Zügiges proALPHA-Rollout: eibe Produktion + Vertrieb GmbH & Co. KG integriert mit ALPHA Business Solutions drei Auslandstöchter in einem Jahr

Der Zeitplan war straff, aber umsetzbar: Gleich drei Auslands-Niederlassungen der eibe Produktion + Vertrieb GmbH & Co. KG wurden in nur einem Jahr in die Unternehmenssoftware proALPHA integriert. eibe, weltbekannter Traditionshersteller für hochwertige Kindermöbel, Spiel- und Sportgeräte, ist bereits seit zehn Jahren Kunde der ALPHA Business Solutions. Durch die nahtlose Integration der Niederlassungen Holland, England und der Schweiz arbeiten jetzt europaweit 120 User mit proALPHA, was Prozessoptimierung und Controlling in der gesamten Organisation stark vereinfacht.

Die Spiel- und Sportgeräte und Komplett-Einrichtungen von eibe sind in der ganzen Welt verbreitet. Auch viele kleine Japaner, US-Amerikaner und Araber spielen und turnen in Schulen, Kindergärten und Krippen mit den vielfach ausgezeichneten eibe-Produkten und in eibe-Mobiliar. Die Produkte der traditionellen, noch immer familiengeführten Röttinger Tischlerei, deren Wurzeln fast 600 Jahre zurückreichen, sind für ihren hohen Spielwert, ihre Sicherheit, Qualität und Umweltfreundlichkeit bekannt. Das Unternehmen hat heute 300 Mitarbeiter in Röttingen und den Niederlassungen in Österreich, Schweiz, den Niederlanden, Belgien und Großbritannien.

Lange war es ein Ziel von eibe die ausländischen Niederlassungen mit der Zentrale in Röttingen zu vernetzen. Von einem der führenden Spielgerätehersteller und Kindergartenausstatter in Europa verlangt der Markt ein schnelles Handeln in allen betriebswirtschaftlichen Bereichen. Diese Aufgabe lässt sich auf Dauer nur mit einem einheitlichen System bewältigen, Prozessketten können zügiger optimiert und Anforderungen des Controlling zeitnah bewältigt werden. Anfang 2007 entschied sich eibe, die ERP-Lösung proALPHA, die bereits seit 1998 in Deutschland und Österreich eingesetzt wird, als zentrales Softwaresystem für alle Niederlassungen einzuführen.

Bedingung war, dass vor Ort eine gewisse Eigenständigkeit erhalten bleibt und lokale Besonderheiten über spezifische proALPHA-Länderversionen berücksichtigt werden mussten. Britisches Pfund sowie abweichende Maßeinheiten und Uhrzeiten in England erforderten ebenso eine ’Sonderbehandlung’ wie die Bruttobelegerfassung und -ausgabe in der Schweiz oder die Umrechnung in Schweizer Franken. Erfreulich dabei war auch aus Sicht von eibe, dass ALPHA Business Solutions eine holländische proALPHA Version anbieten konnte.

Umgesetzt wurde ein zentrales Konzept mit dem Hauptsystem in Röttingen, das Remote-Zugriff und Abbildung der Töchterunternehmen als einzelne Mandanten in einer Datenbank bot. Vorteil dieser Lösung: IT Know-How vor Ort ist nicht nötig. Architektur und Datenübernahme waren dank der offenen proALPHA-Technologie unproblematisch. Das Intercompany-Modul als Grundwerkzeug bot die Basis für verschiedene Schnittstellen.

Erfreulich entwickelten sich von Beginn die Basisschulungen der Anwender, die Dank der einheitlichen und logischen Bedienerführung auf 1 bis 2 Tage beschränkt werden konnten. Die Detailfragen wurden während der sechs-wöchigen Test- und Anlaufphase - alles parallel zum Tagesgeschäft - telefonisch und mit eigenen, unterstützenden Schulungsvideos geklärt. Die eigentliche Echtlaufphase wurde nach etwa sechs Wochen erfolgreich abgeschlossen. Danach waren Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung komplett umgestellt und die Altsysteme dienten nur noch zu Information über Historiendaten. Als sehr vorteilhaft erwies sich die Maßnahme, nur Stammdaten zu übernehmen und die offenen Belege in den bestehenden Systemen auslaufen zu lassen.

Auch wenn die Systemeinführung in der Schweiz noch nicht abgeschlossen ist, kann man davon ausgehen, dass alle Projekte im Kostenbudget und Zeitplan blieben. Viele der gewünschten Erfolge stellten sich zügig ein. Die eibe Gruppe hat heute eine einheitliche Sichtweise auf alle geschäftsrelevanten Statistiken. Für die Zukunft sind gruppenübergreifende Folgeprojekte, wie z.B. die Einführung einer einheitlichen Kostenstellenrechnung und ein Servicemodul, bereits in Planung.

Weitere Informationen: www.abs-ag.de, www.eibe.net

Artikel vom 29.05.2008

Schlagwörter: Controlling, ERP, IT, Software