Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch die E-Rechnung

Immer mehr Unternehmen digitalisieren einen Großteil ihrer unternehmensinternen Prozesse. Grund hierfür sind vielfältige Vorteile, zu denen unter anderem eine erhöhte Effizienz zählt, die sich positiv auf die Rentabilität auswirkt. Vor allem die E-Rechnung spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Automatisierungsmöglichkeiten dank E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung hat dazu geführt, dass Unternehmen einige Geschäftsprozesse automatisieren können. Das liegt daran, dass sich E-Rechnungen elektronisch übermitteln lassen. Dementsprechend sind beim Einsatz von elektronischen Rechnungen weniger manuelle Prozesse erforderlich. Stattdessen können Firmen auf automatisierte Systeme zurückgreifen, sodass Transaktionen schneller abgewickelt werden können. Zudem können im Rahmen einer manuellen Dateneingabe Fehler entstehen, die sich durch entsprechende Automatisierungen vermeiden lassen.

Auswirkungen auf die Compliance

Unternehmen sehen sich heutzutage einer großen Anzahl an Compliance-Anforderungen ausgesetzt. Hierzu zählen die verschiedensten Gesetze und Vorschriften in den folgenden Bereichen:

• Steuern
• Datenschutz
• Buchhaltung

Compliance-Anforderungen sollten unbedingt umgesetzt werden, damit es nicht zu negativen rechtlichen Konsequenzen kommt. Auch auf diesen Bereich wirkt sich die Einführung von E-Rechnungen positiv aus. Grund hierfür ist, dass es Unternehmen erleichtert wird, geltende Anforderungen zu erfüllen. Zum einen können die Rechnungsdaten genauer und zuverlässiger überprüft werden. Zum anderen können Firmen im Rahmen von elektronischen Signaturen sowie Authentifizierungsmethoden gewährleisten, dass es sich bei einer Rechnung um das Original und nicht um eine manipulierte Version handelt.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Aufbewahrungsfristen durch den Einsatz von E-Rechnungen leichter eingehalten werden können. Schließlich werden E-Rechnungen dauerhaft in elektronischen Archiven gespeichert, die Unternehmen bei Bedarf schnell aufrufen können. Wenn Unternehmen ein digitales Archivierungssystem implementieren, lassen sich bestimmte Dokumente bei einer Betriebsprüfung über eine Keyword-Suche zügig auffinden, sodass sie dem Prüfer rechtzeitig vorgelegt werden können.

Reduzierung von Papierkram und manuellen Prozessen

Nutzen Unternehmen E-Rechnungen, verringert dies den Papierkram erheblich. Schließlich müssen keine Rechnungen mehr gedruckt und per Post versendet werden. Auch das Anfertigen von Kopien für die Archivierung ist nicht mehr erforderlich. Stattdessen sind Unternehmen dazu in der Lage, all diese Prozesse rein digital abzuwickeln. Die Rechnungsstellung erfolgt über entsprechende Online-Tools. Versendet werden E-Rechnungen in der Regel per E-Mail. Anschließend lassen sich die Rechnungen in einem unternehmensinternen Archiv abspeichern. Auf diese Weise digitalisieren und vereinfachen Unternehmen nicht nur ihre Geschäftsprozesse, sondern sparen auch viel Platz und Geld.

Schnelle Abwicklung von Transaktionen und Zahlungen

Ein bedeutender Vorteil, welcher durch den Einsatz von E-Rechnungen entsteht, liegt in der schnelleren Abwicklung von Transaktionen und Zahlungen begründet. Da E-Rechnungen elektronisch übermittelt und somit keine Papierrechnungen per Post versendet werden müssen, können Unternehmen Zahlungen deutlich schneller bearbeiten. Zudem lassen sich die Rechnungsdaten direkt in das unternehmensinterne Buchhaltungs- und Zahlungssystem integrieren, was den Prozess vereinfacht und Zeit spart. Auf diese Weise können Firmen kürzere Zahlungsfristen vereinbaren, was sich wiederum positiv auf die Liquidität des Unternehmens auswirkt.

Steigerung der Effizienz

Wenn Rechnungsprozesse durch den Einsatz von E-Rechnungen digitalisiert werden, wirkt sich dies hauptsächlich deshalb positiv auf die Effizienz des Unternehmens aus, weil sich die Mitarbeiter auf strategische Aufgaben konzentrieren können. Manuelle Verwaltungsarbeiten müssen in diesem Fall nicht mehr von Mitarbeitern erledigt werden, sodass diese mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten haben. Damit es bei der Nutzung von elektronischen Rechnungen zu keinen Problemen kommt, sollten sogenannte XRechnungen erstellt werden. Hierbei handelt es sich um den deutschen Standard, was den Datenaustausch im Rahmen von elektronischen Rechnungen betrifft. Berücksichtigt werden muss, dass eine elektronische Rechnung nicht automatisch auch eine XRechnung darstellt.

Kostenersparnisse

Der Einsatz von elektronischen Rechnungen bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich, zu denen auch hohe Kostenersparnisse gehören. Diese sind zum einen dadurch bedingt, dass deutlich weniger Druck- und Versandkosten anfallen. In der Vergangenheit haben Unternehmen ihre Rechnungen hauptsächlich per Post oder über einen Kurierdienst an Lieferanten und Kunden versendet. Dies erfordert nicht nur den Druck der Rechnungen, sondern auch eine Kuvertierung und Frankierung dieser. Hierdurch können hohe Ausgaben entstehen, wenn Unternehmen viele Rechnungen versenden müssen. Durch die Umstellung auf E-Rechnungen entfallen diese Kosten. Dementsprechend sparen Unternehmen bei den folgenden Kostenblöcken:

• Papier
• Tinte
• Porto
• Logistik
• Arbeitszeit

Geringerer Verwaltungsaufwand

Manuelle Prozesse, welche durch die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen bedingt sind, führen in der Regel zu einem besonders hohen Arbeitsaufwand. Reduzieren lässt sich dieser durch die Nutzung von elektronischen Rechnungen. Grund hierfür ist die Automatisierung von einigen manuellen Aufgaben. Der geringere Verwaltungsaufwand führt zu deutlich niedrigeren Kosten. Grundsätzlich lohnt es sich für Unternehmen, auf eine gute Rechnungswesen-Software zu setzen, wenn es darum geht, die hohen gesetzlichen Anforderungen an Rechnungslegung, Buchführung und Jahresabschluss zu erfüllen und den Verwaltungsaufwand dabei auf ein Minimum zu reduzieren.

Artikel vom 29.03.2024

Schlagwörter: Rechnungswesen, E-Invoice, Datenschutz