Fast Close im Rechnungswesen - Möglichkeiten und Potentiale moderner ERP-Software von SAP

Fast Close – die beschleunigte Erstellung der Periodenabschlüsse, insbesondere des Jahresabschlusses – kann das zur Verfügung stellen der im Abschluss ermittelten Informationen entscheidungsrelevant, also nicht nur inhaltlich zuverlässig, sondern auch zeitnah, ermöglichen. Besonders der Aspekt „zeitnah“ spielt, beispielsweise bei Basel II, eine tragende Rolle: die Kapitalgeber erwarten verlässliche und schnelle Informationen. Börsennotierte internationale Unternehmen nutzen diese Methode bereits seit langem um die Anforderungen des Kapitalmarktes zu erfüllen; hier ist eine Veröffentlichung des Jahresabschlusses spätestens 60 Tage nach Ablauf des Geschäftsjahres Pflicht. In Deutschland dagegen gilt für große Kapital- und Personengesellschaften eine Frist von 12 Monaten.

Der nach deutschen Rechnungslegungsvorschriften erstellte Jahresabschluss kann also die „Entscheidungsrelevanz“ im Zweifelsfall nicht leisten, da nach einem Jahr die Daten nicht mehr aktuell, sondern bereits veraltet sein können.

Nun ist die Umstellung der Abschluss-Prozedur auf den Fast-Close Ansatz ein komplexer Prozess, der seitens des Executive Management angeordnet und vom Unternehmen gewollt und gelebt werden muss. Kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortwährender Prozess, der nicht nur im abschlussrelevanten Zeitraum stattfindet, sondern das gesamte Geschäftsjahr umfasst.

Schnellere Datenbeschaffung

Doch welche Voraussetzungen sind zu schaffen, um Abschlüsse erfolgreich, also inhaltlich verlässlich und zeitnah, durchzuführen? Zuerst gilt es, eine schnellere Beschaffung der abschlussrelevanten Daten zu erreichen, d.h. zum vorverlegten Stichtag müssen die Informationen in ausreichender Qualität zur Verfügung stehen. In der Praxis erlebt man, dass Geschwindigkeit leider oft genug mit sinkender Qualität bezahlt wird. „Schnell, dafür schlampig“, darf die Losung allerdings keinesfalls lauten. Doch wie kann man schneller und genauer werden? Eine einfache Möglichkeit, den Aufwand während des Abschlusses zu verringern, ist nach Tätigkeiten Ausschau zu halten, die zeitlich vorgezogen werden können. Somit entzerrt man den Abschlusszeitraum, beispielsweise durch regelmäßige Kontenabstimmung innerhalb der Perioden, das Vorverlegen der Stichtagsinventur oder durch Umstellung auf permanente Inventur, etc. Die zu erledigende Arbeit wird erst einmal nicht weniger, sondern wir entspannen damit nur den eigentlichen Abschlusszeitraum. Ein nicht zu unterschätzender positiver Nebeneffekt ist allerdings, dass die Qualität der Informationen sich in der Summe verbessert, wenn permanent während des gesamten Geschäftsjahres bereits der schnellere und qualitativ hochwertigere Jahresabschluss die eigentliche Triebfeder der handelnden Personen ist.

Prozesse und Ablauforganisation

Daneben sind zweitens Prozesse und Ablauforganisation im Unternehmen zu beschreiben, kritisch zu prüfen und gegebenenfalls auf Fast Close Belange zu optimieren. Controlling, IT, Orga, Einkauf, Finanz- und Rechnungswesen, etc. müssen Hand in Hand Abläufe aufeinander abstimmen und vereinfachen, manuelle Tätigkeiten reduzieren und dabei die Fehlerhäufigkeit reduzieren. Dabei sind die inneren Grenzen des Unternehmens durchaus zu überschreiten; das Verhalten von Kunden und Lieferanten ebenso, wie das von Mitarbeitern und Abschlussprüfern.

