Comarch ECM unterstützt Rossmann bei der Bearbeitung von Personalunterlagen

Seit Januar 2014 nutzt Rossmann das System Comarch ECM zur Bearbeitung von Personalunterlagen. Das Projekt „E-Personalakte“ unterstützt die Verwaltung von HR-Unterlagen und Prozessen innerhalb der stark wachsenden Kette in Polen, die mehrere Tausend Neueinstellungen pro Jahr zu verzeichnen hat. Hauptziel der Implementierung ist die Optimierung der Bearbeitung und Bereitstellung von Personaldokumenten bei gleichzeitiger Gewährleistung der geforderten Sicherheitsstufe. Durch die Digitalisierung der Dokumente konnte die Suche und Bearbeitung wichtiger Personaldaten erheblich beschleunigt werden. In den bisher von Comarch implementierten ECM-Lösungen werden rund 1,2 Mrd. Dokumente verarbeitet.

„Durch die ständige Weiterentwicklung des Unternehmens und den erheblichen Zuwachs an Niederlassungen und Mitarbeitern war unsere bisher eingesetzte Dokumentenverwaltung zu kompliziert und aufwendig geworden. Unser Netz besteht derzeit aus 900 Niederlassungen mit 12.000 Mitarbeitern. Deshalb suchten wir nach einer IT-Lösung, die unsere Dokumentenbearbeitung verbessert und beschleunigt“, erklärt Ilona Perużyńska-Zych, Leiterin der Personalabteilung bei Rossmann in Polen.

2013 entschied sich das Unternehmen zur Digitalisierung seiner bestehenden Personalunterlagen sowie für den Übergang auf elektronisch geführte Personalakten. Papiergebundene Dokumente werden eingescannt, sortiert und in entsprechend gekennzeichneten Archiven aufbewahrt. Dieser Prozess wird von einer Workflow-Engine unterstützt, die die vollständige Kontrolle und die korrekte Ablage der Papierdokumente im Archiv gewährleistet.

„Comarch ECM und die Möglichkeit zur Ablage von Dokumenten in dedizierten E-Personalakten unterstützt sowohl die Kontrolle der Dokumente selbst als auch der personalbezogenen Informationen, d.h. die Suche nach Verträgen sowie die Organisation von Schulungen oder regelmäßigen Untersuchungen. Vorgesetzte erhalten einen elektronischen Zugriff auf die Personalunterlagen ihrer Mitarbeiter. Dadurch verkürzt sich die Wartezeit auf benötigte Informationen auf wenige Sekunden“, betont Stefan Hanusch, Business Solution Manager Comarch ECM. Zudem wurde im Modul Business Process Management (BPM) elektronischer Support für mehrere HR-Prozesse implementiert. Dazu zählt die Möglichkeit, Akten von Mitarbeitern, deren Beschäftigungsverhältnis endet, ins Archiv zu verschieben, sowie die Aktualisierung personenbezogener Daten und Informationen in Bezug auf Ordnungsstrafen.

Langfristig werden bei Rossmann mehr als 200 Anwender mit dem System Comarch ECM arbeiten. Geplant ist die Einbindung von rund 25.000 Personalakten in den nächsten Jahren.

Comarch ECM ist ein IT-Werkzeug aus dem Bereich Enterprise Content Management, welches die komplexe Verwaltung unternehmenseigenen Informationskapitals in Form von Geschäftsdokumenten unterstützt. Comarch ECM wird von Unternehmen in Polen, Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich eingesetzt. Zu unseren Kunden gehören u.a.: B&K, Hilcona, Carrefour, ING, Nestle Waters, Accounting Plaza, Pfeifer & Langen.

Weitere Informationen zu Comarch ECM.

Artikel vom 29.07.2014

Schlagwörter: Human Resources, Dokumentenverwaltung, Digitale Personalakte