Österreichische Nationalbibliothek entscheidet sich für Infor

Personalabteilung profitiert von kürzeren Planungsprozessen, höherer Datenqualität und geringerem Ressourceneinsatz
Die Österreichische Nationalbibliothek strafft ihr Performance Management (PM) mit Infor: So wird die Personalabteilung der Österreichischen Nationalbibliothek Infor PM 10 einsetzen, um ihre Planungs- und Controlling-Prozesse übersichtlicher und einfacher zu gestalten und Problemen mit unübersichtlichen Excel-Lösungen ein Ende zu setzen. Der Projektstart fiel im März 2009, der Go-Live ist für September 2009 geplant.

Die Österreichische Nationalbibliothek ist die zentrale wissenschaftliche Bibliothek des Landes und beschäftigt als Non-Profit-Organisation mehr als 350 Mitarbeiter. Dementsprechend stellten die Personalkosten bisher einen der größten Kostenfaktoren dar. Eine effektive Personalplanung und ein aussagekräftiges Personalcontrolling waren deshalb von besonderer Bedeutung für die Einrichtung. Hinzu kamen spezifische Anforderungen wie die Berücksichtigung unterschiedlicher Dienstverhältnisse der Mitarbeiter mit Beamten- oder Vertragsbediensteten-Status, definierter Vorrückungspläne und spezieller Gehaltsbestandteile wie zum Beispiel Zulagen. Diese Aufgaben wurden bei der Österreichischen Nationalbibliothek lange Zeit mit Excel-Tabellen bewältigt. Allerdings erwiesen sich die umfangreichen Listen zunehmend als zu komplex und fehleranfällig, da Dokumente über verschiedene Zeitspannen und in unterschiedlichen Versionen gepflegt wurden. War eine Excel- Tabelle nicht von Anfang an für bestimmte Analysen und Planungen angelegt, so ließen sich später auftauchende Anfragen damit nicht mehr beantworten.

Aus diesem Grund entschied sich die Österreichische Nationalbibliothek, den Planungsprozess auf Basis einer zentralen Datenbank abzuwickeln und von Excel auf die Performance Management (PM) Software-Lösung Infor PM 10 umzusteigen. Damit können Anwender nach Belieben selbstdefinierte Berichte und Analysen aus den Daten ihrer Unternehmensanwendungen erstellen und gemeinsam nutzen. Mithilfe von Dashboards, Messfunktionen, Scorecards und anderen Arten von Übersichtsberichten erlangen sie den Einblick, der zur Unterstützung ihrer täglichen und strategischen Entscheidungsfindungen erforderlich ist. Über Infor PM 10 kann in kurzer Zeit eine Einstiegslösung entwickelt werden, die daraufhin sukzessive und individuell weiter ausgebaut werden kann. Durch den integrierten Know-how-Transfer wird die Österreichische Nationalbibliothek dabei rasch in der Lage sein, wesentliche Teile der Realisierung selbst durchzuführen. Das verschafft ihr Flexibilität und hält die Gesamtbetriebskosten niedrig.

Mit Infor PM 10 wird sie zudem von deutlich kürzeren Planungsprozessen und einer höheren Datenqualität profitieren, da die neue Lösung Standards schafft und so weniger Raum für Fehler lässt, wie sie zuvor bei der Excel-basierten Planung auftraten. Zudem wird die Österreichische Nationalbibliothek weniger Ressourcen für ihre Planungen benötigen, so dass Zeit, die früher für Datenpflege verwendet wurde, für Auswertungen und Steuerung genutzt werden kann. Wesentlich sind auch die Szenariofunktionalitäten von Infor PM 10: Damit kann im Voraus beurteilt werden, wie sich Änderungen in der Kosten- oder Organisationsstruktur auf den Betrieb auswirken.

”Mit Infor PM 10 werden wir in der Lage sein, unsere Planung und unser Reporting auf einer zentralen Plattform voll zu integrieren – ohne die Vielzahl unterschiedlicher Excel-Listen“, so Maria Steindl, Teamleiterin der Personalabteilung bei der Österreichischen Nationalbibliothek. ”Wir werden dem neuen System nur noch die richtigen Fragen stellen müssen, um die entsprechenden Antworten für unsere Planungen und Analysen zu erhalten. Zudem werden wir von der Flexibilität der Lösung profitieren: Sie ist problemlos skalierbar und bietet uns auch die Möglichkeit, einen hohen Anteil an Eigenleistungen umzusetzen.“

Über die Österreichische Nationalbibliothek
Die Österreichische Nationalbibliothek (ÖNB) in Wien ist die zentrale wissenschaftliche Bibliothek in Österreich. Sie sammelt unter anderem die Pflichtexemplare aller in Österreich verlegten Druckwerke. Darunter sind auch alle von Universitäten approbierten wissenschaftlichen Werke wie Dissertationen und Habilitationsschriften. Mit der Mediengesetznovelle 2008 wurde die Sammlung von Pflichtexemplaren auf elektronische Medien und Webseiten ausgeweitet. Darüber hinaus wird der Bestand der online verfügbaren digitalen Bibliothek laufend erweitert. Im Kaiserreich der Habsburger war sie bis zum Ende des Ersten Weltkrieges als Wiener Hofbibliothek eine der umfangreichsten Universalbibliotheken der Welt. Heute liegt der Schwerpunkt der Sammlung im geisteswissenschaftlichen Bereich. Die Österreichische Nationalbibliothek beherbergt vier museale Einrichtungen – den Prunksaal, das Papyrus-, das Globen- und das Esperantomuseum.


Weitere Informationen: www.infor.de

Artikel vom 13.07.2009

Schlagwörter: Controlling