3 Gründe, warum Sie auf digitales Arbeitszeitmanagement setzen sollten

Der Hype um die digitale Stempeluhr erfasst gerade alle Branchen. Eine Workforce Management Software unterstützt bei der gesetzes- und tarifkonformen Zeiterfassung, kann aber noch viel mehr. Hier sind drei Gründe, warum Sie Ihre Prozesse rund um die Arbeitszeit unbedingt digitalisieren sollten:

1. Zeit und Ressourcen sparen

Der Prozess des Arbeitszeitmanagements nimmt bei der digitalen Zeiterfassung seinen Anfang. Werden die Arbeitszeiten von 500 Mitarbeitern manuell erfasst und an die Lohnabrechnung übertragen, ist jeder Übertrag eine potenzielle Fehlerquelle und kostet somit Zeit. Werden Arbeitszeiten hingegen systematisch und auf die Minute genau erfasst - was übrigens das entsprechende EuGH Urteil von 2019 vorschreibt - und digital an die Zeitwirtschaft übertragen, sind Fehler sehr unwahrscheinlich. Zusätzlich entsteht Transparenz über An- und Abwesenheiten, und zwar in Echtzeit. Auf diese Weise ist sogar im Notfall, zum Beispiel bei Brand, schnell klar, welche Mitarbeiter sich noch im Gebäude aufhalten.

2. Dienste flexibel planen

Eine Workforce Management Software berücksichtigt die Daten aus der Zeitwirtschaft bei der Personaleinsatzplanung. Dazu gehören nicht nur Saldenstände, Qualifikationen, Abwesenheiten und individuelle Arbeitszeitmodelle, sondern auch die Wünsche der Mitarbeiter sowie die definierten Personalbedarfe. Es entsteht ein für alle transparenter Planvorschlag, der allen Vorgaben entspricht und sowohl wirtschaftlich als auch mitarbeiterfreundlich ist. Es können verschiedene Szenarien durchgespielt und die entstehenden kalkulatorischen Kosten angezeigt werden. Fachkräfte können so eingeplant werden, dass Normalarbeitszeiten bestmöglich genutzt werden und möglichst wenig Zuschläge anfallen. Sind keine positiven Salden bzw. Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten aufbauen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abbauen. Durch die Koppelung mit der Zeitwirtschaft hat der Planer die Zeitkonten seiner Mitarbeiter immer im Blick. Zusatzschichten, Sonntagsarbeit oder Überstunden lassen sich fair innerhalb des Teams verteilen.

3. Kurzarbeit besser managen

Die Umsetzung der konjunkturell bedingten Kurzarbeit erfordert umfassende Maßnahmen, die mit digitalem Workforce Management einfach sicherzustellen sind. Bereits zur Anspruchsprüfung, ob ein Unternehmen zur Kurzarbeit berechtigt ist, zieht der die Bundesagentur für Arbeit lohnrelevante Unterlagen heran. Die geforderten Prüfungskriterien, wie etwa Schichtpläne oder Arbeitszeitkonten, stehen in einer Software für Arbeitszeitmanagement transparent auf Knopfdruck zur Verfügung. Gehen wir noch einen Schritt weiter. Wird die Kurzarbeit genehmigt, gilt es die gekürzte Arbeitszeit zu definieren und die Differenz zur Sollzeit zu bestimmen. Nach dem Erfassen der tatsächlich geleisteten Stunden füllt die Software die gekürzte Arbeitszeit automatisch bis zur Sollzeit auf, das Arbeitszeitkonto wird automatisch ausgeglichen. Die für die Kurzarbeit relevanten Lohnarten werden automatisch generiert und an das Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Und zwar nicht nur für den vergangenen Monat, sondern auch für den aktuellen Monat.

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Artikel vom 11.11.2020

Schlagwörter: Zeitwirtschaft, Workforce Management, Human Resources