Fünf Handlungsfelder für die Digitalisierung Ihres operativen Einkaufs

Was ist der operative Einkauf?

Der Bereich des Einkaufs eines Unternehmens umfasst die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, wobei es sich um Betriebsmittel, Produktionsmittel und Dienstleistungen handelt.

Eines der wichtigsten Ziele des operativen Einkaufs ist es, die Waren zu möglichst niedrigen Preisen einzukaufen, um das Wohl des Betriebes zu fördern. Darüber hinaus sind unter anderem folgenden Tätigkeiten Aufgabe dieses Unternehmensbereichs:

• Identifizierung zuverlässiger Lieferanten
• Festlegung von Bestellmengen
• Verhandeln von Preisen
• Erteilen von Aufträgen
• Bestimmung von Bedarfen

Der Einkauf kann in den strategischen und den operativen Einkauf unterschieden werden. Zu den Aufgaben des operativen Einkaufs gehören das Auslösen einer Bestellung, die Lieferverfolgung und Terminüberwachung. Auch Retouren und Reklamationen werden von diesem bearbeitet und überwacht. Der strategische Bereich legt dagegen Lieferanten fest und handelt die Preise aus. Dieser arbeitet daher vorgelagert zum operativen Bereich.

Was ist Digitalisierung überhaupt?

Der Begriff der Digitalisierung wird immer wieder unterschiedlich verstanden. Dies hat zur Folge, dass der Begriff fließend ist. So ist eine eingescannte Rechnung noch nicht das vollständige Produkt einer Digitalisierung, sondern die enthaltenen Daten müssen zusätzlich so umgewandelt werden, dass diese auch weiterverarbeitet werden können. In der Realität wird im operativen Einkauf meist noch mit Insellösungen gearbeitet, die in einzelnen digitalisierten Bereichen resultieren. Ein ganzheitlicher Ansatz, der den gesamten Einkaufsprozess in einem umfassenden System abbildet, ist dagegen noch eher eine Seltenheit. Fast die Hälfte aller Unternehmen sagen in Befragungen aus, dass nur einzelne Bereiche des operativen Einkaufs digitalisiert wurden. Ein Drittel der mittelständischen Großunternehmen verwenden laut der BME-Studie zur Digitalisierung des Einkaufs bis ins Jahr 2019 gar keine dokumentierte Einkaufsstrategie.
Doch der operative Einkauf bietet ein enormes Potential für Automatisierung und Optimierung. Indem Sie dieses Potential ausnutzen, können Sie Ihr Unternehmensergebnis erheblich verbessern.

Die Digitalisierung Ihres operativen Einkaufs

Wenn Sie planen, den operativen Einkauf Ihres Unternehmens zu digitalisieren, sollten Sie die folgenden fünf Handlungsfelder auf jeden Fall auf der Agenda haben, um diesen Wandel erfolgreich zu Ende bringen zu können. Die fünf Felder sind:

1. Bauen Sie auf eine solide Projektumsetzung
2. Nutzen Sie Lieferantenplattformen, um Low Touch Prozesse zu generieren
3. Vereinfachen Sie das Bestellwesen mit Katalogen
4. Nutzen Sie digitale Rechnungsprozesse
5. Setzen Sie mobile App-Technologien ein

1. Solide Projektumsetzung

Das A und O für die erfolgreiche Digitalisierung

Damit eine Digitalisierung des operativen Einkaufs erfolgreich ist, ist eine solide Projektumsetzung entscheidend. Ein wichtiger Faktor ist dabei der Rückhalt des oberen Managements. Holen Sie sich als Projektleiter des Digitalisierungsprozesses daher in jedem Fall die notwendige Unterstützung für Ihr Projekt.

