All for one Group: Die Buchhaltung ist jetzt zu 99% automatisiert

Wie das realisiert wurde, sehen Sie in der kurzen Video-Erfolgsgeschichte beim Finanzdienstleister Unzer GmbH.

Unzer GmbH wurde im Jahr 2020 als Zusammenschluss zahlreicher spezialisierter FinTech-Unternehmen gegründet und zählt bereits heute zu einem der führenden Payment-Unternehmen in Europa. Über 70.000 Händler*innen vertrauen auf die End-to-End-Lösungen für mehr Wachstum – online, mobil oder am Point of Sale. Das Unternehmen beschäftigt an 10 Standorten über 850 Payment-Expert:innen.

„Wir bieten E-Commerce- und stationären Händlern diekomplette Dienstleistungspalette für den elektronischen Zahlungsverkehr“, sagt Michael Strauss, Director SharedFinancial Service bei Unzer. „Dazu gehören Online-Shops, Zahlungssysteme und POS-Terminals inklusive der dazugehörigen technischen Abwicklung.“

Für die bei dem schnellen Wachstum nötige Integration der Zukäufe setzt Unzer auf Standards – und damit auf SAP. Denn mit jedem Zukauf kamen neue Buchhaltungssysteme hinzu, die angebunden und integriert werden mussten. 

Keine einheitlichen Schnittstellen

Unzers IT-Landschaft bestand aus vielen verschiedenen Insellösungen. „Wir konnten den Händlern nach außen keine einheitliche Schnittstelle zur Verfügung stellen. Im Gegenteil, es war sogar so, dass Schnittstellen unterschiedlich funktioniert haben und sich teilweise auch widersprachen“, sagt Strauss. Deshalb war es das Ziel, alle Systeme komplettzu integrieren.

„Wir müssen, was unsere Systeme angeht, sehr beweglich sein um neue Anforderungen schnell umsetzen und rasch auf veränderte Marktbedingungen reagieren zu können. Wir wollten auf Standardprozesse gehen und damit das System vereinheitlichen. Dafür schien uns SAP die beste Wahl zu sein“, sagt Strauss.

Dazu kam: Bei Unzer war bereits ein älteres ERP-System von SAP im Einsatz. „Es kam die Frage auf, ob wir dieses 1:1 auf ein SAP S/4HANA-System im Eigenbetrieb migrieren oderauf ein modernes S/4HANA-Cloud-System setzen wollen“, sagt Strauss. Bei der Definition der speziellen Anforderungen wurde dann vor allem über eine cloud-basierte Lösung diskutiert. Unzer entschied sich dafür, die SAP Cloud zu nutzen, auch weil das Unternehmen die Einführung möglichst schnell umsetzen wollte.

„Die Cloud war die richtige Wahl für Unzer, um mehrere Unternehmen integriert in ein Finance-ERP-System zu bringen“, bestätigt Jannis Gutermann, Project Manager beim SAP-Beratungspartner All for One, der die Migration begleitet. Weitere Anbindungen, Prozesse und Unternehmen können damit auch länderübergreifend ganz einfach hinzugefügt werden. 

Cloud-Lösung für alle Einzelgesellschaften

„Die unkomplizierte Verfügbarkeit der Cloud-Software war uns sehr wichtig“, sagt Strauss. Große Beschaffungsprozessesowie Gedanken über Server-Dimensionierung oderHardware-Architekturen fielen damit weg. „Es ist nicht sinnvoll, eigene, große Betriebsabteilungen aufzubauen.Server zu warten oder Hardware zu erneuern. Das ist nicht unser Kerngeschäft. Deshalb sollen alle Services cloud-basiert sein.“ Cloud bedeutet auch: Reduzierung der Wartungskostenund eine schnelle Implementierungszeit von oft nur wenigenMonaten.

