10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Welche Anforderungen stellen die GoBD an die Unternehmenssoftware? Dieser Beitrag stellt die wesentlichen Regelungen der GoBD vor und führt in einer Checkliste die zehn wichtigsten Kriterien für GoBD-konforme Software auf.

Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in Kraft. Die GoBD gelten für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform, einschließlich Kleinunternehmen, Freiberufler und Selbständige.

Regelungsbereiche der GoBD

Die GoBD enthalten vier Regelungsbereiche:

Allgemeine Anforderungen
Hierzu gehören die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchhaltung sowie Wahrheit, Klarheit, Richtigkeit, Ordnung, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Belege.

Belegsicherung und -archivierung
Dazu gehören ersetzendes Scannen, revisionssichere Archivierung, die Zuordnung der Belege zum Buchungssatz und die Erfassung von Geschäftsvorfällen.

Sichere Aufbewahrung der Belege
Sichere (digitale) Aufbewahrung meint die Unverlierbarkeit von Informationen. Außerdem müssen die Informationen so gespeichert werden, dass die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff der Finanzbehörde gewährleistet sind.

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem
Die GoBD fordern die Nachvollziehbarkeit von Buchungen und steuerlichen Sachverhalten. Um diese Anforderung zu erfüllen, dokumentieren Unternehmen ihre Prozesse in einer detaillierten Verfahrensdokumentation. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Compliance ist das interne Kontrollsystem (IKS). Dieses sieht unter anderem eine Funktionstrennung vor, die häufig durch das Vier-Augen-Prinzip umgesetzt wird.

Sowohl die Verfahrensdokumentation als auch das IKS sind als “lebende Dokumente” zu betrachten. Dies bedeutet:

• Sie werden bei Änderungen in den Prozessen oder Strukturen kontinuierlich aktualisiert.
• Neue Versionen werden in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) versioniert abgelegt.
• Die Dokumentation kann aus mehreren zusammenhängenden Einzeldokumenten bestehen, um eine flexible und modulare Struktur zu ermöglichen.

10 Kriterien für GoBD-konforme Software

Bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware oder Ihres ERP-Systems sollten Sie die folgenden zehn Punkte beachten.

1. Beleg-Upload

Die GoBD fordern die digitale Integration elektronischer Belege in die Buchführung. Trotz fortschreitender Digitalisierung werden viele Dokumente immer noch in Papierform erstellt. Daher sind einfache und zeitsparende Methoden zum Hochladen von Belegen unerlässlich.

• Vom Scanner: Können Sie die Belegordner in Ihrer Software mit dem Scan-Ordner synchronisieren? Oder können Sie gescannte Belege mit einer Scan-to-Mail-Funktion direkt per E-Mail an die Software senden?
• Vom Computer: Lassen sich Lieferantenrechnungen, die Sie per E-Mail erhalten, per Ordnersynchronisation oder E-Mail an Ihre Software übermitteln?
• Vom Smartphone oder Tablet: Lassen sich mobil gescannte oder abfotografiere Belege per App direkt in Ihre Software übertragen?

Beim Upload sollten die Belege direkt am passenden Ort abgelegt werden: Eingangsrechnungen im Rechnungseingang, Kassenbelege im Kassenbuch etc. Der schnelle Upload erleichtert die zeitgerechte Erfassung, insbesondere von Kassen. Außerdem ist er ein wesentlicher Bestandteil der Belegsicherung.

2. Belegzuordnung

In der Buchhaltungssoftware muss jeder Beleg mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall verknüpft werden. Dies sollte automatisiert geschehen, am besten beim Buchen des Belegs. Damit erfüllen Sie die Anforderungen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit.

3. DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für eine GoBD-konforme Belegarchivierung unerlässlich. Idealerweise sollte das DMS in die Buchhaltungssoftware integriert sein, um maximale Effizienz und Compliance zu gewährleisten.

• Ein integriertes DMS sichert nicht nur E-Mails, Gesprächsnotizen und ergänzende Dokumente, die Geschäftsvorfälle genauer erklären, sondern ermöglicht auch die direkte Verknüpfung dieser Informationen mit den Buchungsvorgängen. Dies ist entscheidend, da die GoBD die Vollständigkeit der Aufzeichnungen fordern.
• Darüber hinaus sorgt ein DMS für eine ordnungsgemäße, unverlierbare und leicht auffindbare Speicherung von Belegen und Dokumenten. Funktionen wie Filter und OCR-Technologie ermöglichen ein schnelles Auffinden von Informationen. Die Versionshistorie stellt sicher, dass die Originalbelege, wie vorgeschrieben, erhalten bleiben, während Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Belege versehentlich gelöscht werden.

Insgesamt zielen alle Anforderungen der GoBD darauf ab, die Beweiskraft Ihrer Buchführung sicherzustellen. Die Kombination aus Buchhaltungssoftware und DMS spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch Ihre Geschäftsprozesse optimiert und die Verlässlichkeit Ihrer Finanzunterlagen erhöht.