IT-Infrastruktur und Software

Drittens sind die IT-Infrastruktur und die eingesetzte Software auf Fast Close Belange zu prüfen. Sind die richtigen IT Systeme im Einsatz? Können die Mitarbeiter effizient damit umgehen? Folgt meine Software den Prozessketten im Unternehmen, oder orientieren sie sich an Abteilungs-Silos? Ist dieDatenqualität ausreichend? Sind die Informationsflüsse im Unternehmen quantitativ und qualitativ ausreichend und von den Mitarbeitern akzeptiert?

Bei aller Verkürzung und Verlagerung der Abschlusstätigkeiten, bei Schätzungen und Prognosen, ist es zwingend notwendig, das Vorsichtsprinzip noch stärker in den Vordergrund zu stellen. Und gerade während der Umstellung auf Fast Close, wenn bekannte (Prozess-) Pfade verlassen werden und sich Aufgaben, Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten ändern, ist es wichtig, besondere Vorsicht und Umsicht walten zu lassen. Auf keinen Fall darf es zu ungenauen oder qualitativ minderwertigen Abschlüssen kommen.

Fast Close beginnt – wie alle Veränderungen – im Kopf. Hat man sich erst einmal dafür entschieden auf die Reise zu gehen, bietet der Ansatz hervorragende Gelegenheiten die Qualität und Effizienz im Finanz- und Rechnungswesen, als Prozess, unter Einbindung aller Unternehmensbereiche, kritisch zu diskutieren und Potentiale prüfen.

Datenbearbeitung

Doch wie ist es möglich, den kompletten Abschluss in wenigen Tagen nach dem Ultimo zu erstellen? Hierzu soll nun der Fokus auf die Gestaltung des Abschlusses als Prozess gesetzt werden. Er besteht aus Beteiligten und Arbeitsschritten, die diese an Informationen („Daten“) vornehmen. Folglich liegt der Fokus darauf, die Handelnden zu koordinieren, die Arbeitsschritte in die richtige Reihenfolge zu bringen und sinnvoll zu planen sowie die Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen. Neben dem Prozess existieren Randbedingungen, die ihn ermöglichen oder erleichtern (Umfeld). Mit dieser „Brille“, der des Prozessorganisators, soll im Folgenden „der Abschluss“ beleuchtet werden. Was hält diesen Prozess auf, was verkürzt ihn? An welcher Stelle entstehen Engpässe, wie können diese aufgelöst werden. Manche der Schlüsse mögen dem Leser als nicht machbar erscheinen. Jedoch sei versichert, dass diese Verfahren durchaus in der Praxis erfolgreich angewandt werden.

Randbedingungen

Wenden wir uns zunächst den Randbedingungen des Prozesses zu. Dies sind unter anderem die fachlichen Voraussetzungen, damit ein schneller Abschluss gelingen kann, die im Umfeld der Organisationseinheit des Rechnungswesens liegen. Hier gilt es, die Berührungspunkte zu anderen Bereichen zu identifizieren und betriebswirtschaftlich zu optimieren. So kann beispielsweise die Ermittlung und Berechnung von Abgrenzungen minimiert werden, indem der Vertrieb angewiesen wird, Verträge so abzuschließen, dass keine Abgrenzungen zu berechnen sind. Dessen Abschlüsse könnten nämlich mit dem Geschäftsjahr enden oder es könnte durch vertragliche Bestimmungen sichergestellt werden, dass Leistung und Rechnungsstellung grundsätzlich zusammen fallen. Auch die meisten Rückstellungen können bereits im Voraus berechnet werden. Diese Regel kann ebenso für Verträge des Einkaufs angewandt werden. Auch Forderungen können bereits unterjährig in ihrem Wert korrigiert werden – regelmäßig im Monatsabschluss oder bereits bei Bekanntwerden von Informationen über Kunden, wie schlimmstenfalls deren Konkurs. Im Bereich der Personalabrechnung können Buchungen bereits vor dem Ultimo vorbereitet werden. Voraussetzung wäre, die Abrechnungsdaten ab einem bestimmten Datum nicht mehr zu ändern und die Notwendigkeit von Änderungen, die nach diesem Datum bekannt werden, im Folgemonat in Form einer Korrektur zu berücksichtigen. Möglich ist auch, Werte nach Abschätzung vorweg zu nehmen und vorzeitig zu buchen. Allerdings sind diese sehr interessanten Verfahren nicht Gegenstand dieses Artikels, ebenso wie das Vorgehen, bereits im 12. Monat mit der Prüfung des bestehenden Buchungsstoffes zu beginnen, der dann ja bereits 11/12 umfasst.

