Digitaler Wandel (be)trifft jede Firma: Vorteile und Return on Investment von digitalem Informationsfluss

Der Weg zur Digitalisierung ist eine große Herausforderung, doch wenn die Umstellung gelungen ist, profitieren Firmen konkret von Automatisierung, Dokumentenmanagement und dem Informationsfluss.

In Zeiten der Digitalisierung und Industrie 4.0 bietet ein Enterprise Content Management System das passende Hilfsmittel auf dem Weg zur "Smart Company". Die Integration einer ECM-Lösung mit der vorhandenen IT-Landschaft, wie z. B. ECM, ERP, PPS & Co., ermöglicht es, Prozesse, Dokumente und Informationen innerhalb des gesamten Unternehmens voll automatisiert und ohne Medienbrüche zu steuern.

Ein modernes ECM-System ermöglicht die digitale Transformation aller Geschäftsprozesse und -dokumente und hilft unter anderem die folgenden Bereiche zu optimieren.

Vorteile für das Personalwesen

Gerade alle Bereiche, die mit Personal zu tun haben, profitieren von der Digitalisierung durch ein ECM-System. So können im Rahmen von Human Resource Management alle Daten und Dokumente von Mitarbeitern zentral, digital und rechtssicher abgespeichert werden. Diese Unterlagen sind dann auch jederzeit für alle Befugten abrufbar. So lässt sich die digitale Personalakte schnell und effizient umsetzen.

Im Laufe der Zugehörigkeit eines Mitarbeiters sammeln sich jedoch in Firmen meist eine Menge an papiergebundenen Akten, Dokumenten und Informationen. Ein ECM-System bietet hier für das HR-Management umfangreiche Möglichkeiten, um über den gesamten Employee Lifecycle hinweg Mitarbeiterakten mittels elektronischer Dokumente einfach auffindbar und schnell einsehbar zu machen.

Wichtig ist dabei die rechtssichere Speicherung, die zum Beispiel in Comarch ECM umgesetzt wird. Die gesuchten Informationen können über intelligente Suchfunktionen, Dashboards und Reporte abgerufen werden. Zudem können HR-Prozesse, wie beispielsweise die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das Vertragsmanagement, Weiterbildungsmaßnahmen, die Mitarbeitervalidierung, das Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement sowie das Qualitätsmanagement in multidimensionalen Workflows abgebildet werden.

Return on Investment für das Personalwesen

• Zeitersparnisse durch einfachen Zugriff auf Dokumente für HR-Mitarbeiter und Führungskräfte sowie durch schnelle Dokumentensuche
• Senkung von Transport- und Archivierungskosten sowie der Kosten die für

die Erstellung von Kopien im Rahmen papiergebundener Dokumente anfallen

• Zugriffskontrolle über Mitarbeiterdokumentation dank umfangreicher Möglichkeiten der Rechtevergabe
• Überprüfung der HR-Dokumente auf Vollständigkeit und Gültigkeit mit Hilfe von Validierung und Systemlogik
• Schnelle Mitarbeiterverwaltung dank der Möglichkeit, Mitarbeiterakten nach bestimmten Kriterien wie Qualifikationen, Schulungen und Fremdsprachenkenntnissen zu durchsuchen

Vorteile für das Management des Produktlebenszyklus

Wird ein ECM-System im Unternehmen eingesetzt, so profitieren davon auch alle Abteilungen, die für Produkte und Produktion zuständig sind. Das ECM-System ermöglicht es, alle Projekt- und Maschinenakten sowie Produktionsprozesse digital und schnell einzusehen. Damit ist Ihr Product Lifecycle Management langfristig in zentraler Steuerung.

Die digitale Projekt- oder Maschinenakte ist bei vielen Auftragsfertigern zu einer der wichtigsten Belegsammlungen geworden. Product Lifecycle Management-Lösungen können Anwendern dabei helfen, die dort hinterlegten Dokumente mit überschaubarem Aufwand zu pflegen sowie Prozesse einheitlich und gesichert anzusteuern. Somit wird es möglich, sämtliche Informationen, die im Verlaufe des Lebenszyklus eines Produktes anfallen, nahtlos zu integrieren.

In der Comarch ECM Lösung werden alle Daten zentral, digital und rechtssicher archiviert und können über automatisierte Workflows abteilungsübergreifend genutzt werden. Prozesse wie die Erfassung aller Handlungen an einer Maschine werden lückenlos dokumentiert und sichern Ihnen damit über Dashboards und Reporte einen umfassenden Überblick.

Return on Investment für das Management des Produktlebenszyklus

• Zentrales Archiv für die Sicherung alle technischen Unterlagen
• Verfügbarkeit als Web- / Mobile-Client
• Automatisierte Workflows für Freigaben, Dokumentationen und Schulungen
• Zentrale Verwaltung und Organisation von Mitarbeiterqualifikation
• Erstellung von umfangreichen Reporten

Vorteile im Bereich Qualitätsmanagement

Ein ECM-System bietet zudem höchste Transparenz und einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen qualitätsbezogenen Unterlagen und garantiert so die termingerechte Abwicklung aller Prozesse im Qualitätsmanagement.

Mittels der Digitalisierung aller Informationen, wird die Suche notwendiger Dokumente beschleunigt und integrierte workflowgesteuerte Erstellungs- und Genehmigungswege ermöglichen die zügige Freigabe von Dokumenten und Umsetzung von Aufgaben.

Ein zusätzliches Modul zur automatischen Überwachung und zum Versand von elektronischen Benachrichtigungen, garantiert eine lückenlose Überwachung aller Prozesse. Darüber hinaus unterstützt Comarch ECM die Durchführung interner Audits, Korrektur- und Präventionsmaßnahmen sowie die Verwaltung von Umweltaspekten.

Return on Investment im Bereich Qualitätsmanagement

•           Einfacher Zugriff auf wichtige Dokumente und Verfahrensweisen dank einer zentralen Datenbank

•           Schnelle Freigabe und Umsetzung neuer Vorschriften und Bestimmungen dank automatischer Erstellung und Genehmigung von Dokumenten

•           Protokollierung, ob sich Mitarbeiter mit neuen Vorschriften vertraut gemacht haben

•           Vereinheitlichung der Prozesse im Bereich Qualitätsmanagement

•           Termingerechte Prozessabwicklung dank elektronischer Zeitpläne

Die Lösung Comarch ECM lässt sich branchenunabhängig, z. B. in Produktions- und Industriebetrieben sowie der Automobilindustrie, einsetzen und kann an die jeweiligen Anforderungen der Nutzer angepasst werden.

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Artikel vom 11.07.2016

Schlagwörter: Enterprise Content Management (ECM), DMS