Buchhaltung flexibel von unterwegs erledigen

Immer mehr Selbstständige und junge Unternehmen sind in der digitalen Welt aktiv. Oftmals bestehen gar keine festen Räumlichkeiten für die jeweilige Firma. Oder die Mitarbeiter befinden sich an verschiedenen geographischen Standorten und arbeiten mobil von unterwegs aus. Da liegt es nahe, auch betriebsinterne Abläufe wie beispielsweise die Steuererklärung komplett zu digitalisieren. Wie das gut gelingen kann und welche Aspekte dabei zu beachten sind, wird im Folgenden gezeigt.

Die Cloud als Speicherort

Wer seine Buchhaltung digital von unterwegs aus erledigen möchte, der kommt um die Cloud heute nicht mehr herum. Die meisten Software-Programme, die mobiles Arbeiten erlauben, speichern alle Bewegungen und Kalkulationen in diesem Medium ab. Die Vorteile davon liegen auf der Hand:

• Maximale Flexibilität: Der Zugriff auf alle Daten kann von überall erfolgen. Benötigt wird nur ein Smartphone oder Tablet und eine Internetverbindung. Auch die Mitarbeiterzahl, die auf das Programm zugreifen kann ist meist flexibel angelegt.
• Papier ist passé: Bei der digitalen Version der Buchhaltung fallen fast alle physischen Dokumente weg. Das heißt konkret, jede Rechnung oder Quittung wird entweder komplett digital versandt oder eingescannt und erfasst.
• Einfacher Datenaustausch: Egal ob durch abteilungsinterne Zugriffe oder mit dem externen Steuerberater, die meisten Softwares ermöglichen einen schnellen und sicheren Austausch aller relevanten Informationen. Beispielsweise bietet die Software von Lexoffice eine zusätzliche Schnittstelle mit Interface für den Steuerberater an.

Welche Software-Lösungen gibt es?

Es gibt diverse Programme zum Erstellen der Buchhaltung von unterwegs aus. Manche sind als praktische App verfügbar. Andere nutzen zwar die Cloud, sind aber an einen PC-Computer gebunden. Im Folgenden werden zwei Anbieter beispielhaft vorgestellt.

Software-Lösungen von Lexware

Das Programm ermöglicht die einfache Erstellung und Führung der Geschäfts-Buchhaltung. Sämtliche Geschäftszahlen sind auf einen Blick verfügbar. Lexware deckt viele Bereiche der Buchführung eines Unternehmens ab. Unter anderem werden diese angeboten:

• Doppelte Buchhaltung mit Jahresabschluss
• Datenübermittlung an das Finanzamt
• Übersicht über mehrere Geschäftsjahre hinweg

Zudem lässt sich mit der passenden Erweiterung der Software eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung durchführen. Das macht Lexware auch für kleinere und mittlere Unternehmen interessant. Teile der Software sind Cloud-basiert, für andere wird ein fester PC benötigt.

FreeFibu

Dieses kostenlose Buchhaltungsprogramm ist komplett online verfügbar. Die Buchhaltung lässt sich dadurch bequem von überall aus bearbeiten. Die Software deckt diese Bereiche ab:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung und Bilanzierung
• Schnittstelle zum Finanzamt
• Einfache Buchungseingabe

Services wie zum Beispiel eine Steuerberatung sind hinzubuchbar. Weitere Kosten fallen auch bei Datev-Exporten an.

Was ist bei der Auswahl der richtigen Software zu beachten?

Wichtig ist eine sorgfältige Evaluation aller benötigten Funktionen. Besonders Unternehmen ohne festen Sitz haben vollkommen andere Ansprüche an ein solches Software-Programm als Firmen, deren Mitarbeiter auf Geschäftsreisen oder von unterwegs aus auf die Buchhaltung zugreifen müssen. Diese Punkte sollten vor der Auswahl eines Programmes unbedingt bedacht werden:

• Welche Vorgänge sollen mit der Software erledigt werden? Reicht ein einfaches Rechnungs-Programm oder sollen auch alle Belege digital hinterlegt werden?
• Benötigt der Steuerberater einen direkten Zugriff auf die Buchhaltung?
• Soll Online-Banking integrierbar sein?

Ein weiteres, nicht unerhebliches Kriterium ist der Preis des jeweiligen Programms. Die Relation zwischen Kosten und Nutzen für das Unternehmen sollte unbedingt gegeben sein. Auch Aspekte der Zeitersparnis müssen in die Kalkulation mit einberechnet werden.

Mitarbeiter richtig einlernen

Neben der Auswahl des passenden Programms für die Buchhaltung steht ein Punkt ganz zentral. Alle Mitarbeiter, die mit der jeweiligen Software arbeiten müssen, sollten sorgfältig in die Abläufe eingeführt werden. Nur so kann garantiert werden, dass die Bilanz am Ende des Tages korrekt ist und die Innovation auch wirklich Früchte trägt. Eine gewissenhafte Organisation der Buchungen und Unternehmensabläufe erleichtert das Arbeiten mit so einer Software zusätzlich. Denn das beste Buchhaltungs-Programm ist nutzlos, wenn die Abläufe nicht korrekt eingehalten werden. Missachtungen und Fehlnutzungen, die an der GoB, den Grundsätzen für die ordnungsgemäße Buchhaltung, vorbeiführen, können im schlimmsten Fall zu unangenehmen Steuerprüfungen durch das jeweilige Finanzamt führen.

Artikel vom 01.03.2019

Schlagwörter: Rechnungswesen, ERP, Cloud Computing