All diesen Maßnahmen ist eines gemein: sie dienen der Vermeidung von Abschlussaktivitäten oder deren Vorwegnahme. Damit ist die Umverteilung der Arbeitslast in den laufenden Monat hinein gemeint, so dass die Durchführung des Abschlusses nicht von operativen Aufgaben im Rechnungswesen behindert wird, die vermeintlich erst jetzt erledigt werden können. Das kann zum Teil mit einfachen Mitteln erreicht werden. Etwa durch das vorzeitige Ausführen des Zahllaufs für Verbindlichkeiten, um die Arbeiten bei der Kontoauszugserfassung nicht am Abschlusstag erledigen zu müssen.

Eine ähnliche Wirkung hat die aktive Steuerung der Fälligkeit von Forderungen: Durch geschicktes Terminieren der Rechnungsstellung und Vorgabe von Zahlungsvereinbarungen kann vermieden werden, dass alle Kundenzahlungen zum Monatsende eingehen. Eine hohe Arbeitslast im Abschluss erzeugt beispielsweise die Kombination der Zahlungsvereinbarung „binnen vier Wochen“ mit einem Fakturalauf, der jeweils zum Ultimo gestartet wird. Zu einem gleichen Ergebnis führt die Fälligkeit „vier Wochen zum Monatsende“: die Zahlungen gehen im Zeitraum vom 31. bis in den Folgemonat hinein ein, da die Kunden auf die Gewährung von Kulanztagen spekulieren. Allerdings konzentriert sich genau in diesem Zeitraum die Arbeitslast.

In Konzernen ergeben sich weitere Möglichkeiten zur Vorverlegung von Tätigkeiten: Verlegen sie die Abrechnung von Lieferungen und Leistungen im Konzern ein paar Tage vor den Abschluss. Dann ist nämlich eine Abstimmung der Forderungen und Verbindlichkeiten im Konzern bereits vorzeitig möglich. Rechnungen für Leistungsaustausch zwischen Faktura und Ultimo können dann in einer in ihrem Umfang wesentlich „kleineren“ Abrechnung erfolgen. Soweit die Nennung einiger Beispiele zu Maßnahmen, die geeignet sind, die Arbeitslast in der Abschlussphase spürbar zu senken.

Ablauf Rechnungswesen

Kommen wir von den Randbedingungen des Abschlussprozesses zurück zu dessen ablauforganisatorischen Aspekten in der Organisationseinheit „Rechnungswesen“ selbst. Wie oben dargestellt ist es möglich, durch die Absprache mit zuliefernden Bereichen die zum Monatsende übliche Arbeitsspitze im Rechnungswesen abzuflachen oder zu vermeiden, so dass mehr Ressourcen für die Erstellung des Abschlusses bereit stehen. Außerdem wurde erläutert, wie es möglich ist, Abschlussarbeiten vor den Monatsletzten zu verlegen. Wichtigstes Hilfsmittel zur Koordination dieses veränderten Vorgehens ist die Erstellung eines Abschlusskalenders, der alle Schritte eines Abschlusses im Rechnungswesen, aber auch für zuliefernde Bereiche auflistet. Liegt die Liste vor, gilt es, die Reihenfolge und Abhängigkeiten, das heißt, Vorgänger und Nachfolger der einzelnen Vorgänge zu identifizieren, so dass die einzelnen Termine durch Vorwärts- und Rückwärtsterminierung um den „Tag X“, den letzten Tag der Periode, terminiert werden können. Letztendlich ergibt sich hieraus ein generischer Abschlusskalender, der in der Form „Tag X +/- y“ angibt, dass eine Aufgabe generell y Arbeitstage nach oder vor dem Ultimo („X+0“) terminiert werden muss. Der Termin „X-2“ bezeichnet beispielsweise den vorletzten Werktag im Monat, „X+5“ den fünften Werktag im neuen Monat. Ein so beschriebener Abschlussplan kann dann sehr leicht auf jede künftige Periode angewandt werden.

