Gesunde Finanzen dank Früherkennungs-System

Das Krankenhaus Großhansdorf nutzt Diamant für ein detailliertes Kosten-Controlling
In Großhansdorf kann man auf eine lange Tradition zurückblicken. Bereits im Jahr 1900 als Lungenheilstätte gegründet, hat sich das Krankenhaus im Lauf der Zeit erfolgreich zu einer Lungenspezialklinik entwickelt. Die in der Metropolregion Hamburg angesiedelte Klinik beschäftigt heute rund 380 Mitarbeiter und verfügt über 213 Planbetten. ”Wir sind das einzige Krankenhaus dieser Struktur in Norddeutschland“, erläutert Wolfgang Gerckens, Kaufmännischer Geschäftsführer der Klinik. Neben einer hohen medizinischen Leistungsfähigkeit ist dabei auch kostenbewusstes Handeln ein Schlüssel zum Erfolg. ”Durch das Postulat der Beitragssatzstabilität werden uns im Gegensatz zu anderen Branchen die Erlöse gewissermaßen vorgeschrieben. Dadurch steigen unsere Einnahmen jährlich nur sehr gering“, erläutert Wolfgang Gerckens. ”Deshalb ist es für uns umso wichtiger, exakt über unsere Kostenstrukturen Bescheid zu wissen“.

Exakte Budgetierung ist die Basis
Dabei hilft dem Geschäftsführer und seinen Mitarbeitern ein Controlling-System, das sie mit der Diamant Software aufgebaut haben. Es ermöglicht der Klinik aktuell und exakt zu überwachen, wo im Krankenhaus welche Kosten anfallen und ob sie sich im Rahmen der jeweils vorgegebenen Budgets bewegen. Die grundlegende Struktur ist dabei die Einteilung des Krankenhauses in Kostenstellen. Ihre Stationen und Funktionsbereiche führt die Klinik in Diamant als solche Einheiten. Das sind beispielsweise die einzelnen Stationen der Pneumologie oder Chirurgie sowie die Röntgenabteilung, das Labor oder die Endoskopie. Für jede Kostenstelle ermittelt die Software laufend die anfallenden Ausgaben und vergleicht sie mit den zugehörigen Planwerten.

Die Basis für diese Vergleiche ist eine exakte Budgetierung. Einmal pro Jahr werden hierfür die geplanten Ausgaben für das Folgejahr festgelegt und die Kostenstellen in Diamant beplant. Die tatsächlichen Ausgaben fließen direkt aus den Vorsystemen, in denen sie entstehen, in das Rechnungswesen ein. Dazu sind das Krankenhausinformationssystem, die Lohn- und Gehaltssoftware sowie das Warenwirtschaftssystem komfortabel in das Diamant Rechnungswesen integriert. Gemeinkosten legt Diamant mit Hilfe hinterlegter Verteilungsschlüssel automatisch anteilig auf die einzelnen Kostenstellen um.

Regelmäßige Berichte über die aktuelle Lage
Jeden Monat, jeweils in der zweiten Kalenderwoche, informiert das Controlling der Klinik die Budget-Verantwortlichen mit Berichten über die aktuelle Situation. In den Auswertungen sind Plan- und Ist-Kosten sowie die entsprechenden Werte aus dem Vorjahr aufgeführt. ”Mit dem Berichtswesen von Diamant können wir problemlos Auswertungen generieren, die unseren spezifischen Anforderungen entsprechen. Das ist ein riesiger Vorteil“, freut sich Wolfgang Gerckens. ”Dafür benötigen wir auch keine Programmierkenntnisse oder Berater. Unser Controller musste dafür lediglich einmal einen Workshop in Bielefeld besuchen.“

Der Kaufmännische Geschäftsführer und der Controller nutzen die Auswertungen aber auch selbst. Für ihre Berichte verdichtet Diamant sämtliche geplante und tatsächliche Kosten der Klinik von unten nach oben – von den Kostenstellen über die Fachbereiche bis hin zum gesamten Krankenhaus. Fördern die Auswertungen irgendwo innerhalb dieser Struktur Planabweichungen zutage, ist eine gezielte Ursachenforschung möglich. Über die so genannte Drill-Down-Funktion lässt sich jede Zahl des Berichts aufschlüsseln – per Mausklick über die darunter liegenden Positionen bis hin zur einzelnen Buchung. ”Der Drill-Down ist wirklich sehr komfortabel“, weiß Wolfgang Gerckens. ”In den Geschäftsführerbesprechungen kann ich direkt am Bildschirm überprüfen, was hinter einer drohenden Fehlentwicklung steckt und wir können gezielt gegensteuern.“


Weitere Informationen: www.diamant-software.de

Artikel vom 30.10.2008

Schlagwörter: Controlling, Rechnungswesen, Warenwirtschaft