Archivierung nach GoBD – warum Sie dafür eine Verfahrensdokumentation brauchen

An der GoBD-konformen Archivierung von Belegen kommt kein Unternehmen vorbei. Welche Maßnahmen man hierzu ergreift und wie man konkret vorgeht – das gehört in die vorgeschriebene Verfahrensdokumentation. Dieser Blogbeitrag gibt einen kompakten Überblick über den Zweck, die rechtlichen Vorgaben und die wesentlichen Inhalte einer solchen Dokumentation.

Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung müssen Unternehmer damit rechnen, dass das Finanzamt nach der Verfahrensdokumentation fragt. Darin sollte unter anderem glasklar beschrieben sein, wie das Unternehmen die GoBD-konforme Archivierung steuerlich relevanter Belege sicherstellt.

Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?

Die GoBD beschreiben, wie Sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) in steuerrechtlicher Hinsicht korrekt einhalten, wenn Sie Ihre Bücher mit digitalen Werkzeugen führen. Die GoB sind nicht neu: Sie fordern vor allem, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, richtig, zeitnah, geordnet, unverlierbar, unveränderlich und nachvollziehbar dokumentiert, gebucht und archiviert werden. Bekanntlich gilt für Buchungsbelege und Steuerunterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Die Digitalisierung in der Buchführung bedingt, dass Buchungsbelege und andere geschäftliche Unterlagen nicht mehr in Akten abgeheftet, sondern digital gespeichert werden. Diese digitale Ablage muss alle Anforderungen der GoBD einhalten. So müssen die Belege zum Beispiel vor Löschung und Manipulation geschützt und dem zugehörigen Geschäftsvorfall eindeutig zuzuordnen sein. Sind alle diese Anforderungen erfüllt, gilt die Ablage als “revisionssicher”.

Wie wird “revisionssichere Archivierung” in einer Verfahrensdokumentation beschrieben?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Belege über die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist GoBD-konform in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden. Beschreiben Sie in der Verfahrensdokumentation also die Maßnahmen, Technologien, Software, Prozesse, Zuständigkeiten und Systemeinstellungen, die die Einhaltung dieser Kriterien gewährleisten und halten Sie diese Aufzeichnungen immer aktuell.

Buchführungssoftware schreibt einen Teil der Verfahrensdokumentation

Eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware dokumentiert im Hintergrund sämtliche Prozesse, Geschäftsvorfälle, Systemeinstellungen und Schnittstellen. In Verbindung mit einer Dokumentenmanagementlösung werden alle Zugriffe und Änderungen mit Zeitstempel protokolliert. Damit beschreibt die Software bereits einen beträchtlichen Teil Ihrer Verfahren und sorgt für Transparenz.

Vor- und nachgelagerte Prozesse und Nebensysteme nicht vergessen!

Zusätzlich müssen Sie allerdings noch vor- und nachgelagerte Prozesse dokumentieren – etwa, wie Sie papiergebundene Belege digitalisieren und in die Buchführungssoftware übertragen und wie Sie E-Mails archivieren. Auch Nebensysteme wie zum Beispiel eine Reisekosten-App müssen Sie dokumentieren und in Ihre Maßnahmen zur Belegarchivierung einbeziehen.

Achtung: Ob ein Dokument ein Beleg im steuerrechtlichen Sinne und damit aufbewahrungspflichtig ist, hängt davon ab, ob es Belegfunktion hat. So sind E-Mails häufig auch Belege, weil in ihnen Vergütungen, Rabatte, Mengenänderungen, Vertragsbedingungen und vieles mehr abgesprochen werden. Solche E-Mails müssen ebenfalls mit dem zugehörigen Geschäftsvorfall verknüpft und archiviert werden.

Warum ist eine Verfahrensdokumentation notwendig?

Die Verfahrensdokumentation ist ein zentraler Baustein der GoBD-konformen Buchführung und somit vorgeschrieben. Es genügt nicht, Geschäftsvorfälle in der Finanzbuchhaltungssoftware lediglich zu buchen und die Belege irgendwo zu speichern – Sie müssen auch genau, das heißt vollständig, nachvollziehbar und nachprüfbar dokumentieren, wie Sie dabei vorgehen: vom Eingang eines Belegs über die gesamte Bearbeitung bis hin zur Ablage und Archivierung. Nur dann hat Ihre Buchführung aus Sicht der Finanzverwaltung Beweiskraft und ist nachvollziehbar.

Welchem Zweck dient die Verfahrensdokumentation?

Bei einer Außenprüfung muss sich ein Betriebsprüfer innerhalb angemessener Zeit ein Bild von Ihrer finanziellen Lage machen können. Hierzu muss er nachvollziehen können, wie Sie Ihre Bücher führen. Das Zahlenwerk allein genügt nicht, Sie müssen beweisen, dass die Zahlen auch die Realität widerspiegeln.

Die Verfahrensdokumentation erfüllt also zwei Funktionen:

1. die Buchführung nachvollziehbar zu machen
2. die Beweiskraft der Unterlagen zu unterstützen

Sie dokumentiert zum Beispiel, was Sie unternehmen, um Manipulationen an den Zahlen zu unterbinden und dem Verlust von Belegen vorzubeugen.

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Jeder Unternehmer und jede Unternehmerin muss eine Verfahrensdokumentation erstellen. Auch Freiberufler und Einzelunternehmer unterliegen den GoBD.

Was ist in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert?

Nach Rz. 153 der GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation aus vier Elementen:

1. Allgemeine Beschreibung

Zur allgemeinen Beschreibung gehören Rahmenbedingungen, Aufgaben und Einsatzgebiet des Buchführungssystems, zum Beispiel auch, welche Funktionen Sie selbst vor Ort betreiben und welche Sie auf Dienstleister oder in die Cloud ausgelagert haben.

