SAP Cloud-ERP im Einsatz: 5 Vorteile für United VARs

Ein schlankes, einfaches ERP: Das wünschte sich United VARs. Wie das Unternehmen in nur fünf Monaten effiziente Prozesse aus der Cloud eingeführt hat.

Wer ein kleines Unternehmen gründet, kauft in der Regel nicht gleich ein ERP-System. Auch United VARs behalf sich zunächst mit Bordmitteln: Mitarbeiter schrieben Rechnungen in Word und pflegten Excel-Listen. Doch während sich das Geschäft entwickelte, stieß die Buchhaltung zunehmend an ihre Grenzen. Bald war klar: So geht es nicht mehr. Gemeinsam mit den Spezialisten von All for One führte United VARs in nur fünf Monaten ein SAP Public Cloud ERP ein. Heute arbeitet das Unternehmen mit Standardprozessen und erledigt auf Knopfdruck Aufgaben, die sonst eine Woche dauerten. „Das neue ERP-System ist für uns ein Game Changer“, sagt Alexander Herfort, Managing Director bei United VARs.

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Das ist United VARs

Ein SAP-Projekt länderübergreifend durchführen? Ein neues ERP-System international ausrollen? United VARs machts möglich. Mehr als 80 führende SAP-Lösungsanbieter auf der ganzen Welt haben sich in dem globalen Netzwerk zusammengeschlossen. Sie treten als unabhängige Unternehmen auf, arbeiten aber bei internationalen Projekten zusammen und teilen ihre Skills. Rund 10.000 SAP-Experten für den Mittelstand sind in insgesamt 100 Ländern aktiv. So profitieren Kunden von einer nahtlosen Integration, lokaler Expertise und einem reibungslosen Ablauf. United VARs wurde 2006 von sechs SAP Value Added Resellers gegründet, darunter auch All for One. ist das Netzwerk eine eigene Gesellschaft mit mehreren Millionen Euro Budget und zehn Mitarbeitern, die sich von Deutschland aus um die Verwaltung kümmern.

Diese Anforderungen hatte United VARs an das neue ERP

Natürlich kam für das SAP-Spezialisten-Netzwerk nur ein SAP-System in Frage. Aber welches? United VARs hatte eine klare Vorstellung, wie das Wunsch-ERP aussehen sollte: ein schlankes System, das sich schnell einführen und leicht bedienen lässt, wenig Aufwand verursacht und 24/7 global verfügbar ist. Es sollte mobilen Zugriff bieten, sodass die internationalen Kollegen jederzeit auch unterwegs Informationen in ihrer Sprache abrufen können. „Für uns war klar, dass SAP Public Cloud ERP am besten zu uns passt“, erklärt Alexander Herfort. „Wir wollten den Standard und keinen Schnickschnack. Außerdem wollten wir uns nicht um Hardware und Betrieb kümmern und bei der Einführung nicht erst zwei Wochen lang unsere Mitarbeiter schulen müssen.“

So gelang die Einführung in nur fünf Monaten

Ein Cloud-ERP einzuführen erfordert ein Cloud-Mindset: die Bereitschaft, sich auf den Standard einzulassen und bestehende Prozesse so anzupassen, dass sie sich mit den bewährten Best Practices der Branche abbilden lassen. „Wir haben gezielt auf Eigenentwicklungen verzichtet“, erklärt Alexander Herfort. „Bei uns ging es ja vorwiegend um den Finanzbereich und den Einkauf. Dafür eignen sich die SAP-Standardprozesse sehr gut. Wir könnten das selbst nicht besser machen.“ Das Cloud-Mindset war einer der Erfolgsfaktoren für die schnelle Einführung. Der zweite lag im Implementierungspartner All for One, der auf pragmatische SAP-Lösungen für den Mittelstand spezialisiert ist und über fundierte Branchenerfahrung verfügt. Dank Unterstützung der Experten gelang es United VARs schnell und problemlos, die bestehenden Prozesse in den SAP-Standard zu überführen und das neue Cloud-ERP aufzusetzen.

Was bringt das neue ERP-System?

