ERP-Lösungen für Unternehmensberatungen – Wenn Excel an die Grenzen stößt…

Stefan führt eine erfolgreiche Unternehmensberatung. Nach den ersten drei Jahren gewann er schließlich drei große Kunden. Ein ERP-System musste her. Schnell musste er sowohl neue Mitarbeiter einstellen als auch seine Prozesse im Unternehmen besser organisieren. Bisher schrieb er Rechnungen mit Excel, führte Arbeitslisten mit Excel und managte Projekte mit Excel. Die Grenzen des Machbaren waren bald erreicht, zumal seine großen Kunden Stefan in mehr Standards zwangen. Es war so weit, ein ERP-System war nun erforderlich, um alle Prozesse über alle Geschäftsbereiche hinweg End-to-End abzubilden.

Doch wie finden Dienstleistungsunternehmen in der Beratung, Agentur oder Logistiker das passende ERP-System? Welche Prozesse soll das ERP unbedingt abbilden? Welche Kosten entstehen für die Implementierung und den Betrieb? Wie lassen sich Kosten sparen?

Warum ERP-Lösungen im Wachstumsprozess wichtig sind

Ob Beratung, Agentur, Logistik oder weitere, sämtliche Dienstleistungsunternehmen setzen auf ähnliche Prozesse. Soweit das Unternehmen wächst, müssen solche Prozesse standardisiert und bestenfalls automatisiert werden, um den wachsenden organisatorischen Aufwand zu managen. Spätestens an diesem Zeitpunkt stellt sich die Frage nach einem ERP. Häufig setzen kleinere Unternehmen zunächst auf ein CRM-System, das bei genauerem Hinsehen oft auch ein paar Funktionen bietet, die einem ERP näherkommen. Typisch ist die Funktion der Angebots- und Rechnungserstellung. Am Ende müssen die einzelnen Rechnungen aber wieder an den Steuerberater gesendet werden, der diese in einer Buchhaltungssoftware verbucht.

ERP-Systeme können solche Vorgänge automatisieren, da die Rechnungen automatisch verbucht werden können. Auch für SaaS Anbieter, die Abos verbuchen, kann ein ERP-System Buchungsvorgänge automatisieren. Agenturen und Unternehmensberater haben zudem die Herausforderung, die Zeiten der Mitarbeiter zu dokumentieren und diese einzelnen Kundenprojekten zuzurechnen. All das spricht für den Einsatz eines ERPs.

Standard versus Customizing

In der Welt der ERP-Systeme existieren zwei Philosophien: Entweder setzt das ERP-System die Standardprozesse und das Unternehmen passt deren Prozesse an die Software an, oder das Unternehmen gibt die bestehenden Prozesse vor und die ERP-Software muss sich an diese Prozesse anpassen bzw. die Prozesse in der Software modellieren. Je mehr ein ERP-System allerdings durch Customizing verändert wird, desto aufwändiger können spätere Updates werden. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette fällt meist einfacher aus, wenn man auf Standardprozesse setzt. Insofern kommen Unternehmen in den meisten Fällen zu der Entscheidung, eher auf Standardprozesse zu setzen und das Unternehmen an die Software anzupassen als andersherum. Der eigentliche Aufwand entsteht in diesem Fall nicht durch die Implementierung der Software, sondern im Management des Change Prozesses. Wenn sich jahrelang Mitarbeiter auf bestehende Prozesse eingespielt haben, werden sie nicht alle damit einverstanden sein, diese Prozesse zu verändern. Der Grund: Ängste. Ängste um den Arbeitsplatz, die Angst des fehlenden Verständnisses. Es gilt, frühzeitig mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und die Vorteile darzustellen sowie Hilfestellung bei der Umstellung in Aussicht zu stellen, so dass sich das Team abgeholt fühlt und mitgestalten darf.

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Typische Einsatzbereiche im Dienstleistungssektor, die ein ERP abbilden muss

Projektmanagement
Bei Dienstleistern ist das Management von Projekten Alltag. Umso wichtiger, dass ein ERP alle Standardphasen eines Projekts digitalisiert. Die Kalkulation von Projekten, die Projektbesetzung und Beschaffung von Ressourcen sollten in der Planungsphase unterstützt werden. Bei der Durchführung von Projekten ist die Erfassung von Zeiten und Aufwänden sowie die Überwachung von Projektfortschritten bis zum Projektabschluss mit einem ERP abzubilden. Darunter kann auch die Abrechnung von Spesen fallen, die einem oder mehreren Projekten zuzuordnen sind. Außerdem sollten moderne ERPs flexible Abrechnungsmodelle mit Kunden ermöglichen. Ob per Meilenstein, Zahlungsplan oder Festpreis; je mehr Verfahren ein ERP anbietet, desto besser lässt es sich im Unternehmen integrieren.

Customer Experience
Im Sinne einer 360 Grad Kundensicht sollte ein ERP alle kundenspezifischen Daten in Echtzeit zur Verfügung stellen. So lassen sich Marge und Profitabilität prüfen und Frühwarnsysteme aufsetzen sowie die Kundenbeziehungen maximal personalisiert gestalten.

Business Intelligence
Mit Hilfe von Echtzeitdaten aus dem ERP wird der Geschäftsleitung die Möglichkeit geschaffen, das Unternehmen vorausschauend zu steuern und agil am Markt auszurichten. Eine ganzheitliche Sicht auf die wichtigsten KPIs des Unternehmens sind ebenso wichtig wie rollenspezifische Berichte, die aus dem ERP generiert werden können. Zusammenarbeit mit Partnern Die flexible Zusammenarbeit mit externen Firmen wird zum Wettbewerbsvorteil. Um die daraus entstehenden Prozesse transparent abzubilden, kann ein ERP zum Beispiel Rahmenverträge abbilden und untereinander abgerechnete Leistungen vor der Rechnungsstellung prüfen.

E-Commerce
Verfügt ein Unternehmen über einen Online Shop oder ein Abo Modell, sollte ein ERP alle Transaktionen integrieren und automatisieren, so dass digitale Geschäftsmodelle skaliert werden können.

Die Auswahl des passenden ERP-Systems

Die Auswahl eines passenden ERP-Systems ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Implementierung. Ein sorgfältiger Auswahlprozess gewährleistet, dass die gewählte Software den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens entspricht.

Bevor der Auswahlprozess beginnt, ist eine umfassende Analyse der Unternehmensanforderungen von entscheidender Bedeutung. Dies umfasst die Identifizierung von Schwachstellen in den bestehenden Prozessen, die Ermittlung der Ziele der ERP-Einführung sowie die Festlegung der Anforderungen an Funktionalitäten und Module. Die Einbindung verschiedener Abteilungen und Stakeholder ist essenziell, um ein vollständiges Bild der benötigten Funktionen und Prozesse zu erhalten.

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Artikel vom 12.12.2023

Schlagwörter: ERP