FibuNet webIC verschafft Netto Marken-Discount hohe Nutzenvorteile

Automatisierte Rechnungsprüfung und -bearbeitung via Web-Browser

Die Ausweitung des Filialnetzes bei Netto Marken-Discount AG & Co. KG in Verbindung mit einem hohen Dezentralisierungsgrad führte zu einem erhöhten Steuerungsbedarf bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Durch die Einführung der webbasierten InvoiceControl-Lösung FibuNet webIC hat sich die Durchlauf- und Bearbeitungszeit der Belege erheblich reduziert und gleichzeitig die Transparenz deutlich erhöht. Der Vorsteuerabzug ist jetzt flächendeckend bei Rechnungseingang möglich. Allein durch die daraus resultierenden Zinsgewinne hat sich die Investition in FibuNet webIC bereits nach wenigen Monaten amortisiert.

Die Bestandsaufnahme der Bearbeitungsprozesse der Eingangsrechnungen bei Netto Marken-Discount machte deutlich, dass Handlungsbedarf bestand. Die hochkomplexen Abläufe in der Erfassung, Prüfung und Kontierung der Rechnungsbelege sollten transparenter gestaltet und spürbar vereinfacht werden. Bereits Ende 2009 hatte sich Netto Marken-Discount entschieden, FibuNet webIC einzuführen, um die diesbezüglichen, bisher dezentralisierten Prozesse, in einen übergreifenden Rechnungsworkflow zu integrieren.

Eine Kernaufgabe im Rahmen der Einführung der webbasierten InvoiceControl-Lösung von FibuNet war die Abbildung des individuellen Workflows mit rollenbasierten Zuständigkeiten auf der grafischen Oberfläche des Workflow-Designers. Dies trug entscheidend dazu bei, Effizienzpotenziale sichtbar zu machen. Der Workflow konnte darauf aufbauend kontinuierlich angepasst und optimiert werden, während damit gleichzeitig das System konfiguriert wurde.

Im Rahmen des Roll-Outs wurde schrittweise die Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen außerhalb des Warenbereichs für über 4.000 Filialen in das System übernommen. Seit August 2012 ist FibuNet webIC bei Netto Marken-Discount flächendeckend im Einsatz. Die deutschlandweit rund 250.000 Eingangsrechnungen pro Jahr werden in den 18 Logistik-Zentren laufend eingescannt und stehen für die weitere dezentrale und zentrale Bearbeitung an allen anderen Standorten elektronisch zur Verfügung. Mittels OCR-Erkennung werden buchungsrelevante Daten aus den Rechnungsbelegen automatisch extrahiert, so dass der weit überwiegende Teil der Daten für die Vorkontierung nicht mehr manuell eingegeben werden muss. Die eingescannten Belege werden anhand der automatisch erkannten Barcodes im Dokumenten-Management-System (DMS) archiviert und bei Prüfung, Genehmigung und buchungsbezogenen Vorgängen mit angezeigt. Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert.

Über 1.500 User sind bei Netto Marken-Discount in FibuNet webIC zum Zwecke der Prüfung, Genehmigung und Vorkontierung der Eingangsrechnungen eingebunden. Nach Freigabe werden die Rechnungen/ Vorkontierungen automatisch in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen, um die abschließenden Buchungsvorgänge auszulösen. Die nahtlose Integration in die Finanzbuchhaltungssoftware war ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl des Systems.

Durch die Einführung von FibuNet webIC hat sich die Durchlauf-/ Bearbeitungszeit der Eingangsrechnungen von einigen Wochen auf wenige Tage reduziert. Aufgrund der Unterstützung von  Belastungsanzeigen bei fehlerhaften Lieferantenrechnungen mit automatischer Generierung von Rechnungen an den jeweiligen Lieferanten hat sich das Ausmaß von Lieferantenrückfragen in der Buchhaltung drastisch reduziert. Während früher die Eingangsrechnungen erst nach dem zeitaufwändigen Durchlauf durch das gesamte Unternehmen mit Kontierung in der Buchhaltung sichtbar wurden, besteht heute bereits unmittelbar nach Rechnungseingang vollständige Transparenz über das gesamte Rechnungsvolumen. Die Vorsteuer kann jetzt bei allen Rechnungen unmittelbar nach Rechnungseingang geltend gemacht werden. Die damit einhergehende Beschleunigung des Vorsteuerabzugs um einige Wochen führt zu einem erheblichen Zinseffekt, der einen entscheidenden Beitrag dafür liefert, dass sich das Investment für webIC bereits nach einigen Monaten amortisiert hat.

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Artikel vom 11.03.2013

Schlagwörter: Mittelstand, Finanzbuchhaltung, Controlling