Abschließend gilt es, Verantwortliche für die jeweiligen Schritte zu identifizieren. Optional können, um ein Vier-Augen-Prinzip zu etablieren, Genehmigende eingetragen werden, welche Arbeitsergebnisse eines Arbeitsschrittes bestätigen müssen. Diese Prüfung mag zunächst als zeitraubend erscheinen, aber wie viele Stunden oder Tage müssen zusätzlich aufgewandt werden, wenn die Ergebnisse eines Arbeitsschrittes nichtig sind und somit auch Folgeschritte erneut ausgeführt werden müssen?

Wichtigste Funktion des Kalenders ist es, im Vorfeld Verantwortlichkeiten und Liefertermine für den Abschluss unternehmensweit zu kommunizieren und darzustellen. Kommt der Plan dann zur Ausführung, dient er als Steuerungsmittel, um die einzelnen Aufgaben zu koordinieren und Arbeitsrückstände zu erkennen und Terminverschiebungen berechnen zu können. Damit ist er ein wichtiges operatives Steuerungsmittel. Natürlich mag die Ausführung des Monatsabschlusses im „kreativen Freestyle“ manchem Buchhalter angenehmer anmuten. Die Ausführung nach einer wiederholbaren Prozedur trägt jedoch maßgeblich zur Sicherung der Datenqualität bei und ermöglicht, bei entsprechender Dokumentationstiefe, die Durchführbarkeit auch bei Krankheit oder Vertretung.

Zur Einführung eines Abschlusskalenders sollte zunächst mit einer kurzen Liste an Aufgaben begonnen werden. Halten Sie diese offen für Ergänzungen während des Abschlusses, halten Sie eine Spalte „Vermerke zum Prozess“ ein. Anhand dieser kann die Liste von Abschluss zu Abschluss wachsen und verbessert werden. Denn zur Anwendung der Liste gehört natürlich auch ein Feedbackprozess, anhand dessen der Plan ständig verbessert wird.

Monatsabschluss

Auf den oben erwähnte Aspekt der wiederholbaren Prozedur soll hier weiter eingegangen werden: Angenommen, bereits jeder Monatsabschluss würde als ein reduzierter Jahresabschluss ausgeführt werden, d.h. in allen wichtigen Punkten wie bestimmter Abstimmtätigkeiten, Kontenklärungen, Wertkorrekturen und Bewertungen. Dann heißt das doch, dass im Jahresabschluss lediglich ein Zwölftel des Buchungsstoffes zur Bewältigung verbleibt. Die notwendigen Arbeiten sind eingeübt, die Quellen von Abstimmfehlern, notwendige Wertkorrekturen bereits unterjährig identifiziert. Böse Überraschungen bleiben aus, die Prozeduren sind bekannt. Idealerweise werden auch bereits identifizierte Abweichungen von Planwerten ermittelt und an die entsprechenden Gremien (Geschäftsführung, Controller, konsolidierende Gesellschaften) in ihren Ursachen und Effekten kommuniziert.

Informationstechnik

In den bisherigen Ausführungen ging es vor allem um das Verständnis des Periodenabschlusses als Arbeitsprozess mit Geschäftsvorfällen, Arbeitsschritten und Beteiligten. Als zentrales Organisationsmittel wurde der Abschlusskalender vorgestellt. Weiten wir nun unsere Überlegungen auf ein weiteres Arbeitswerkzeug aus: die Informationstechnik. Wie kann Software den Abschluss in wenigen Tagen unterstützen? Hier hilft es, zunächst einen Blick auf mögliche Zeittreiber zu werfen, die von den digitalen Helfern selbst verursacht werden. Ein großer „Zeitfresser“ davon ist fehlende Integration. Eine bunt gesprenkelte Landschaft aus IT-Werkzeugen und Systemen ohne jede Verbindung untereinander kann dem Buchhalter im Abschluss so manche Sorgenfalte bereiten. Man stelle sich eine gar nicht so fiktive Systemwelt vor, die in einem Abschluss dieses Bild bietet: die Warenausgänge, die das Warenwirtschaftssystem protokolliert hat, passen nicht zum Rechnungsvolumen aus dem CRM-System1, mit dem die Rechnungen erstellt worden sind, und die Schnittstelle aus diesem zum Buchhaltungssystem muss aufwändig abgestimmt werden, weil die neue Verkaufsaktion mit Spezialrabatt in den Schnittstellen nicht dargestellt werden kann, mit der die Daten zwischen beiden Anwendungen ausgetauscht wird. Der IT-Dienstleister, der die Schnittstelle programmiert hat, arbeitet zwar an der Anpassung der Programme, jedoch verliert er sich derzeit in der Kommunikation zwischen dem Hersteller des Faktura- und des Buchhaltungssystems. Ein Buchhalter in dieser Situation würde wohl den Traum von einem System träumen, das alle Prozesse integriert abbildet und die Datenbestände der einzelnen Systembausteine automatisch abstimmt. Idealerweise würde es Fehler dann auch automatisch erkennen und dem IT-Dienstleister melden.

