedarfsfall jederzeit auf Echtzeit-Leistungsdaten zuzugreifen. CODA-Link, das zur Integration von Quellsystemen und -daten verwendet wird, sowie CODAs XMLi-Schnittstelle sorgen für eine reibungslose Systemintegration. So reduziert sich auch die Menge der Daten, die von den Mitarbeitern eingegeben werden müssen, wodurch unter anderem eine höhere Genauigkeit der Finanzberichte erreicht wird. Das Risiko manueller Fehler wird eingeschränkt, und der zeitliche Aufwand zur Anfertigung des Monats- oder Jahresendberichtes ist nun erheblich geringer als früher.

’CODA eignet sich hervorragend zum spontanen Abrufen von Informationen’, meint Martensson. ’Im System werden Prognosen erstellt und abgeglichen, sodass wir Zugriff auf äußerst detaillierte Transaktions- und Leistungsdaten haben. Außerdem verwenden wir CODA-XL, das Berichts-Add-on, um aktualisierte Leistungsdaten aus unseren operativen Systemen zur Anfertigung von Kassenberichten direkt in das Finanzsystem zu übertragen.’

’Was den Einsatz von Technologien angeht, sind wir sehr fortschrittlich. Unsere IT-Abteilung kann es jedes Mal kaum abwarten, neue Technologien wie das XMLi-Schnittstellensystem von CODA endlich testen zu können. Das Finanzsystem wurde zusammen mit Cognos Controller für Konzernabschlüsse implementiert. Die Software steht mit den verschiedenen Ländern über acht operative Systemschnittstellen in Verbindung. Dazu zählen Systeme für Merchandising und firmenübergreifende Rechnungslegung, ein Erfassungssystem für B2B Sales, ein eigenes Frachtrechnungssystem, ein zentrales System für Personalkosten, z. B. für Reiseaufwendungen, und natürlich verschiedene Lohnabrechnungssysteme für die einzelnen Standortländer. Sobald Sie mit dem CODA-System vertraut sind, funktioniert die Schnittstelleneinbindung reibungslos.

Ein globaler kultureller Wandel
Im Zuge der Globalisierung und sich verändernder Arbeitsabläufe findet in den einzelnen Ländern auch ein kultureller Wandel statt. Seit der Ausarbeitung des Kontenplans hat IKEA intensive Benutzerschulungen für die Rechnungswesensoftware durchgeführt. ’Da unsere Finanzabteilungen bereits mit dem CODA-System gearbeitet hatten, wurden der neue Kontenplan und die webbasierte Version der Software gut angenommen. Wir haben viel Zeit auf Schulungen verwendet und konnten dabei deutlich machen, dass die Einführung einer gemeinsamen Buchhaltungsstruktur nur ein vorbereitender Schritt hin zu einem Shared Services-Modell für operative Prozesse ist. Ein solches Modell soll weitere Automatisierungen innerhalb des Unternehmens und somit eine höhere Effizienz ermöglichen.’

In Europa und Asien verwendet IKEA das Shared Services-Modell momentan zur Rechnungsbearbeitung im Waren- und Frachtbereich und konnte damit bereits deutlich Geld und Zeit einsparen. Da CODA als globale Anwendung implementiert werden kann und von überall aus zugänglich ist, eignet sich die Software hervorragend für das Shared Services-Modell. IKEA implementiert nun eine Workflow-Lösung für weitere Rechnungsarten, um diese möglicherweise ebenfalls als Shared Services-Modell zu etablieren. Ungeachtet dessen werden in den einzelnen Ländern jedoch auch weiterhin standortspezifische Informationen für Rechts- und Buchhaltungsbelange verwaltet.

Ein weiterer Vorteil für große Unternehmen ist CODAs Fähigkeit zur Unterstützung mehrsprachiger Arbeitsumgebungen. Während bei IKEA hauptsächlich auf Englisch kommuniziert wird, hat das chinesische Finanzteam die Möglichkeit, die Softwaremenüs auf Chinesisch anzeigen zu lassen und von überall auf die lokalen Kontenbeschreibungen zuzugreifen. Der gesamte technische Support und die Wartungsdienste für das System werden zentral vom IKEA IT-Team in Frankfurt am Main abgewickelt, während der Anwendungssupport über Brüssel läuft. Neue Niederlassungen können dadurch mit geringstmöglichem Aufwand eröffnet werden. Dazu richtet das Team in Belgien jedes neue Land oder Kaufhaus den Anforderungen entsprechend im CODA-System ein. Anschließend sind die einzelnen Finanzabteilungen selbst für das Einrichten der Nutzer und entsprechende Schulungen nach dem Train-the-trainer-Konzept verantwortlich.

Mehr Erfolg durch verbesserte Prozessgeschwindigkeit und -effizienz
Martennson ist überzeugt, dass mit fortschreitendem Wachstum von IKEA eine einheitliche Struktur und die Möglichkeit zur Analyse von Transaktionen und deren Herkunft an Bedeutung gewinnen werden. Denn obwohl IKEA ein Franchiseunternehmen ist, trägt es auf lokaler Ebene die Verantwortung für die im System gespeicherten Informationen.

IKEAs Softwaresysteme ermöglichen der Firma eine präzise und straffer kontrollierte Abwicklung der eigenen Arbeitsvorgänge - beides sind Grundvoraussetzungen für den Erfolg in kostenabhängigen Branchen. ’Kostensenkungen sind das A und O. Nur so werden wir weiterhin hochwertige Möbel zu niedrigen Preisen anbieten können’, sagte Martensson.

Der Erfolg von IKEA liegt im Grund-Konzept und der damit verbundenen Merchandising-Strategie begründet. Die Tatsache, dass Geschwindigkeit und Effizienz für Kostensenkungen sorgen, definiert auch die Systemstrategie des Unternehmens. Daher ist CODA gemeinsam mit IKEA auf dem Weg zu einem internationalen Unternehmen gewachsen. ’Natürlich hat sich die Software im Laufe der Zeit verändert und an Umfang gewonnen’, fasst Martensson zusammen. ’Die Technologie ist nun weitaus fortgeschrittener als noch bei den ersten Einsätzen der Software in den Neunzigern. Dass die Software den Anforderungen von Wachstumsunternehmen wie IKEA standhalten kann, beweist jedoch, dass sie eine langfristige und gute Investition für jede Firma ist, die auf Geschwindigkeit und Effizienz setzt.’

Systemvorteile
Unterstützt verschiedene Länder, Sprachen, Währungen und Buchhaltungsvorschriften sowie übergreifende Buchhaltungsvorgänge
Webgestützte Software für global ausgerichtete Finanzprozesse
Benutzerfreundliche Schnittstellentechnologie und Echtzeitinformationen für schnellere und effizientere Arbeits- und Berichterstellungsprozesse im Sinne wachstumsförderender Kosteneinsparungen


Weitere Informationen: www.coda.com/de

Artikel vom 25.02.2008

Schlagwörter: Buchhaltung, Business Intelligence, Controlling, IT, Software