Schnäppchen mit System – J. E. Schum implementiert Microsoft Dynamics AX

Im Sortiment der J. E. Schum GmbH & Co. KG ist kaum ein Artikel zu finden, der mehr als einen Euro kostet – ein umkämpfter Massenmarkt, bei dem die Handelsspanne vor allem von der Effektivität der Geschäftsprozesse abhängt. Lange Zeit glichen die Mitarbeiter die Lücken der IT-Landschaft mit Eigeninitiative und Kreativität aus. Doch vor Kurzem gelang es dem Unternehmen, die heterogenen Systeme in einer ERP-Software zusammenzuführen. Seitdem profitieren die Mitarbeiter von verlässlichen, übersichtlichen Unternehmensinformationen.

Die J. E. Schum GmbH & Co. KG ist ein Eldorado für Pfennigfuchser. Das Würzburger Großhandelsunternehmen ist seit Jahren im unteren Preissegment erfolgreich. Der Vertrieb der Artikel läuft über zwei Schienen: Mit der Einzelhandelskette Euroshop zeigt die J. E. Schum GmbH vor allem im Ruhrgebiet und im Berliner Raum Flagge. Darüber hinaus gibt es enge Kooperationen mit Discountern und dem Lebensmitteleinzelhandel. "Wir kaufen weltweit Sonderposten ein und können so Qualitätsware zu günstigen Konditionen beziehen. Allerdings ist auch im unteren Preissegment das Preis-Leistungs-Verhältnis entscheidend. Waren ohne Nutzwert gibt es bei uns nicht", unterstreicht Johannes Wagner, Bereichsleiter EDV/Logistik/Organisation bei der J. E. Schum GmbH & Co. KG. Eine Strategie, die sich auszahlt, denn entgegen dem Trend ist das Geschäft mit der Aktionsware in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. So erwirtschafteten die momentan 350 Mitarbeiter 2008 einen Jahresumsatz von 125 Millionen Euro. Ein gutes Viertel davon entfällt auf das europäische Ausland.

Investitionssicherheit geht vor
Lange Zeit arbeitete das Würzburger Unternehmen mit einer veralteten Handelslösung. Sie deckte nur einen Teil der Anforderungen ab und war in zentralen Bereichen, etwa dem Lagermanagement, dem steigenden Auftragsvolumen kaum noch gewachsen. Hinzu kam, dass ganze Abteilungen wie der Vertrieb, der Einkauf oder das Unternehmenscontrolling mit eigenen Lösungen arbeiteten. Als der Hersteller der Handelssoftware in die Insolvenz ging, geriet J. E. Schum in Zugzwang. Statt lediglich einen Baustein auszutauschen, nutzte der Handelsbetrieb die Gelegenheit für einen Rundumschlag: Gesucht wurde eine integrierte Unternehmenssoftware, die in der Lage ist, alle vorhandenen Systeme auf einen Schlag abzulösen. "Aufgrund unserer Größe und des großen Datenvolumens wollten wir jedoch keine Experimente wagen. Infrage kamen nur große Anbieter, deren Zahl man an einer Hand abzählen konnte", erklärt der Bereichsleiter.

Am Ende setzte sich Microsoft Dynamics® AX gegen Lösungen von SAP und Oracle durch. "Uns ging es vor allem darum, das System nach der Implementierung in Eigenregie zu betreiben. Dynamics AX ist nicht nur flexibel und anpassungsfähig, wir fühlten uns auch aufgrund unserer Erfahrung mit Microsoft-Technologie einfach sicherer", begründet Wagner die Entscheidung. Den Zuschlag für die Implementierung erhielt der Microsoft-Partner Tectura. Ausschlaggebend waren hierfür die Branchenkompetenz im Bereich Logistik, die Unternehmensgröße und die räumliche Nähe.

Nur wenige Anpassungen
Tecturas Projekterfahrung war zunächst in organisatorischer Hinsicht gefragt. "Masken und Formulare anzupassen ist mit Dynamics AX relativ einfach. Was uns allerdings fehlte, waren konkrete Prozessbeschreibungen, die unsere Anforderungen enthielten", beschreibt Wagner die Ausgangssituation. Schuld daran war der hohe Anteil unstrukturierter, informeller Arbeitsabläufe.
Schritt für Schritt gelang es dem Projektteam, alle manuellen Arbeitsabläufe nachvollziehbar in der neuen Unternehmenssoftware umzusetzen. Selbst externe Dienstleister wie der Hausspediteur sind in die elektronischen Geschäftsprozesse eingebunden. Das Transportunternehmen erhält die Versandaufträge über die Electronic-Data-Interchange(EDI)-Schnittstelle.

Die effizienten Arbeitsabläufe sorgen nicht nur für Überblick, sie entlasten die Belegschaft auch von aufwendigen Routineanfragen. Argumente, die selbst kritische Mitarbeiter überzeugten. "Wir dürfen nicht vergessen, dass der Schritt von einer partiellen Softwareunterstützung zu einem lückenlos integrierten System für unsere Mitarbeiter gewaltig war", gibt Bereichsleiter Wagner zu bedenken. Beispielsweise habe die Logistik früher selbst bestimmen können, welche Palette entnommen werde, während heute Microsoft Dynamics AX die Reihenfolge vorgebe. Veränderungen, die für viele Beschäftigte gewöhnungsbedürftig seien.

Effiziente Geschäftsprozesse
Die neue Unternehmenssoftware hat die Arbeitsweise der J. E. Schum GmbH verändert. Das Großhandelsunternehmen ist heute deutlich effizienter und reagiert schneller auf Kundenanfragen. "Wir haben seit der Einführung von AX unseren Umsatz verdoppelt. Ohne Dynamics AX hätten wir personell deutlich aufstocken müssen. So konnten wir die Last ohne zusätzliches Verwaltungspersonal stemmen", resümiert Wagner zufrieden. Zudem profitieren die Euroshops bei bestimmten Saisonwaren von einem 24-Stunden-Lieferservice. Mindestens ebenso wichtig ist für Wagner der bessere Überblick über die Daten: "Heute können wir uns auf die Bestände im System verlassen. Die Zeiten, in denen Mitarbeiter zur Kontrolle ins Lager geschickt wurden, sind endgültig vorbei."

Ein dickes Lob hat der Bereichsleiter auch für den Softwarepartner parat. "Die Branchenerfahrung und das technische Fachwissen von Tectura haben großen Anteil am Projekterfolg", erklärt er. Inzwischen wurden auch mehrere Gesellschaften, an denen J. E. Schum beteiligt ist, mit Microsoft Dynamics AX ausgestattet und arbeiten erfolgreich mit dem System. Seit der AX-Einführung ist außerdem ein neues automatisches Hochregallager mit über 28.800 Paletten entstanden, das ebenfalls in das ERP-System eingebunden ist und für die mobilen Mitarbeiter wurde von Tectura die Mobile Solution eingeführt, die sowohl von den Außendienstmitarbeitern als auch von den Staplerfahrern im Lager und den Kommissionierern genutzt wird – beides Rationalisierungsprojekte, die helfen werden, die bereits verkürzten Bearbeitungszeiten noch weiter zu verringern.

Artikel vom 20.01.2010

Schlagwörter: ERP