Einfachheit, Offenheit und Anpassbarkeit sind Trumpf

Die INP GmbH ist ein Anbieter von Ingenieurdienstleistungen für Prozessleittechnik, Automatisierungstechnik und elektrische Energietechnik und seit 1989 am Markt. Im Jahr 2005 – INP hatte eine Größe von 50 Mitarbeitern erreicht – suchte das Unternehmen eine ERP-Software, die seinen vielseitigen und stetig internationaler werdenden Aufgaben gerecht werden konnte. Außerdem sollte die Software die speziellen Anforderungen eines Dienstleisters abbilden: Bei INP werden von der Planung bis zur Inbetriebnahme von Kraftwerken oder elektrotechnischen Anlagen alle Leistungen als Projekte abgewickelt – mit einer Gesamtdauer von häufig mehreren Jahren. Nach eingehender Prüfung fiel bei INP die Wahl auf die kaufmännische Standard-Software von GDI.

GDI entwickelt seit über 30 Jahren kaufmännische Software für den Mittelstand und gehört mit 37.000 Programminstallationen zu den größten Anbietern von Business-Software in Deutschland. Neben der GDI-Warenwirtschaft sind bei INP die GDI-Programme Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung im Einsatz. Wichtigstes Merkmal der kaufmännischen Software von GDI ist die Offenheit und Flexibilität der zugrundeliegenden Programmarchitektur. Dadurch können GDI-Programme in den verschiedensten Verwendungssituationen zum Einsatz kommen und an branchen- oder unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden.

So viel Standard wie möglich, so viele Individualfunktionen wie nötig
Auch bei INP wurde die GDI-Software an verschiedenen Stellen angepasst, um die ERP-Funktionalitäten für die Besonderheiten eines mittelständischen Dienstleistungsunternehmens nutzbar zu machen. So wurden vom regionalen GDI-Fachhandelspartner zusätzlich Module für die Projektverwaltung, Projektauswertungen und Projektzeiten eingerichtet. Wichtig war dabei, die leichte Handhabbarkeit der Datenbestände zu gewährleisten: „Als Dienstleister, der sich in einem sehr dynamischen Markt bewegt, sind beispielsweise individuelle Reportings für uns besonders wichtig“, berichtet Kai Kauther, Leiter für das Controlling und Accounting bei INP. „Hier schätzen wir die GDI-Report-Designer, mit denen wir eigenständige Anfragen erstellen können – ein sehr gutes Feature, das insbesondere dadurch überzeugt, dass die Abfrageergebnisse systemübergreifend weiterverarbeitet werden können.“ Dietmar Franz, Projektkaufmann bei INP, ergänzt: „Der Charme der GDI-Programme liegt in ihrer Schlichtheit. Die Datenbankstruktur ist einfach und transparent gestaltet. Dadurch findet man alle benötigten Informationen sehr schnell, während die Software gleichzeitig offen für Eingriffe bleibt.“ Außerdem schätzt man bei INP, dass bei kleineren Anpassungen die Unterstützung durch den GDI-Fachhändler gar nicht nötig ist – stattdessen kann das Customizing zumeist inhouse erfolgen.

Gleichwohl können auch bei INP die meisten Buchhaltungsaufgaben mit den Standardfunktionen der GDI-Software abgedeckt werden. „Wir arbeiten bevorzugt mit den Standards des GDI-Systems, da bei Updates der Software die Individualisierungsleistungen jedes Mal aufs Neue berücksichtigt werden müssen“, erläutert Kauther. Häufig reicht hier bei INP schon eine bloße Umetikettierung – so werden etwa statt physischen Gütern Dienstleistungen als Artikel in der GDI-Warenwirtschaft angelegt.

Schnittstelle ermöglicht reibungslosen Datenaustausch mit Fremdsystemen
Für die Personalzeiterfassung und die Auslastungsplanung der freien und fest angestellten Mitarbeiter setzt INP ein spezielles Projektmanagement-Programm eines Drittanbieters ein. Das Projektmanagement-Tool und die ERP-Software von GDI sind durch eine Schnittstelle miteinander verbunden, ein Datenaustausch erfolgt täglich in den Nachtstunden: Ausgangs- und Eingangsrechnungen von GDI werden in die Projektverwaltung importiert, die Personaldaten werden in die GDI-Software eingespeist. So ist im Projektmanagementsystem tagesaktuell ersichtlich, wie sich Projekterlöse und -kosten zueinander verhalten und die Arbeitszeiten oder auch Reisekosten der Mitarbeiter können in der GDI-Software direkt weiterverarbeitet werden.

GDI ist gemeinsam mit INP gewachsen
Heute beschäftigt INP alleine in Deutschland rund 200 Mitarbeiter – neben 140 fest angestellten Mitarbeitern auch rund 50 Freiberufler. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen über Standorte in sieben Ländern, u. a. in Brasilien, den USA und Südafrika. Am Hauptsitz im pfälzischen Römerberghaben 15 Personen direkt mit GDI-Software zu tun, 10 Mitarbeiter in der kaufmännischen Abteilung und der EDV-Abteilung arbeiten ausschließlich mit GDI. „Seit unserer Entscheidung für GDI hat sich die Zahl unserer Mitarbeiter vervierfacht und es gibt heute keine Weltregion mehr, in der wir nicht mit unseren Dienstleistungen aktiv sind“, berichtet Kauther vom INP-Controlling. „Dass GDI über diese Zeit unsere Anforderungen erfüllen konnte, ist wirklich bemerkenswert und spricht für die hohe Anpassungsfähigkeit des Programms.“


Weitere Informationen über ERP für Dienstleister von GDI.

Artikel vom 30.08.2011

Schlagwörter: Business-Software, ERP, Finanzbuchhaltung, Software, Warenwirtschaft