Somit wäre zunächst einmal festzuhalten: Das ideale System für einen Fast Close unterstützt alle Prozesse des Unternehmens integriert. Aus den Kundenaufträgen entstehen Anweisungen für den Warenausgang, aus den erfolgten Warenausgängen automatisch die Kundenrechnung und die Anpassung des Lagerbestandes. Aus diesen Vorfällen wiederum werden automatisiert die Buchungen im Hauptbuch abgeleitet. Eine Abstimmung erfolgt automatisch durch das System. Am besten kontinuierlich, nicht erst im Abschluss bei Datenübernahme. Derartige Systeme, die den kompletten betrieblichen Planungs-, Steuerungs- und Leistungsprozess unterstützen, gibt es bereits in Form von ERP-Systemen2. Wichtigstes Merkmal für die Beschleunigung des Abschlusses ist hierbei die Integration: ein einziges System wird über die komplette Leistungskette verwendet, die Schnittstellenanzahl und damit einhergehender Abstimmaufwand wird minimiert, die Buchhaltung entsteht automatisiert auf Basis stimmiger Daten.

Integration der Kostenrechnung

Doch zurück zu unserem alpträumenden Buchhaltungsleiter. Oftmals wird – und das auch durchaus gewollt und begründet durch klassische Lehre und bewährte Praxis – die Kostenrechnung in einem eigenen Rechnungskreis abgebildet. Hier zu bemerken ist, dass die kostenrechnerische Abbildung der betrieblichen Aktivität in einem eigenen Rechnungskreis doppelte Datenpflege und zusätzlichen Abstimmaufwand erfordert. Schließlich muss das Ergebnis der bilanziellen wie der kostenrechnerischen Betrachtung am Ende doch übereinstimmen. Moderne ERP-Software kann bereits bei jeder (dann automatisch erfolgenden) Buchung Kostenträger- und Kostenstellenaspekte als sekundäre Buchungsmerkmale aus den zugrundeliegenden Daten (Beispiel Kundenrechnung: verkauftes Produkt als Kostenträger) mit verzeichnen. Eine kostenrechnerische Betrachtung ist jederzeit möglich, es besteht kein Abstimmungsbedarf mehr. Daneben bleibt festzuhalten, dass eine Reduktion der Rechnungskreise auf einen einzigen die Gelegenheit bietet, internes und externes Rechnungswesen zu harmonisieren. Der Ansatz rein kalkulatorischer Bewertungen ist dennoch weiterhin möglich.

An dieser Stelle soll nicht generell einer parallelen Bewertung widersprochen werden. Jedoch ist diese nur zu rechtfertigen, wenn sie auch einem besonderen, legalen Berichtsbedürfnis Rechnung trägt. In vielen Betrieben erfolgt die Abbildung einer parallelen Bewertung nach einem abweichenden Rechnungslegungsprinzip (zum Beispiel nach Steuerrecht und Handelsrecht oder zusätzlich nach einer internationalen Vorschrift wie IFRS und US-GAAP) per Überleitungsrechnung.

