Labormanagementsystem für ein effizientes Controlling der Laborprozesse gefunden

Der Kostendruck in Deutschlands Unternehmen beschränkt sich nicht allein auf das produzierende Gewerbe und den Handel. Auch die Dienstleistungsbetriebe sind davon betroffen. Und zu Letzteren gehört die deutschlandweit tätige Laborunion Prof. Höll & Co. GmbH. Obwohl sich das aus Wasseranalytik spezialisierte Laboratorium über ein stetig steigendes Probenaufkommen freuen kann, kam es wegen des zunehmenden ’Wildwuchses’ bei der Probenbearbeitung und der auch aus diesem Grund parallel steigenden Kosten nicht darum herum, ernsthaft über die Einführung eines zukunftsorientierten Labor Management Informationssystem (LIMS) nachzudenken.

Hauptkriterium für das LIMS war die Möglichkeit, auf alle Probenaufträge zentral zugreifen zu können. Denn bislang kochten die drei zur Laborunion gehörenden Standorte jeweils ihr eigenes Süppchen. Jedes Labor hat Aufträge angenommen, registriert, bearbeitet und analysiert. Und da sowohl in den Labors in Bad Elster und in Bad Nenndorf Menschen mit dem Erfassen der zu jeder Analyse gehörenden Daten und Ergebnisse befasst sind, wurde die einzelnen Aufträge im Stil desjenigen festgehalten, der gerade mit der Erfassung und Bearbeitung der Probenbearbeitung beschäftigt war. Das Ergebnis war ein gewisser Wildwuchs, mit einer Standardisierung hatte das Ganze wenig zu tun. Im Gegenteil: Die Mitarbeiter an den Standorten verbrachten wertvolle Zeit mit der Suche nach Informationen, damit, Auswertungen doppelt und dreifach zu erstellen und individuelle Berichte zu schreiben. Fortschrittlich war lediglich, dass zwischen den Laborstandorten ein Datenaustausch möglich war. Und dass die Mitarbeiter eine leise Ahnung davon hatten, wie es sein könnte, wenn man mit einem Labor-Management-System arbeitet. Ein solches hatte nämlich einer der Kollegen einst selbst zusammengebastelt. Einige Zeit ging das - trotz seiner Schwächen in der Standardisierung - ganz gut, doch schon bald sollte es an seine Grenzen stoßen.

Gesucht: eine erweiterbare, modulare Systemlösung
Dennoch war genau hier der Ansatz für ein einheitliches System zu suchen. Schließlich gab es wegen der Schwachpunkte des bislang genutzten Programms bereits ziemlich genaue Vorstellungen darüber, was das System leisten müsste. Es sollte eine modulare Systemlösung sein, die nach Bedarf erweiterbar ist. Das Programm musste außerdem die erforderlichen Textdokumente wie Standardarbeitsanweisungen, gesetzliche Bestimmungen, Normen, Kalibrierungs- und Wartungsanweisungen der Gerätehersteller sowie das gesamte Qualitätsmanagementsystem verwalten. Eine weitere Voraussetzung war, dass das System den Datenaustausch mit anderen EDV-Systemen und ’intelligenten’ Laborgeräten sowie die automatische Datenübernahme von Waagen, Analysegeräten der Chromographie, der Spektroskopie usw. ermöglicht. Zudem sollte der Datenaustausch nicht nur intern erfolgen, sondern auch extern, mit den unterschiedlichen EDV-Systemen der Kunden. Darum musste das System mit diversen Rechner- und Netzwerkumgebungen kompatibel sein. Auch an die Zukunft wurde gedacht: Die digitale Signatur galt hierbei zumindest als Option. Und last but not least durfte das System nicht das Budget sprengen.

Gefunden: Keine fertige Lösung, aber einen Partner
Die Suche nach einem so leistungsfähigen LIMS gestaltete sich schwierig - bis man 2006 auf die CSS GmbH stieß. Die Dresdener Niederlassung des Fuldaer Softwarehaus konnte zwar ebenfalls keine fertige Anwendung aus der Schublade ziehen, hatte aber mit seiner Produktfamilie eGECKO bereits erfolgreiche Systemlösungen für die Bereiche Finanzen, Controlling und Personal parat, die auf den Mittelstand zugeschnitten sind. Somit kannte man sich mit den besonderen Erfordernissen von Unternehmen bis zu 200 Mitarbeitern aus. Außerdem hatte man keine Scheu davor, gemeinsam mit der Laborunion eine LIMS-Lösung zu entwickeln.

Ein Jahr lang wurde anhand eines detaillierten Pflichtenheftes programmiert, getestet, Teillösungen wurden für gut befunden, einige Parameter wieder verworfen. Am Ende entstand eGECKO LIMS: eine mehrplatzfähige Branchenlösung, die nicht nur ein modernes Labormanagement, von der Probenverwaltung über die Ergebniserfassung bis zum Reportwesen, abbildet. Bei Bedarf kann sie auch um weitere Module wie Auftrags-, Angebots-, Kunden-, Dokumenten- und Prüfmittelverwaltungen, um Schnittstellengenerierung, Barcodeunterstützung und Geräteanbindung, um eine webbasierte Eingabeplattform, ein Laborjournal sowie um ein Modul für die Qualitätssicherung (Kontrollkarten, Messwertüberwachung) ergänzt werden. Eine Besonderheit wurde sogar aus dem bereits etablierten Programm eGECKO Controlling übernommen: die Ampelfunktion. Sie zeigt - ähnlich wie bei einer Verkehrsampel - Toleranzbereiche, die durch ISO-Norm-Vorschriften generell geregelt sind, in den Farben grün, gelb und rot an. Besondere Highlights des Programms sind außerdem die hohe Flexibilität, die durch die sich stetig verändernden Anforderungen in einem Laborbetrieb nötig ist und die individuell bedien- und modifizierbaren Feature, wie zum Beispiel der Schnittstellenmanager, der Reportgenerator sowie der Exportexperte. Außerdem ist es von Anfang an leicht mit der Lösung zu arbeiten, weil die komplette Hilfefunktion und die Benutzerführung in deutscher Sprache zur Verfügung stehen.

Überzeugt: Im Einsatz erfolgreich
Seit Oktober 2007 ist eGECKO LIMS an drei Standorten der Laborunion im Einsatz - mit Erfolg. Die Mitarbeiter haben zu keinem Zeitpunkt -ihr altes System zurückgewünscht?. Im Gegenteil: Das Laborsystem ist von Anfang an so gut angenommen worden, dass Dr. Joachim Fritsche, Geschäftsführer der Laborunion, binnen kürzester Zeit davon sprach, die Laborabläufe seien mit dem neuen LIMS optimiert worden. ’Ein weiterer Vorteil ist für uns auch die Vereinfachung, Zentralisierung und Vereinheitlichung der Filialen’, betont Fritsche weiter.

Jetzt könnte man meinen, Fritsche müsste das sagen, schließlich war es sein Unternehmen das die Entwicklung von eGECKO LIMS maßgeblich initiierte. Inzwischen gibt es jedoch noch ein zweites Labor, das das Labormanagementsystem erfolgreich einsetzt: das Institut Metakom. Als Kompetenzzentrum für Lebensmittelsicherheit setzte das Unternehmen bei der Entscheidung vor allem auf die Skalierbarkeit und die Anpassbarkeit der Softwarelösung an die jeweiligen Bedürfnisse der individuellen Betriebsabläufe.

Weitere Informationen: www.css.de

Artikel vom 14.05.2008

Schlagwörter: Qualitätsmanagement, Qualitätssicherung, webbasiert