Meldepflicht für elektronische Kassen – das müssen Unternehmen wissen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen dem Finanzamt ihre elektronischen Kassensysteme melden. Diese Pflicht soll mehr Transparenz schaffen und Steuerbetrug verhindern. In diesem Beitrag erfahren Sie, wer von der Kassenmeldepflicht betroffen ist, welche Fristen gelten und wie die Meldung funktioniert.

Warum gibt es die Meldepflicht für elektronische Kassen?

Eigentlich sollten Unternehmen bereits seit 2020 ihre elektronischen Kassensysteme melden. Da es jedoch lange kein geeignetes Verfahren gab, wurde die Pflicht ausgesetzt. Seit Januar 2025 müssen Unternehmen die elektronische Kassen Anmeldung tatsächlich durchführen.

Die Finanzverwaltung nutzt die Daten, um ein zentrales Register aller Kassensysteme zu erstellen. Dieses Register ermöglicht es, Manipulationen zu erkennen und Steuerhinterziehung gezielt zu bekämpfen.

Wer muss seine Kassensysteme beim Finanzamt melden?

Die Meldepflicht für elektronische Kassen gilt für alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen. Dazu gehören:
✔ Einzelhändler
✔ Handwerksbetriebe
✔ Dienstleister

Ausnahmen von der Meldepflicht

Nicht alle Kassen unterliegen der Meldepflicht:
❌ Offene Ladenkassen (z. B. auf Wochenmärkten, in Buden oder Verkaufswagen) müssen nicht registriert werden.
❌ Unternehmen sind nicht verpflichtet, von einer offenen Ladenkasse auf eine elektronische Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) umzusteigen.

Wichtige Fristen: Wann müssen Unternehmen ihre Kassen melden?

• Bestehende Kassensysteme (vor dem 1. Juli 2025 angeschafft) → Meldung bis spätestens 31. Juli 2025
• Neue Kassensysteme (ab dem 1. Juli 2025 angeschafft) → Meldung innerhalb eines Monats nach dem Kauf
• Außerbetriebnahme eines Kassensystems (ab dem 1. Juli 2025) → Meldung innerhalb eines Monats nach Stilllegung

Wie erfolgt die Meldung für elektronische Kassen ans Finanzamt?

Unternehmen können ihre elektronischen Kassensysteme melden über:

✅ „Mein ELSTER“: Nutzung des Formulars „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO“
✅ Upload einer XML-Datei über „Mein ELSTER“
✅ Direkte Datenübertragung über eine kompatible Kassensoftware mit ERiC-Schnittstelle

⚠ Wichtig: Eine Meldung per E-Mail oder Papierformular ist nicht zulässig.

Welche Informationen müssen Unternehmen zur Erfüllung der Kassenmeldepflicht übermitteln?

Bei der elektronischen Kassen Anmeldung müssen folgende Angaben übermittelt werden:

🔹 Name und Steuernummer des Unternehmens
🔹 Art des Kassensystems (z. B. Registrierkasse, Warenwirtschaftssystem)
🔹 Anzahl der verwendeten Kassensysteme
🔹 Seriennummer des Geräts
🔹 Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
🔹 Datum der Anschaffung
🔹 Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)

Alle elektronischen Kassensysteme einer Betriebsstätte müssen gemeinsam in einer Meldung erfasst werden, unabhängig davon, ob sie gekauft, gemietet oder geleast wurden.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Meldepflicht für elektronische Kassen?

Unternehmen, die ihre Kassensysteme nicht beim Finanzamt melden, riskieren hohe Bußgelder. Die Finanzbehörden kontrollieren die Einhaltung der Vorschriften und ahnden Verstöße konsequent.

Fazit: Jetzt handeln und Strafen vermeiden

Die Meldepflicht für elektronische Kassen ist für Unternehmen verbindlich. Wer seine elektronischen Kassensysteme fristgerecht beim Finanzamt meldet, vermeidet Strafen und erfüllt die gesetzlichen Vorgaben.

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Artikel vom 10.03.2025

Schlagwörter: Kassensysteme, Finanzwesen