HUK-Coburg setzt elektronische Personalakte von SAPERION ein

Die HUK-COBURG Versicherungsgruppe legt ihre Personalakten nicht mehr in Papierform, sondern nur noch elektronisch ab. Basis ist die SAPERION ECM Suite für die zentrale Archivierung und für das Dokumenten-Management. Ein Berechtigungssystem regelt, welche Mitarbeiter welche Akten einsehen oder verändern können. Die Lösung ist revisionssicher und schließt mit automatisierten, standardisierten Abläufen Fehlerquellen aus.

Seit Herbst 2013 setzt die Versicherungsgruppe die neueste Version des Archiv- und Dokumenten-Management-Systems der Berliner SAPERION AG ein. Die Personalabteilung profitiert besonders vom schnellen Zugriff auf alle Akten der über 9.000 Mitarbeiter sowie von den an der täglichen Praxis orientierten Funktionen. Es gibt keinen „Aktentourismus“ mehr.

Mit den digitalen Personalakten lassen sich außerdem Prozesse wie Gehaltserhöhungen, Beurteilungen und Qualifizierungsmaßnahmen effizienter gestalten. Das System erlaubt es, Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Außerdem können Fristen automatisch eingehalten oder angezeigt werden. Auch die Bereitstellung von Dokumenten an einzelne Sachbearbeiter oder Abteilungen wird mittels Berechtigungsstrukturen automatisch ermöglicht.

Michael Eck, verantwortlich für das Projekt des digitalen Archivs: „Die Erfahrungen mit der SAPERION ECM Suite sind durchweg positiv. Die Mitarbeiter schätzen das System wegen seiner einfachen Bedienung und der entstandenen Transparenz. Auch der administrative Aufwand hat sich deutlich reduziert.“

Die effizienteren Abläufe im Personalbereich sparen Zeit, die das Unternehmen für die Betreuung seiner Beschäftigten einsetzt. Denn eine parallele Bearbeitung ist jederzeit möglich, jede Akte ist immer auf dem aktuellen Stand und vollständig. Beispielsweise kann jeder Berechtigte, auch von einer der zahlreichen Außenstellen, seine Akte einsehen, ohne dafür wie früher diese in Coburg anfordern zu müssen.

Auch die Suche nach Akten entfällt, denn das System zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand, den Bearbeiter und alle bisherigen Änderungen an. Entscheidend für die erfolgreiche Einführung der „elektronischen Personalakte“ war die Verknüpfung mit anderen Lösungen. Die SAPERION ECM Suite tauscht in Coburg u. a. Daten mit den Systemen der  Gehaltsabrechnung und dem Active Directory aus, so dass Änderungen automatisch auf die SAPERION ECM Suite wirken.

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Artikel vom 03.12.2013

Schlagwörter: Enterprise Content Management (ECM), Digitale Personalakte