Cloud, Corona und E-Invoicing-Pflicht - So stellen Unternehmen ihre Rechnungsprozesse sicher

Der Gesetzgeber greift der aktuellen Krisensituation voraus: Zum April und November treten neue Stufen der E-Invoicing-Verordnung in Kraft. Besonders im Fokus steht dabei die X-Rechnung. Wer angesichts der Corona-Restriktionen und der neuen EU-Vorgaben sein Rechnungswesen schnell digitalisieren möchte, kann ohne Implementierung auf E-Invoicing aus der Cloud zurückgreifen.

Die Corona-Krise stellt auch das Rechnungswesen vor Probleme: In einer Zeit zunehmender Bewegungseinschränkungen und der Verlagerung von Bürotätigkeiten ins Home Office kommen folgende Schwierigkeiten zum Tragen: Die Vorsicht beim Umgang mit Papierdokumenten, logistische Probleme, damit verbundenen Verzögerungen (Probleme bei den Kurierunternehmen, Mangel an Personen, die drucken und verpacken können) und Herausforderungen bei der Archivierung, dem Scannen von Dokumenten und dem Einlesen in Systeme während der Remote-Arbeit sind nur einige davon.

Zudem sind ab 27. November 2020 Auftragsnehmer des Bundes dazu verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen. Dann tritt die nächste Stufe der EU-Richtlinie 2014/55/EU in Kraft.
Unternehmen, die einen Rückstand bei papierbasierten Prozessen befürchten, suchen daher nach Lösungen. In Anbetracht der aktuellen Krise und der Gesetzgebung zeichnet sich die elektronische Rechnung aus der Cloud als einfaches und kostengünstiges Tool aus, das einen krisensicheren, globalen, rechtskonformen Austausch von Rechnungen mit Geschäftspartnern und öffentlichen Verwaltungsstellen ermöglicht. Sie ermöglichen einen schnellen Übergang zum elektronischen Austausch verschiedener Dokumenttypen mit Geschäftspartnern, ohne dass Mitarbeiter das Haus verlassen müssen.

„Unabhängig von Branche oder Produkt unterstützt die Comarch E-Invoicing Cloud Plattform beim Erstellen, Verarbeiten und Speichern von E-Rechnungen und stellt so die Geschäftseffizienz sicher“, sagt Paul Gerstenberger, E-Invoicing-Experte bei Comarch. Da es sich um eine Cloud-basierte Lösung handelt, ist kein langer und kostenintensiver Implementierungsprozess erforderlich. Stattdessen erhalten Unternehmen sofortigen Zugriff auf eine virtuelle Umgebung, die einfach zu navigieren ist.

Logistik

„Mit Papierdokumenten ist ein wichtiges logistisches Problem verbunden, da viele Transportunternehmen immer noch Papier zum Senden von Daten verwenden. Wir sprechen hier von Dokumenten für Lieferbenachrichtigungen oder anderen Transportdokumenten, die Fahrer mitbringen. Ohne die Lieferung solcher Dokumente ist der Rechnungsaustausch schwierig. Comarch sorgt weltweit bei seinen Kunden für eine Digitalisierung dieser Prozesse, welche in der aktuellen Krise vollständig papierlos funktionieren sollen. Dies ist keine Reaktion für den Augenblick sondern eine nachhaltige Aktion“, sagt Bartłomiej Wójtowicz, globaler E-Invoicing-Experte bei Comarch.

E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

In naher Zukunft werden viele Regierungen dem Beispiel Italiens und Frankreichs folgen und die Verpflichtung zum Austausch strukturierter elektronischer Dokumente bei Transaktionen mit Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung umsetzen. Zunächst wird dies sicherlich die elektronische Rechnungsstellung abdecken, später jedoch um andere Arten von Dokumenten erweitert.

Alle Formate, alle Zustellungswege

Die E-Invoicing-Cloud erfüllt alle Anforderungen an das B2G-Invoicing. Alle Rechnungen werden ganz einfach in das geforderte elektronische Format umgewandelt - z.B. XRechnung, ZUGFeRD – und über das jeweils geforderte Rechnungsportal übermittelt – z.B. OZG-RE/PEPPOL oder ZRE/PEPPOL.

So digital sind deutsche Unternehmen bei ihren Rechnungen

Eine Bestandsaufnahme aus dem Alltag deutscher Rechnungsabteilungen liefert die Studie „Papierloses Büro und E-Invoicing in Deutschlands Top-700-Unternehmen: Status Quo, Pain Points und Erfolgsfaktoren“, welche von Fraunhofer IAO und Comarch durchgeführt wurde. 200 der 700 größten und umsatzstärksten deutschen Unternehmen wurden zu ihrem Rechnungswesen befragt.

Eine Thematik, die Unternehmer umtreibt, ist das Investitionsrisiko. Werden Prozesse digitalisiert und eine neue Software eingeführt, so ist dies immer mit Aufwänden verbunden. Daher blicken Verantwortliche auch sehr genau auf die Zielerfüllung. Ein Drittel der befragten Unternehmen hat noch keine Software für E-Invoicing, zwei Drittel konnten sich dagegen bereits zu einem Softwareeinsatz äußern. Davon erklärten 59%, dass alle ihre Erwartungen erfüllt wurden. Die Anzahl der Unternehmen, die ihr erstes Produkt abgelöst haben, zeigt, dass es selbst bei bestehenden Lösungen zu entsprechenden Erneuerungen kommt. Und auch bei dem Drittel, das noch keine Software nutzt, sind erste Schritte zur Digitalisierung geplant. Fast alle von diesen rund 30%, nämlich 24%, wollen in den nächsten fünf Jahren zum ersten Mal eine Software für E-Invoicing einführen.

Diese Studie steht online zum Download bereit. https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/e-invoicing-studie-von-fraunhofer-iao-und-comarch/

Den Stand deutscher Unternehmen bei der Umsetzung von E-Invoicing hat nun auch eine Befragung von 523 Unternehmen ermittelt, durchgeführt von Handelsblatt Research Institute, YouGov und Comarch.

Etwa ein Drittel der befragten Unternehmen haben technische Lösungen zur Erstellung elektronischer Rechnungen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Weitere 18 Prozent wollen darüber hinaus ihre bereits passenden Lösungen noch weiter ausbauen. Nur fünf Prozent sind mit ihrer derzeitigen Lösung unzufrieden. Jedoch verfügt rund ein Viertel der Unternehmen über keinerlei Lösung zur Erstellung elektronischer Rechnungen. Die Trend Analyse „Wie weit sind deutsche Unternehmen mit der Umsetzung neuer EU-Regeln, die 2020 in Kraft treten? Internet of Things, ESEF & E-Invoicing“ steht nun zum Download bereit: https://www.comarch.de/service-und-support/whitepaper-und-webcasts/trend-report-iot-esef-einvoicing/

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Artikel vom 15.04.2020

Schlagwörter: Rechnungswesen, ERP