2. Anwenderdokumentation

Diese enthält alle Angaben, die notwendig sind, um die verwendete Software bedienen zu können. Erklären Sie die verschiedenen Anwendungsmodule und Eingabefelder sowie die internen Verarbeitungsroutinen – wie zum Beispiel Buchungsregeln – und Ihre unternehmensspezifischen Einstellungen und Anpassungen in der Software. Auch die fachlichen Prozesse wie Datenerfassung, Prüfung, Abstimmung, Ausgabe, Daten- und Dokumentenbestände und Fristen gehören in die Anwenderdokumentation.

3. Betriebsdokumentation

In Ihre Betriebsdokumentation schreiben Sie die Bestandteile des internen Kontrollsystems, der IT-Kontrollen sowie der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), die Sie für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit Ihrer Buchführungsprozesse treffen. Beispiele sind: Datensicherungsverfahren, Zugriffssteuerung, Benutzerrechte, Rollen, Kompetenzen, Freigabeverfahren bei Programmänderungen und Change-Management-Verfahren.

4. Technische Systemdokumentation

Dieser Bestandteil der Verfahrensdokumentation umfasst alle Systemkomponenten sowie deren Schnittstellen, die Interaktion zwischen einzelnen Systembestandteilen und eine Beschreibung der programminternen Verarbeitungsregeln aus technischer Sicht (zum Beispiel Datenflussdiagramme, Ablaufpläne und Protokollierungen). Auch Fehlerbehandlungsroutinen sowie Einzelheiten zu Ihrem Datenmodell gehören in diesen Teil der Dokumentation. So kann die Finanzverwaltung nachvollziehen, wie die Funktionen und Kontrollen in Ihrer Software umgesetzt sind.

Keine formalen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Formale Anforderungen sind bei der Verfahrensdokumentation nachrangig. In der Regel wird sie aus mehreren Dokumenten bestehen, wie die obige Aufzählung schon nahelegt. Es können jederzeit auch neue Dokumente dazukommen, zum Beispiel die Bedienungsanleitung und technische Spezifikation eines neuen Scanners, den Sie vielleicht anschaffen.

Die Arbeitsgemeischaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) bietet eine kostenlose Musterverfahrensdokumentation zur Belegablage an.

Wann ist eine Verfahrensdokumentation zu aktualisieren?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt nicht nur einen abstrakten Soll-Zustand. Sie muss gelebt werden und immer den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen. Das bedeutet für Sie, dass Ihre Verfahrensdokumentation bei Änderungen anzupassen ist. In den folgenden Situationen sollte die Dokumentation beispielsweise aktualisiert werden:

• Veränderte Zuständigkeiten im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Papierdokumente werden jetzt nicht mehr vom Sachbearbeiter M., sondern von der Auszubildenden H. gescannt)
• Veränderte Berechtigungen (Beispiel: Die Auszubildende H. darf im Dokumentenmanagementsystem (DMS) keine Dokumente mehr löschen)
• Veränderte Systemeinstellungen (Beispiel: Sie haben das Zielverzeichnis für gescannte Papierbelege im DMS geändert)
• Veränderungen im Verarbeitungsprozess (Beispiel: Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen erfolgt nun mithilfe einer digitalen Lösung zur Rechnungseingangsverarbeitung. Das neue Verfahren wird in der Verfahrensdokumentation beschrieben)
• Verwendung einer neuen Softwareversion (Beispiel: Ihre Buchhaltungssoftware erhält ein Update und Ihre Verfahrensdokumentation verlinkt auf die neuen Versionshinweise)
• Anschaffung neuer Hardware (Beispiel: Sie kaufen einen Scanner, um papiergebundene Belege zu digitalisieren)
• Beauftragung neuer Dienstleister und Nutzung von Onlineservices (Beispiel: Sie verlagern den Betrieb Ihres ERP-Systems ganz oder teilweise in die Cloud. Dann müssen Sie einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung vorweisen und belegen, dass die deutschen Datenschutzbestimmungen eingehalten werden)

Wie und wo bewahren Sie die Verfahrensdokumentation auf?

Das Beste ist, Sie legen die Verfahrensdokumentation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Denn nicht nur die neueste Version ist wichtig, sondern Sie müssen auch die komplette Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation speichern. Im DMS geschieht das automatisch. Außerdem wird systemseitig dokumentiert, wer zu welcher Zeit welche Dinge an der Dokumentation geändert hat. Achten Sie in diesem Zusammenhang auf ausreichenden Löschschutz und Zugriffsschutz der betreffenden Dokumente. Unbefugte Änderungen dürfen nicht passieren. Kommt der Betriebsprüfer, können Sie ihm zusammen mit dem Datenzugriff auch einen Link auf Ihre Verfahrensdokumentation geben.

Fazit – Belege revisionssicher archivieren mit der richtigen Software

Eine Verfahrensdokumentation soll Ihre Buchführung transparent machen und beschreiben, wie Sie die Beweiskraft Ihrer Belege über die gesamte Aufbewahrungsfrist durch korrekte Archivierung sicherstellen. Mit einer modernen Software ist das halb so wild: Ihre Buchführungssoftware und das angeschlossene DMS protokollieren alle Zugriffe auf und Prozesse mit Ihren Belegen. Dazu sind Systemeinstellungen, wie zum Beispiel Workflows, Zugriffsrechte, Automatisierungen und Schnittstellen, in der Software hinterlegt. Allerdings sollten Sie auch die vor- und nachgelagerten Prozesse sowie die verwendete Hardware in der Verfahrensdokumentation beschreiben und diese laufend auf dem neuesten Stand halten.

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Artikel vom 09.06.2021

Schlagwörter: ERP, DMS