4. Eingangsrechnungs-Workflow

Der Rechnungseingang in einer GoBD-konformen Software enthält oft einen Workflow für die Rechnungsbearbeitung. Workflow bedeutet, dass ein kompletter Prozess inklusive der zuständigen Bearbeiter hinterlegt ist.

Eingangsrechnungen werden geprüft, genehmigt, freigegeben, gezahlt und gebucht. Diese Arbeiten sind nach dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen. Nach den GoBD ist ein internes Kontrollsystem (IKS) vorgeschrieben und im Rahmen dieses IKS ist die Funktionstrennung bei sensiblen Aufgaben zu beachten.

5. Hosting in Deutschland

Für eine GoBD-konforme digitale Buchführung und Belegarchivierung haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Entweder Sie arbeiten mit einem lokal installierten System oder mit einer Cloud-Software. Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss das System in Deutschland oder der EU gehostet werden. Darauf sollten Sie insbesondere bei Cloud-Anbietern achten. Bei Systemen, die beispielsweise in den USA gehostet werden, besteht die Möglichkeit, dass Geheimdienste wie die NSA auf Ihre Daten zugreifen.

6. Nebensysteme und Kassen

Ihre Nebensysteme der Finanzbuchhaltung müssen ebenfalls integriert und GoBD-konform sein. Nebensysteme sind zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Kassen, Lohnbuchhaltung, Reisekostenabrechnung und Zeiterfassungssysteme. Also alles, was buchhalterisch und steuerlich relevant ist. Dies ist eine weitere Anforderung, die sich aus den GoBD-Grundsätzen der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ergibt.

7. Schnittstellen

Um die Vollständigkeitsanforderungen der GoBD zu erfüllen, sollte Ihre Buchhaltungssoftware über Schnittstellen verfügen. Diese sind notwendig, um Ihr System in die bestehende IT-Landschaft zu integrieren. Darüber hinaus verbessern Schnittstellen die Auswertbarkeit Ihrer Informationen, da es keine Datensilos mehr gibt, sondern durchgängige Prozesse.

8. Office-Integration

Eine Office-Integration wird zwar nicht ausdrücklich gefordert, ist aber empfehlenswert, damit Ihre Mitarbeiter Dokumente und Informationen nahtlos in das DMS und/oder Buchhaltungssystem übertragen können.

Besonders wichtig ist die Outlook-Integration. Viele Dinge werden per E-Mail mit Geschäftspartnern und anderen Akteuren abgestimmt: Aufträge, Änderungswünsche, Preisabsprachen und andere Informationen, die zur Erläuterung der Geschäftsvorfälle notwendig sind.

E-Mails und andere Office-Dokumente, die für Ihre Buchhaltung relevant sind, sollten unmittelbar mit den Geschäftsvorfällen verknüpft und ins DMS hochgeladen werden.

9. Zugriffssteuerung

Nach den GoBD müssen Sie den Finanzbehörden Zugriff auf Ihre Buchführung gewähren. Ihre Software sollte entsprechende Zugriffsregelungen vorsehen. Einige Anbieter haben die notwendigen Zugriffe in einem Benutzerprofil für Betriebsprüfer bereits vorkonfiguriert.

Eine ausgefeilte Zugriffssteuerung ist auch in anderer Hinsicht notwendig: Um zu verhindern, dass Belege versehentlich gelöscht werden. Ihr DMS und Ihr Buchhaltungssystem sollten über entsprechende Vorkehrungen verfügen.

10. Verfahrensdokumentation

Der Umgang mit elektronischen Belegen ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Der Belegfluss muss dokumentiert sein. Dazu gehört, wie die Belege in das System gelangen, wer wann was mit ihnen macht und wie sie GoBD-konform archiviert werden.

Eine GoBD-konforme Software protokolliert daher im Hintergrund alle Bearbeitungsschritte. Außerdem sollte sie Workflows für den Belegfluss und die Buchhaltung enthalten. Im Idealfall können Sie dort auch eigene Workflows einrichten. Das erleichtert Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation und den Nachweis, dass Sie die darin beschriebenen Prozesse auch einhalten.

Fazit

Die GoBD skizzieren die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung, den Datenzugriff und die Archivierung von Belegen. Ziel ist es, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Dazu benötigen Sie eine GoBD-konforme Software für die Buchhaltung, mit angebundenem DMS. Insgesamt soll Ihr System auch alle Vor- und Nebensysteme integrieren, Datenschutz und Zugriffsregelungen implementieren, Workflows ermöglichen und im Hintergrund alles protokollieren. Diese letzteren Funktionen erleichtern Ihnen die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Weitere Informationen zur HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG

Artikel vom 27.11.2024

Schlagwörter: ERP, DMS, Buchhaltung