„Unsere Prozesse sind jetzt besser, ganz einfach, weil der Standard gut ist“, bringt es Alexander Herfort auf den Punkt. „Wir sind viel schneller geworden, haben Abläufe automatisiert und Transparenz gewonnen.“ Davon profitieren alle Mitgliedsunternehmen, denn das interne Team hat jetzt mehr Zeit für wertschöpfende und sinnstiftende Aktivitäten, um bessere Services zur Verfügung zu stellen. So kann United VARs seine Mitglieder zum Beispiel noch besser vernetzen, Kollaborationen vorantreiben oder mehr Events organisieren. Wie das SAP-Cloud-ERP in der Praxis Prozesse optimiert, lässt sich am besten an konkreten Beispielen aufzeigen:

• Schnellere Entscheidungsfindung: Früher mussten die Mitarbeiter erst einmal mehrere Excel-Listen konsolidieren, um die richtigen Daten für eine Geschäftsentscheidung zu finden. „Unsere Assistentin wurde fast wahnsinnig, weil wir nie genau wussten, was die richtige Quelle ist“, erinnert sich Alexander Herfort. „Heute schauen wir einfach ins System und haben totale Transparenz. Wir sehen sofort, welchen Jahresumsatz wir machen, wie viele Rückstellungen wir bilden müssen und wo noch Zahlungen ausstehen.“
• Automatisierte Rechnungsprozesse: Früher war United VARs eine Woche lang beschäftigt, um die Rechnungen für die Mitgliedsbeiträge abzuwickeln. Heute genügt ein Knopfdruck und der Prozess läuft automatisiert ab. Das System erstellt die Rechnungen rechtskonform und verschickt sie per E-Mail. Das Team kann jederzeit einsehen, welche Zahlungen ausstehen. Mahnungen werden automatisch verschickt.

„Wir haben da überhaupt keinen Aufwand mehr“, freut sich Alexander Herfort.

• Weniger Outsourcing-Kosten: Früher wurden die Vorgänge in Excel erfasst und dann an einen Steuerberater zur rechtskonformen Buchung übergeben. Heute bucht eine Mitarbeiterin die Vorgänge selbst direkt im SAP-System. Zudem automatisiert das System die Buchhaltung, bereitet diese konform vor und übergibt sie direkt an den Steuerberater. Dadurch kann der Abschluss schnell und unkompliziert erstellt werden. So konnte United VARs ausgelagerte Aufgaben wieder zurück ins Haus holen und Aufwand sparen.
• Mobiler Zugriff: Früher musste der Managing Director seine Assistentin kontaktieren, wenn er wissen wollte, ob ein Mitglied alle Rechnungen bezahlt hat. Heute kann er unterwegs im Taxi schnell selbst ins System schauen. Er kann die Rechnung während des Termins mit dem Mitglied noch einmal verschicken und erhält eine Kopie in seinem Posteingang. Der ganze Vorgang wird sauber im ERP dokumentiert.
• Schnellere Freigabeprozesse: Früher erfolgten Freigaben für eingehende Rechnungen per E-Mail. Heute läuft der Prozess systemgestützt ab. Eingehende Rechnungen werden direkt im ERP erfasst, von den Verantwortlichen freigegeben und automatisch dokumentiert. Erst nach der Freigabe wird die Rechnung bezahlt. „Das ist ein neues Feature, das uns sehr hilft“, freut sich Alexander Herfort. „Wir haben jetzt eine lückenlose Kommunikation und Dokumentation – niemand vergisst mehr etwas.“

Ausblick

Für United VARs war SAP Public Cloud ERP mit Standardprozessen genau die richtige Entscheidung. Die Lösung ließ sich schnell einführen, erfüllt alle Anforderungen des Unternehmens und sorgt heute für eine enorme Effizienzsteigerung. „Künftig werden wir die integrierten CRM-Funktionalitäten vollständig nutzen, um sämtliche Kommunikation mit den Mitgliedern zu dokumentieren. So kann jedes Teammitglied jederzeit nachvollziehen, was besprochen wurde“ , plant Alexander Herfort.

Erfahren Sie hier mehr über die Funktionen, Vorteile und Kosten der verschiedenen SAP Cloud-ERP-Lösungen beim international führenden IT-, Consulting- und Service-Provider All for One.

Weitere Informationen zur All for One Group SE

Artikel vom 10.02.2025

Schlagwörter: SAP, ERP, Cloud