ISH 2019: pds digitalisiert und automatisiert Rechnungseingangs-Verarbeitung

Digitales Handwerk: Auf dem Weg ins papierlose Büro

Eingangsrechnungen birgt für viele Handwerksbetriebe große Einsparpotenziale, da manuelle Bearbeitungsschritte und fehleranfällige Medienbrüche wegfallen. Die Vorteile der elektronischen Rechnungsbearbeitung entfalten sich jedoch erst dann in vollem Umfang, wenn diese nicht nur vereinzelt bei elektronisch übermittelten Rechnungen, sondern übergreifend bei allen eingehenden Rechnungen praktiziert wird. Auf der ISH 2019, Weltleitmesse für Wasser, Wärme und Klima, zeigt der Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware pds unter anderem, wie Unternehmen den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen in Papierform durchgängig digitalisieren und mit Workflow-Unterstützung sowie künstlicher Intelligenz bei der Datenerfassung einen großen Schritt in das Zeitalter des papierlosen Geschäftsverkehrs machen können.

Der elektronische Rechnungsversand erfreut sich im Handwerk immer größerer Beliebtheit. Transaktionsdaten lassen sich nicht nur schnell und effizient austauschen, auch Bearbeitungszeiten und die Zeitfenster der Zahlungseingänge lassen sich auf diese Weise nachhaltig verkürzen. Der Eingang von Rechnungen in Papierform gehört jedoch in vielen Handwerksbetrieben noch zum Betriebsalltag und führt regelmäßig zu unerwünschten Medienbrüchen und  manuellen Bearbeitungsschritten. Mit pds Software sind Handwerksbetriebe künftig in der Lage, den gesamten Rechnungseingangsworkflow vollständig digital abzubilden und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.

Digitaler Rechnungs-Workflow der pds Software

Sobald eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten eingeht, wird diese gescannt oder fotografiert und an ein verknüpftes Email-Postfach weitergeleitet, welches von der digitalen Rechnungsprüfung überwacht wird. Dabei erkennt die pds Software automatisch den Beginn und das Ende jeder Rechnung, so dass auch eine Stapelbearbeitung unterstützt wird. Die Zuordnung zu den jeweiligen Kreditoren erfolgt automatisch über das System. Sämtliche buchungsrelevante Details wie etwa Summen, Mehrwertsteuersätze, Bestellnummern oder Kundennummern werden dank einer leistungsfähigen Texterkennung und ausgeklügelten Plausibilitätsprüfungen verlässlich erfasst. Durch eine systemeigene künstliche Intelligenz ist die Erfassungsroutine der pds Software lernfähig: Nach Bestätigung der Daten speichert das System den individuellen Belegaufbau des jeweiligen Lieferanten ab, so dass das Verfahren für künftige Rechnungseingänge weiter automatisiert werden kann und Rechnungen direkt und zuverlässig in das Rechnungseingangsbuch übernommen werden. Die im Rechnungseingangsbuch für die Freigabe hinterlegte Fachabteilung erhält anschließend die Eingangsrechnungen direkt in ihrer Prüfungsübersicht angezeigt, um dem Beleg die zugehörige Bestellung zuzuweisen und den Freigabe-Workflow anzustoßen oder auch direkt zur Zahlung freizugeben.

Fachabteilungen und prozessbeteiligte Mitarbeiter behalten damit jederzeit den Überblick über die aktuellen Eingangsrechnungen und auch Skonto-Fristen geraten nicht mehr in Vergessenheit. In Verbindung mit der E-Post-Integration in die pds Software, über die sich sämtliche Briefkorrespondenz digital und bequem per Mausklick aus dem System heraus versenden lässt, können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern profitieren auch von einer lückenlosen digitalen Dokumentation über den gesamten Kommunikationsprozess. In einem Erklärvideo hat pds den digitalen Rechnungs-Workflow in der pds Software nochmals ausführlich zusammengefasst.

Digitale und formatunabhängige Belegzustellung

Dank Unterstützung des ZUGFerd-Standards können Handwerksbetriebe mit pds Software PDF-Rechnungen bereitstellen oder auch importieren, die maschinenlesbare, strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format enthalten und direkt systemisch erfasst werden können. Die digitale Belegzustellung der pds Software erlaubt Unternehmen zudem, auch individuelle Kundenvorgaben ohne zusätzlichen Aufwand zu berücksichtigen.  Ob E-Post, ZUGFeRD, X-Rechnung, PDF, E-Mail oder Rechnung im Papierform – über eine universelle Schnittstelle in pds können Rechnungen per Knopfdruck in dem gewünschten Format ausgegeben und an den Rechnungsempfänger übermittelt werden. 

pds auf der ISH in Frankfurt 2019

Neben den Themen rund um die Digitalisierung präsentiert die pds GmbH mit den pds Apps auch ihr mobiles Lösungsportfolio und gibt Besuchern der ISH mit zukunftsweisenden Internet-of-Things (IoT)- und Augmented-Reality-Konzepten und einen Ausblick in die Zukunft moderner Handwerkbetriebe. Die pds GmbH ist vom 11. - 15. März 2019 als Aussteller auf der ISH Frankfurt in Halle 5.1 am Stand E58 vertreten.

Artikel vom 11.03.2019

Schlagwörter: ERP