Automatisierte Rechnungsverarbeitung und rechtssichere Archivierung mit eGECKO

Betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware von CSS sorgt für sichere und transparente Prozesse bei der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Für die Bearbeitung und Ablage von Eingangsrechnungen bietet CSS im Rahmen ihrer umfassenden Softwarelösung eGECKO die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit gesetzeskonformer Archivierung.

Die Bearbeitung und gesetzeskonforme Ablage von Eingangsrechnungen und -gutschriften gehört zu den täglichen Kernaufgaben eines Unternehmens. Die CSS AG, einziger Anbieter einer 100%ig integrierten Unternehmenssoftware für den Mittelstand, bietet dazu im Rahmen ihrer umfassenden Softwarelösung eGECKO Rechnungswesen die GoBD-konforme Archivierung mit vorangestelltem Rechnungseingangsworkflow inklusive ZUGFeRD, Scannen und OCR-Erkennung für alle Eingangsformen. Dies ermöglicht vollkommen sichere und transparente Prozesse für die gesamte Eingangsrechnungsverarbeitung; vom Eingangsbeleg bis zur Zahlung.

Gerade vor dem Hintergrund der seit Januar 2015 geltenden GoBD-Neuregelungen des BMF (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) bietet die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung von eGECKO erhebliche Vorteile und Erleichterungen in der täglichen Betriebspraxis. Mit der Softwarelösung lassen sich alle Eingangsrechnungen schnell und effizient bearbeiten – unabhängig vom Format, ob auf Papier, als PDF oder ZUGFeRD (PDF Datei inkl. XML Daten, die sogenannte PDF/A). Dabei werden eingehende Rechnungen formatunabhängig zunächst in einem Eingangsordner abgelegt. Auf diesen greift die OCR-Erkennung zu und liest die Rechnungsdaten aus maschinell nicht auswertbaren Formaten wie z.B. Grafikdateien aus. Zusätzlich werden eingehende Rechnungen im Originalformat steuerlich konform gemäß den neuen GoBD 2015 über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert. Das mühsame manuelle Aufbringen von Barcodes entfällt somit. Zudem erkennt das System eigenständig und selbstlernend Bereiche mit rechnungsrelevanten Daten. Zusätzliche Angaben lassen sich manuell ergänzen.

Auch bei ZUGFeRD-Rechnungen werden die im PDF/A-Dokument eingebetteten XML-Daten automatisch extrahiert und in die automatisierte Rechnungsverarbeitung eingespeist.

Durch Abgleich mit bereits im eGECKO Rechnungswesen vorhandenen Informationen wie beispielsweise Kreditoren oder Beträgen werden die Rechnungsinformationen verifiziert und direkt in das Rechnungseingangsbuch übertragen. Eine zusätzliche manuelle Erfassung entfällt. Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs im Prüfungsfall erfolgt eine ständige Protokollierung dieser Rechnungsprüfung. Dabei ist eine Vollparametrisierung möglich – so kann im Falle eines nahenden Zahlungsziels eine Infomail per Workflow veranlasst werden, um nicht Skonto zu versäumen.

Ein Kontieren der Rechnungen ist jederzeit möglich, je nach Bedarf kann dies schon während der OCR-Erkennung erfolgen, später im Rechnungseingangsbuch oder erst im Freigabeprozess. Entsprechende Benachrichtigungen per Email zu Erhalt, Freigabe und Zahlung der Rechnungen informieren den Anwender über den gesamten Rechnungsprozess.

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Artikel vom 04.08.2015

Schlagwörter: Rechnungswesen