FibuNet optimiert bei Golf House Rechnungsbearbeitung für SAP

Als Qualitäts- und Innovations-Leader im Golfsport steht Golf House im engen Austausch mit allen führenden Herstellern, Lieferanten und Golfern weltweit - immer auf der Suche nach dem besten Equipment für alle Golf- und Mode-Interessierten. Die Suche nach exzellentem Equipment macht auch bei den internen Abläufen und der IT-Infrastruktur nicht halt. Durch den Einsatz des FibuNet webIC hat Golf House die Rechnungsbearbeitung nahezu vollständig automatisiert und liefert damit einen weitgehend fehlerbereinigten Daten-Input für das SAP-Buchführungsprogramm.

Golf House ist der führende Facheinzelhändler und Direktversender im deutschen Golfsport Markt. Das Unternehmen vertreibt sein Produktportfolio über eigene Filialen, Kataloge und einen umfassenden WebShop. Das bundesweite Filialnetz umfasst aktuell 19 Filialen.

Mit der Übernahme in 2011 durch die Unternehmensgruppe JAB Anstoetz als alleiniger Eigentümer haben sich für die Zukunft weitere Möglichkeiten eröffnet. Als langfristiges Engagement geplant, hat der Inhaberwechsel für innerbetriebliche Planungssicherheit und neue Expansionsmöglichkeiten gesorgt, die auch international konsequent umgesetzt werden. Mit der Integration in die international operierende Gruppe JAB Anstoetz ging die strategische Entscheidung einher, auch bei Golf House SAP als konzernweiten Standard einzuführen und damit die langjährig genutzte FibuNet-Rechnungswesen-Software abzulösen. In dem Zuge sollte die FibuNet-Lösung webIC für die automatisierte Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen in die Systemlandschaft von Golf House einschließlich SAP integriert werden.

Nach zügiger und problemloser Realisierung der Schnittstellen wurde das automatisierte Zusammenspiel der unterschiedlichen Systemkomponenten in FibuNet webIC umgesetzt. Seit Anfang 2013 kommt FibuNet webIC bei Golf House für die automatisierte Rechnungsbearbeitung erfolgreich zum Einsatz.

Alle monatlich rund 3.000 Eingangsrechnungen werden heute filialübergreifend zentral gescannt und eingelesen. Die den Wareneinkauf betreffenden Rechnungsdaten werden über den Workflow in dem Warenwirtschaftssystem Futura mit dem Wareneingang automatisch abgeglichen. Nur bei abweichenden Daten zwischen Rechnung und Lieferung werden die Eingangsrechnungen zur weiteren Bearbeitung an die Buchhaltung überspielt. Alle stimmigen Rechnungen werden automatisch in SAP „durchgebucht“, was bereits rund 80% des Rechnungsvolumens ausmacht.

Die den sonstigen Einkauf und die Kostenrechnung betreffenden Eingangsrechnungen stehen über das FibuNet webIC den verantwortlichen Mitarbeitern in betreffenden Filialen zur weiteren Bearbeitung in elektronischer Form und in Echtzeit zur Verfügung. Das Rechte- und Rollenkonzept in FibuNet webIC stellt eine lückenlose „Verteilung“ sicher. Die verantwortlichen Mitarbeiter zeichnen die Rechnungen im Browser frei und können bei Bedarf die Originalrechnung in elektronischer Form „auf Knopfdruck“ einsehen und ausdrucken. Bei Bedarf können dabei Buchungstexte und Kontierungsvorschläge hinterlegt werden.

Vor Überspielung freigegebener Rechnungsdaten in SAP wird die endgültige Vorkontierung und Qualitätskontrolle in der Zentralbuchhaltung vorgenommen.

"Dank FibuNet webIC konnten wir den Prozess der Rechnungsbearbeitung auf beeindruckende Art und Weise beschleunigen. Mindestens genauso wichtig ist uns jedoch die enorm verbesserte Rechnungskontrolle, mit der wir Abweichungen, Zahlendreher oder nicht GDPdU-konforme Formate nun sofort erkennen und aus der Buchhaltung heraushalten können“, so Michael Czyperek, Leiter Buchhaltung bei der Golf House Direktversand GmbH.

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Artikel vom 10.12.2013

Schlagwörter: Web-Services, SAP