Auch die IT-Abteilung hat einen wichtigen Stellenwert in diesem Prozess. Indem Sie diesen Bereich schon zu Beginn als Mitgestalter gewinnen, erhöhen Sie die Chance maßgeblich, dass Ihr Projekt erfolgreich zu Ende gebracht werden kann. Zudem müssen auch angrenzende Fachbereiche berücksichtigt und mit einbezogen werden, da auch diese Ansprüche an das digitalisierte System haben. Durch die Besetzung eines Lenkungsausschusses überwachen Sie den Fortschritt der Digitalisierung und können frühzeitig bei Problemen eingreifen. Dieser ist zudem in der Lage bei abweichenden Meinungen eine zielführende Entscheidung zu fällen. Mit einer Stakeholder-Analyse können Sie bereits zu Beginn Ihres Projekts herausfiltern, wer Ansprüche an das zukünftige System hat. Sinnvoll ist es zudem das Einkaufsteam bereits frühzeitig in das Projekt einzubinden. Dies steigert die Akzeptanz und hilft dabei, die Digitalisierung zum Erfolg zu führen.

2. Lieferantenplattformen

Reduzieren Sie den Arbeitsaufwand

Indem Sie eine Lieferantenplattform nutzen, reduzieren Sie den Arbeitsaufwand für den operativen Einkauf maßgeblich. Zum einen ist das kollaborative Arbeiten mit dem Lieferanten über ein Tool möglich und der Belegaustausch kann teilautomatisiert erfolgen. Schon von Beginn der Registrierung laufen alle Prozesse innerhalb dieses Tools ab. Zum anderen wird die Stammdatenpflege wesentlich vereinfacht und kann lückenlos erhoben werden.

Durch eine Lieferantenplattform beschleunigen Sie die internen Prozesse signifikant. Auch die Sicherheit der Prozesseinhaltung gewähren Sie hierdurch. Durch diese Systeme steigern Sie daher maßgeblich die Effizienz Ihrer Einkaufsprozesse.

3. Kataloge

Vereinfachen Sie das Bestellwesen

Stellen Sie den Mitarbeitern Bestellkataloge zur Verfügung, kann dies zu einem effizienteren operativen Einkauf beitragen. Bestellkataloge sind digitale Zusammenstellungen von Produkten, deren Preise bereits verhandelt wurden und der Lieferant feststeht. Speziell empfiehlt sich dies für Güter, die im gesamten Betrieb benötigt werden, wie beispielsweise Schutzhandschuhe oder Sicherheitsschuhe.

Der Vorgang für die BANF ist wesentlich vereinfacht und muss nicht mehr aufwendig von den Mitarbeitern des Einkaufs bearbeitet werden. Sie können unterschiedliche Freigabeprozesse anhand des Werts des Warenkorbs hinterlegen. Kleine Bestellmengen und –werte laufen so ohne Unterstützung des Einkaufs ab. Die Bestellkataloge sind daher ein wirksames Mittel, um die Kennzahlen des operativen Einkaufs zu verbessern.

4. Digitale Rechnungsprozesse

Vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung

Die aufwendige Arbeit des Erfassens, Prüfens und Buchens von Rechnungen können Sie durch digitale Rechnungsprozesse automatisieren. Dies beschleunigt den Payment Prozess und hilft dabei Einkaufsziele und Skontofristen exakt einzuhalten. Auch durch dieses Handlungsfeld optimieren Sie Ihren operativen Einkauf wesentlich.

5. Mobile App Technologie

Tragen Sie der modernen Arbeitsweise Rechnung

Der Beruf des Einkäufers ist häufig mit vielen Dienstreisen verbunden. Damit Sie Prozesse beschleunigen können und der mobilen Arbeit Rechnung tragen, sind mobile Apps ein praktischer Helfer. So bietet sich dem Einkäufer die Möglichkeit, Bestellungen auch vom Mobilgerät auszulösen und Anforderungen unterwegs zu genehmigen. Weiterhin können diese den Genehmigungsstatus überprüfen und einsehen. Mit dieser Technologie werden Stillstände vermieden und der Work Flow beschleunigt.

Fazit

Steigern Sie die Effizienz durch die Digitalisierung des operativen Einkaufs

Der operative Einkauf kann durch die Digitalisierung mit Source-To-Pay-Plattformen wie SAP Ariba wesentlich effizienter gestaltet werden. Durch ein umfassendes System wird die Arbeitsweise des operativen Einkaufs völlig neu definiert. Nutzen Sie das erhebliche Optimierungspotential, das in diesem Bereich vorliegt und holen Sie das Maximum aus Ihrem Unternehmen heraus.

 

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Artikel vom 27.01.2021

Schlagwörter: ERP, Digitalisierung