FibuNet beschleunigt Rechnungsbearbeitung im Porsche Zentrum Fulda

Der Einsatz moderner IT-Technologie zur Beschleunigung und Optimierung von Prozessen macht bei Porsche auch in der Administration nicht halt. Als relativ kleines Vertriebs- und Service-Zentrum war es für das Porsche Zentrum Fulda sehr wichtig, mit der Einführung einer neuen Rechnungswesen-Software den administrativen Aufwand für die Rechnungsbearbeitung, Buchhaltung und Kostenrechnung so gering wie möglich zu halten. Gleichzeitig galt es, die Qualität des Outputs zu erhöhen, was dem Porsche Zentrum dank FibuNet auf überzeugende Art gelungen ist.

Am Hauptstandort des Porsche Zentrums Fulda an der Kohlhäuser Straße wird mit insgesamt 22 Mitarbeitern das Leistungsspektrum eines typischen Autohändlers erbracht. Neben dem Neu- und Gebrauchtwagenvertrieb gehören u.a. das Ersatzteilgeschäft und der Werkstattbetrieb zum Leistungsspektrum des Porsche Spezialisten.

Die notwendig gewordene Ablösung der veralteten COMET-Software Fibu TOP war für das Porsche Zentrum Fulda Anlass, eine moderne Buchhaltungs- und Kostenrechnungssoftware einzuführen und in dem Zuge auch die administrativen Abläufe zu reorganisieren und zu straffen.

Zentrale Anforderungen an die neue Rechnungswesen-Software waren neben der Brancheneignung und sauberen Schnittstellen zum Händlersystem VAUDIS und dem KPI-Porsche Managementsystem insbesondere die Reputation im Markt sowie die flexible Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensprozesse.

Eine besondere Herausforderung des Porsche Zentrums Fulda war, dass die Buchhaltung standortbedingt mit erheblichen Rechnungsnachläufen konfrontiert war. Die Verwaltung ist in eine ca. 5 Kilometer entfernte Nebenstelle ausgelagert und konnte die zeitnahe Bearbeitung nebst Vollständigkeitsprüfung nicht effektiv sicherstellen. Durch Einsatz der vollständig web-basierten FibuNet Anwendung webIC wurden diese Unzulänglichkeiten vollständig behoben. Die Eingangsrechnungen werden nun nach Rechnungseingang unmittelbar gescannt und digital archiviert. Mittels der integrierten OCR-Erkennung und Extraktionssoftware wird ein Großteil der buchungsrelevanten Rechnungsdaten vollautomatisiert in Kontierungsvorschläge überführt.

Mithilfe des in FibuNet webIC enthaltenen Workflow-Designers konnten sämtliche Anforderungen in Bezug auf die individuellen Prüf- und Genehmigungsschritte reibungslos und komfortabel umgesetzt werden. Zeitverzögerungen in der Rechnungsbearbeitung aufgrund von „Bottlenecks“ in der Organisation gehören künftig ebenfalls der Vergangenheit an.

Vertrieb und Implementierung der bei Porsche Fulda in 2012 eingeführten FibuNet-Software erfolgte seitens des FibuNet Vertragspartners MK-IT Service, die den Kunden seitdem durch eigene Spezialisten sowie eine eigene Hotline betreut.

„Sämtliche Eingangsrechnungen sind jetzt dank FibuNet webIC sofort und vollständig im Blick“, so Berthold Jäger, kaufmännischer Leiter bei der Porsche Zentrum Fulda Kahrmann Sportwagen GmbH. „Positiver Nebeneffekt von FibuNet webIC: das System amortisiert sich in Windeseile durch die Einhaltung sämtlicher Skontofristen und vollständige, zeitnahe Ausnutzung des Vorsteuerabzugs.“

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Artikel vom 18.11.2013

Schlagwörter: Workflowmanagement