Hauptsache, es läuft

IT wie Strom aus der Steckdose beziehen – die Vision ist seit Jahren in den Köpfen, doch langsam erst folgen die Anbieter einigen wenigen Pionieren und komplettieren das eigene Angebot.

Neben der Auswahl der passenden Software spielen auch Fragen des Betriebskonzepts bei IT-Projekte und damit der Software-Entscheidung eine immer größere Rolle, da der Kostendruck in den Unternehmen stetig präsent ist. Um die Unternehmen zu entlasten, bietet Microsoft nicht nur in den bereits bekannten Bereichen Office 365 und CRM entsprechende Lösungen an, sondern auch ERP in the Cloud. So stellt Microsoft für Dynamics NAV 2013 dem Kunden mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, eine ERP-Lösung zu betreiben. Ganz klassisch mit gekauften Lizenzen unter eigener Verantwortung als sogenannten On-Premise-Betrieb, als Hosting-Betrieb beim Partner oder in einem Microsoft-eigenen Rechenzentrum in Europa, bei dem der Kunde die Lizenzen im Software-as-a-Service (SaaS)-Modell bezieht. Der Vorteil des Microsoft-Ansatzes ist eine einheitliche technologische Basis aller drei Angebote; der Kunde kann ohne Schwierigkeiten seine Daten von einer Betriebsform in die andere verlagern, wenn ihm dies opportun erscheint.

Das Interesse an Lösungen, die berechenbare und stabile Cost of Ownership bieten, hat auch vor dem Hintergrund ausufernder Upgrade-Projekte bei Anwendern zugenommen. Nachdem die ERP-Ergänzungen auf SaaS-Basis – angefangen bei der Personalverwaltung bis hin zu CRM fast schon zur normalen IT-Ausstattung von Unternehmen gehören, gewinnen auch ERP-SaaS-Lösung an Fahrt.

Dabei sind aktuell zwei Trends zu beobachten: Komplette Suites und kleine Nischenlösungen scheinen von der Nachfrage nach Cloud-basierter Software überdurchschnittlich zu profitieren. Durch die Verfügbarkeit von Cloud-basierten Entwicklungsumgebungen können Anbieter auch kleinere funktionale Anforderungen lösen und erreichen dennoch ein großes Publikum.

Besondere Vorteile für Anwender bieten sogenannte „gemischte Betriebskonzepte“. Dabei verfügen sowohl die installierte Version als auch die on-Demand- genutzte Software über eine einheitliche Architektur und Datenstruktur, so dass ein Wechsel zwischen den Betriebskonzepten problemlos für Anwender durchführbar ist, ohne das vorgenommene Anpassungen geändert oder umständliche Datenmigrationen vorgenommen werden müssen.

Anwender können sich ihre Applikationslandschaft aus einem breiten Spektrum an Angeboten und Anbietern frei zusammenstellen. Durch die in der Regel angebotenen Testmöglichkeiten von bis zu drei Monaten, haben Unternehmen die Möglichkeit, sich mit Funktionalität und Bedienkonzept der Software intensiv auseinander zu setzen und einen ausführlichen Test durchzuführen.

Trotz der Euphorie sollten Anwender nicht die Kosten für die allzu leicht zu benutzenden Angebote aus den Augen verlieren. Auch eine klare Vorgabe zu den eingesetzten Produkten vor dem Hintergrund einer einheitlichen IT- und Applikationsstrategie scheint geboten. Sonst entsteht der nächste „Technologiezoo“ – und damit eine gefährliche Kostenfalle.

Aus Sicht der Anwender stellen sich die Rahmenbedingungen von SaaS-ERP-Angeboten wie folgt dar:

• System wird ohne Aufbau von Infrastruktur – quasi aus der Steckdose – bezogen
  Notwendig sind ein Rechner mit einem Internet-Browser und eine entsprechende Verbindung, eine Installation ist nicht notwendig. Für den Einsatz in einer Büroumgebung ist das eine funktionierende Konstellation. Zu klären sind offline-Arbeitsmöglichkeiten, beispielsweise die Zugriffsmöglichkeiten mobiler Mitarbeiter.
• Die Applikation bietet hohe Standards mit entsprechender Zertifizierung in Bezug auf Datensicherheit, Performance und Verfügbarkeit
  Entsprechende Service-Level-Agreements und Zertifizierungen erreichen in der Regel eine sehr gute Verfügbarkeit und meistens auch einen besseren Schutzlevel als Server, die in KMU-Unternehmen installiert sind. Zusätzlich garantiert der Anbieter auch Back-Up- und Recovery-Szenarien.
• Anwender müssen klären, welche gesetzlichen Grundlagen gegebenenfalls die Verwendung ihrer ERP- oder Kundendaten einschränken und welcher Gesetzgebung der Anbieter unterliegt. In diesem Bereich sollten Unternehmen nicht leichtfertig agieren, sondern sich mit dem Thema Datenschutz und Datensicherheit ausführlich und eingehend beschäftigen.
• Die Bezahlung erfolgt periodisch nach diversen „pay-per-use“-Modellen
  In der Regel bestimmen die Komponenten Laufzeit, Anzahl Nutzer und Funktionsumfang den Preis – eine echte verbrauchsabhängige Abrechnung ist das zwar noch nicht, doch diese Modelle sind kalkulierbar und schützen vor bösen Überraschungen. Es sind keine Anfangsinvestitionen für Software und gegebenenfalls Hardware notwendig und entsprechend wird die Liquidität geschont.
• Das System kann sehr einfach – in der Regel ohne IT-Fachwissen oder Beratungs-Know-How – konfiguriert werden
  Dies hat allerdings den Nachteil, dass Anwender sich im Rahmen der Herstellervorgaben bewegen müssen und so manche geliebte Eigenart ihrer Abläufe aufgeben müssen.
• Die Systemoberfläche ist sehr einfach und intuitiv und kann (weitgehend) ohne Schulung erlernt und bedient werden.
• Die Systemfunktionalität kann durch eine weitgehend nicht reglementierte und unabhängig agierende Entwickler-Community erweitert werden
  Erweiterungen werden in der Regel über entsprechende Systemmarktplätze bereitgestellt. Microsoft bietet beispielsweise mit entsprechenden Entwicklerwerkzeugen Partnern die Möglichkeit, funktionale Ergänzungen aber auch ganze Branchentemplates nach einem Zertifizierungsprozess zur Verfügung zu stellen.

Den Vorteilen von SaaS-ERP wie kalkulierbare Kosten, Standardisierung, Security und Back-up-Szenarien stehen von den Anwendern abzuwägende Nachteile wie eingeschränkte Anpassbarkeit der Anwendung, der Zwang zur permanenten Online-Verfügbarkeit der Anwender, kaum vorhandene Branchentemplates und gegebenenfalls Datenschutzfragen gegenüber.

Es zeichnen sich aktuell zwei Segmente ab, die für SaaS-ERP-Anwendungen sich entscheiden: Schnell wachsende Mittelständler bevorzugt aus dem Dienstleistungsbereich, die über eine heterogene IT-Landschaft verfügen und Finanzbuchhaltung, CRM, Projektmanagement-Software etc. harmonisieren wollen sowie Unternehmen, die für Tochter- oder Landesgesellschaften eine schnell einzuführende Lösung suchen, die mit ihrem existierenden System in der Zentrale verbunden werden soll.

Weitere Informationen zu Microsoft.

Autor: Frank Naujoks

Artikel vom 05.09.2014

Schlagwörter: SaaS, ERP