Schnell war klar, dass die SAP Activate Methode, eine Kombination aus SAP Best Practice Werkzeugen, die die Implementierung unterstützt, der richtige Weg war. Zusammen mit dem Full-Service-Angebot RISE with SAP wurden vonMai 2020 bis Ende des Jahres alle Buchhaltungssysteme der Altgesellschaften migriert. Strauss: „Wir wollten die Cloud-Lösung auf alle Einzelgesellschaften ausrollen, damit nicht mehr jeder seine eigene Suppe kocht.“

Nun ist Unzer auch in der Lage, das Reporting seinerUnternehmensfinanzen zu vereinheitlichen. „Das war ein Teil der Anforderungen unseres Investors“, sagt Strauss. „Wir 

hatten Systeme mit unterschiedlicher Granularität der Verbuchung. Es gab kein einheitliches Reporting, weder für die Kostenstellen noch für die Gewinne und Verluste.“

Ein weiterer Vorteil der Standardisierung ist Transparenz. „Als Zahlungsinstitut werden wir regelmäßig auditiert und sind auf saubere, nachvollziehbare Prozesse angewiesen“, sagt Strauss.Bei Unzer ist nun das Advance Compliance Reporting aus der SAP Cloud im Einsatz. Dazu steht die SAP Analytics Cloudbereit, in der finanzielle Reports aufbereitet und tiefergehende Auswertungen mit Business Analytics vorgenommen werden können.

„Alles was vorher, ich sage es etwas despektierlich, per Excel zusammengeklöppelt wurde, ist jetzt aus dem System verfügbar, kann sauber aus dem System abgerufen werden und wird auch den Investoren und Anteilseignern zur Verfügung gestellt“, sagt Strauss.

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Automatisierte Buchungsprozesse

Unzer profitiert jetzt von höherer Qualität und Geschwindigkeit. Die Prozesse für die Abschlüsse wurden durch die Automatisierung stark beschleunigt, denn die Buchhalter bekommen 99 % der Buchungen automatisiert aus den Vor-Systemen. „Früher hatten wir für die Gruppe am 20. des Folgemonats den Abschluss für den Vormonat fertig, jetzt brauchen wir dafür nur noch fünf bis acht Tage“, berichtetStrauss.

Auch um Updates muss sich niemand mehr kümmern, sie werden automatisch eingespielt, neue Services und Features ebenso. Unzer steht noch immer im engen Austausch mit SAP. Es gibt ein Programm, das den Kunden Feedback und Feature Requests ermöglicht, die Nutzer können Änderungen vorschlagen, von denen viele auch umgesetzt werden.

Die SAP Business Technology Platform setzt Unzer für Lösungen ein, die das System erweitern und noch besser auf die eigenen Bedürfnisse zuschneiden, wie etwa Interfaces zum Dokumentenmanagement oder Advanced Compliance Reporting. Die Plattform dient dabei als Konnektor zum Anschluss von Daten aus der eigenen Softwareumgebung.

Über Schnittstellen aus der Cloud werden andere Systeme angebunden. „Das war für uns einer der wichtigsten Punkte“, sagt Strauss. Die Offenheit des Systems hänge vor allem auch von der Integrierbarkeit der Software von Drittanbietern ab.

Der Weg in die digitale Welt geht weiter. Es gibt einzelne Gesellschaften, wie die in Dänemark, die noch migriert werden müssen und weitere Funktionen in der Cloud, dieStrauss aktiveren will. Unzer will sein Angebot um vor- und nachgelagerte Prozesse erweitern: Da ist zum einen Procure toPay, die Integration der Einkaufsabteilung in die Kreditorenabteilung, und das Vertragskontokorrent, eine Nebenbuchhaltung, die auf die Verarbeitung großer Belegvolumen ausgerichtet ist.

Das Unternehmen profitiert nun nicht nur von einer nahtlosenIntegration, sondern auch von zahlreichen Vorteilen in Hinblick auf Wartungsaufwand, Transparenz, Flexibilität und Agilität. „Wir sind damit in dem sich rasant entwickelnden Markt der Finanzdienstleister optimal gerüstet. Unser Weg an die Spitze des europäischen Marktes – unter die Top-3 Payment-Unternehmen in Europa – ist die Cloud“, ist Strauss überzeugt.

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Artikel vom 17.10.2022

Schlagwörter: Software, SAP S/4Hana, e-Commerce