Wie Sie mit Workforce Management Kosten sparen und Mitarbeiter motivieren

Selbst wenn man Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gerne Gutes tun möchte – aus wirtschaftlicher Sicht geht das gerade einfach nicht. Dafür lassen sich an anderer Stelle Kosten einsparen, nämlich rund um das digitale Arbeitszeitmanagement. Und zwar nicht wenig: Ein Unternehmen mit 600 Mitarbeitern konnte mit ATOSS Workforce Management nachweislich 1,3 Millionen Euro einsparen. Und das, ohne Mitarbeiter zu entlassen. Wie das funktioniert und wie Sie gleichzeitig mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz schaffen, erfahren Sie hier.

1. Die Zeiterfassung digitalisieren

Der Prozess des Arbeitszeitmanagements nimmt bei der digitalen Zeiterfassung seinen Anfang. Jeder manuelle Übertrag ist eine potenzielle Fehlerquelle und kostet somit Zeit. Den Vorgesetzten, der die Zeiten kontrollieren muss, den Mitarbeiter, falls Rückfragen notwendig sind, und das Personalbüro, das sich letztlich um die Korrekturen kümmert. Erfahrungswerte zeigen, dass pro Mitarbeiter für Zeitkorrekturen rund 6 Stunden Bearbeitungszeit pro Jahr anfallen. Durch fehlende Automatisierung entsteht ein hoher administrativer Aufwand. Gleichzeitig geht Arbeitszeit direkt verloren, wenn zum Beispiel durch falsche Rundung mehr Zeit als tatsächlich gearbeitet wurde zur Abrechnung kommt. Werden Arbeitszeiten hingegen systematisch und auf die Minute genau erfasst - was übrigens das entsprechende EuGH Urteil von 2019 für die Zukunft vorschreibt - und digital an die Zeitwirtschaft übertragen, sind Fehler unwahrscheinlich. Zusätzlich entsteht Transparenz über An- und Abwesenheiten, und zwar in Echtzeit.

2. Intuitive Self Services einführen

Erfahrungswerte zeigen, dass HR Mitarbeiter mehrere Stunden pro Mitarbeiter und Jahr damit verbringen, Anträge für Urlaub, Weiterbildung oder Dienstreisen manuell zu bearbeiten. Damit hört der Aufwand aber noch lange nicht auf: Vorgesetzte müssen ebenfalls Zeit investieren, Mitarbeiter ärgern sich über lange Antwortzeiten und Unsicherheit in Bezug auf ihren Urlaubsstand.

Die Lösung hier sind Self Services für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Über ein solches Portal stehen administrative HR Prozesse in den Bereichen

• Arbeitszeit
• Abwesenheit
• Dienstplan

und entsprechende Workflows digital und intuitiv zur Verfügung. Grafisch aufbereitete Dashboards geben den Mitarbeitern einen raschen Überblick über ihre aktuellen Salden oder weitere wichtige Informationen wie etwa die morgige Schicht. Stellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, so erhält der Vorgesetzte eine Mitteilung und kann den Antrag zügig genehmigen oder ablehnen. Dabei hat er den Rest seines Teams immer im digitalen Überblick. Der HR Abteilung stehen alle Informationen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung.

3. Den Personaleinsatz wirtschaftlich planen

Es gibt unzählige Einsatzmöglichkeiten bzw. Planungsvarianten bei lediglich ein paar Dutzend Mitarbeitern. Das zeigt, wie hochkomplex der Personaleinsatz ist und wie stark ein Algorithmus sein muss, um diese Datenmengen zu bewältigen. Eine Workforce Management Software berücksichtigt bei der Planung nicht nur Gesetze, Tarife, Saldenstände, Qualifikationen, Abwesenheiten und individuelle Arbeitszeitmodelle, sondern auch die Wünsche der Mitarbeiter sowie die definierten Personalbedarfe. Es entsteht ein transparenter Planvorschlag, der allen Vorgaben entspricht und gesetzeskonform, wirtschaftlich und mitarbeiterfreundlich ist. Teure Fachkräfte werden so eingeplant, dass Normalarbeitszeiten bestmöglich genutzt werden und Über- bzw. Unterbesetzung weitgehend reduziert wird. Sind keine positiven Salden bzw. Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten aufbauen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abbauen. Durch die Koppelung mit der Zeitwirtschaft hat der Planer die Zeitkonten seiner Mitarbeiter immer im Blick. So können Zusatzschichten, Sonntagsarbeit oder Überstunden fair innerhalb des Teams verteilt werden.

Fazit: Alle profitieren 

80 Prozent weniger Aufwand für Planung, 85 Prozent weniger Ressourcen für das Antragswesen – Workforce Management schafft messbaren Mehrwert. Davon profitieren sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter. Durch mehr Mitbestimmung bei der Arbeitszeitgestaltung und mehr Transparenz steigt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Gleichzeitig sinken die Krankheitsquoten. Im Workforce Management steckt eine enorme Chance – in guten wie in schlechten Zeiten. Nutzen Sie sie!

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Artikel vom 08.12.2020

Schlagwörter: Zeitwirtschaft, Human Resources