Es wird zunächst der Abschluss nach HGB fertig gestellt, danach ein abweichender Wertansatz ermittelt und auf Überleitungskonten dargestellt. In den Finanzberichtsstrukturen für die einzelnen Berichte (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) werden dann diese Konten aufwändig, je nach Darstellungsform, dazu gelesen oder unterhalb der Bilanz gezeigt. Sie müssen sich in Summe auf null saldieren (sogenannte „Mickey-Mouse-Lösung“), sofern alle Überleitungsbuchungen richtig ausgeführt worden sind.

Wäre es da nicht geschickter, die Konten in parallel geführten Rechnungslegungswerken zu führen und gleich bei Entstehung des Geschäftsvorfalles mit dem Wert zu buchen, der nach der jeweiligen Rechnungslegungsvorschrift zulässig ist, und nicht sequentiell erst den einen Abschluss, dann den nächsten durch Buchung des Deltas zu erstellen? Zur Illustration sei hier die Darstellung einer Anlage genommen, die nach HGB mit einer zum Steuerrecht abweichenden Nutzungsdauer abgeschrieben wird. Bei einer parallelen Buchführung mit mehreren Rechnungslegungswerken könnte man jeweils die gleichen Anlagekonten buchen, jedoch mit den jeweiligen Werten. Dies hätte dann auch zum Vorteil, dass man einem Steuerprüfer nicht den bilanziellen Ansatz offenbaren müsste, der bei einer Überleitungsrechnung zu Tage träte: man ist in der Lage, einen komplett eigenen Abschluss nach Steuerrecht zu übergeben.

Liste der Abschlusstätigkeiten

Nachdem wir das „ideale ERP-System“ anhand seines Integrationsgrades und der Organisation des Rechnungswesens skizziert haben, sollte es auch die Aspekte darstellen, die weiter oben zur Ablauforganisation im Abschluss ausgeführt wurden. Ideal wäre hier ein zentraler Punkt im System, der sich den Abschlusstätigkeiten widmet: ein Cockpit für den Abschluss. Es müsste eine aus der Konfiguration des Systems abgeleitete Liste an Abschlusstätigkeiten generieren, anhand derer der Abschluss geplant werden kann. Diese Liste sollte natürlich nur relevante Punkte enthalten. Betreibt das Unternehmen eigene Lager, so sollte diese Liste auch die notwendigen Abschlussschritte zur Bewertung der Bestände aufführen. Ist das Modul nicht aktiv, so sollten auch die entsprechenden Schritte nicht in der Liste aufgeführt sein. Natürlich müssten die Schritte in der richtigen Reihenfolge erscheinen und Ihre jeweiligen Vorgänger kennen, damit durch eine Statussteuerung erkennbar ist, ob der Schritt bereits zulässig ist oder erst Vorarbeiten abzuschließen sind. Natürlich mag man einwenden, dass eine derartige Liste doch eigentlich auch in Microsoft Excel erstellt werden könne. Natürlich – sofern Erfahrung und Übung mit dem System vorliegt. Was jedoch im Falle einer Systemeinführung oder eines Vertretungsfalles? Das Cockpit sollte Schaltzentrale im Abschluss sein, aus dem Bewertungsläufe gestartet und Berichte aufgerufen werden können. Natürlich sollte eine derartige Liste um eigene Schritte erweiterbar sein, damit verschiedene Abschlussformen ausgeprägt werden können: ein Quartalsabschluss ist eben umfangreicher als ein Monatsabschluss.

Fazit

Der Abschluss in wenigen Tagen ist machbar. Voraussetzung sind Organisation, die Verringerung von Komplexität der Geschäftsvorfälle, die Vermeidung von zusätzlichen Arbeiten im Monatsabschluss durch organisatorische Maßnahmen über das Rechnungswesen hinaus sowie die Schaffung von Integration über die gesamte Wertschöpfungskette und alle Prozessvarianten hinweg. Dies vermeidet Abstimmaufwand und ermöglicht eine ständige Abbildung des Tagesgeschäftes. Weitere Zeit kann gewonnen werden durch geeignete Strukturierung des Rechnungswesens. Eine geeignete, durchgängige ERP-Software mag dies gewährleisten. Aber ebenso Mitarbeiter im Rechnungswesen, die Ihre Rolle mehr und mehr als Prozessgestalter sehen.

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Artikel vom 12.03.2012

Schlagwörter: SAP, Rechnungswesen, ERP