So erstellen Sie einen ERP-Anforderungskatalog

Zu hohe Wartungskosten, fehlende Funktionen, schlechte Erweiterbarkeit – wenn es an der Zeit ist, Ihr altes ERP-System in Rente zu schicken, stellt sich die Frage, welche Funktionen Ihr neues System haben sollte. Worauf kommt es an, damit es Ihre Organisation optimal unterstützt und das möglichst auf viele Jahre?

Ein Schlüsselinstrument, um die richtige Wahl zu treffen, ist der ERP-Anforderungskatalog. In diesem Artikel teilen wir Best Practices und Leitfragen, mit denen wir auch unsere Kunden in der Entscheidungsphase unterstützen.

Warum sollten Unternehmen Ihre ERP-Anforderungen schriftlich fixieren?

Mit dem ERP-System arbeiten Mitarbeitende aus fast allen Unternehmensbereichen. Die Lösung entscheidet maßgeblich über die Effizienz von Prozessen und die Möglichkeiten, datengetriebene Geschäftsentscheidungen und -modelle umzusetzen.

Die Entscheidung für eine Software hat also weitreichende Folgen für die Zukunft Ihres Unternehmens und sollte entsprechend fundiert getroffen werden.

Wer sich zu wenig Zeit nimmt, einen Anforderungskatalog zu erstellen, läuft Gefahr, dass dem System am Ende doch wichtige Funktionen fehlen und teure Individualentwicklung nötig wird oder die Anwendung bereits nach wenigen Jahren ausgetauscht werden muss, was erneut hohe Kosten verursacht.

Mit einem durchdachten Anforderungskatalog fällt es zudem wesentlich leichter, aus der riesigen Menge an ERP-Anbietern eine individuelle Top 5 zu erstellen und die Suche stringent zum Ziel zu führen.

Die wichtigsten Anforderungen an das ERP-System definieren

Welche Kriterien sind ein Must-have für Ihr neues ERP-System, welche sind eher nice to have? Die Antwort ist vielschichtig und sollte nicht im stillen Kämmerlein gefunden werden. Beziehen Sie Stakeholder – von der IT bis zu den späteren Nutzern – in die Entwicklung des Anforderungskatalogs ein.

Wenn Sie unterschiedliche Perspektiven und Bedürfnisse sammeln, minimieren Sie nicht nur das Risiko, wichtige Aspekte zu übersehen. Sie können so widersprüchliche Erwartungen erkennen und im Anforderungskatalog einen Kompromiss definieren. Das Ergebnis: Ihre neue Lösung hat keine blinden Flecke und genießt eine hohe Nutzerakzeptanz. Ein entscheidender Faktor, damit Ihr ERP-System seine wirtschaftlichen Vorteile ausspielen kann.

Wie Sie Ihren ERP-Anforderungskatalog effektiv gestalten, ist hochindividuell. Die folgenden Leitfragen sind als Ausgangspunkt für Ihre eigene Konzeption gedacht und orientieren sich an unseren Best Practices. Wir gliedern die Anforderungen an ERP-Systeme dabei in 5 Kategorien: technische, funktionale, rechtliche, budgetäre sowie nachhaltigkeitsbezogene und ethische Anforderungen.

Wie finden Sie den richtigen ERP-Hersteller?

Bei der Wahl eines ERP-Systems spielt nicht nur das Produkt selbst eine Rolle. Wichtig ist auch, sich über die eigenen Erwartungen an den Hersteller und die Zusammenarbeit mit ihm Gedanken zu machen, um böse Überraschungen zu vermeiden. Prüfen Sie Kompetenz, Kundenservice, Finanzierung und Vertrauenswürdigkeit.

Etablierte ERP-Anbieter mit solider Eigentümer- und Finanzstruktur, die sich seit Jahren am Markt behaupten, sind beispielsweise eine weniger risikobehaftete Wahl als Startups, bei denen ein Fortbestand und damit Kundenservice über die nächsten Jahre fraglich ist.

Ein ERP-System ist ein lebendiges System: Während der Nutzungsdauer werden Wünsche und Herausforderungen aufkommen, die den Support des Herstellers notwendig machen. Wie sieht das Service-Level-Agreement aus? Wie umfassend ist der Kundenservice? Kommen Berater beispielsweise ins Unternehmen? Sie sollten früh klären, ob der Anbieter bereit ist, Ihre gewünschten Standards vertraglich festzuhalten.

Neben Selbstaussagen des ERP-Herstellers helfen Gespräche mit Referenzkunden und Bewertungen auf Online-Portalen einen möglichst objektiven und umfassenden Eindruck des Anbieters zu gewinnen.

Weitere Informationen zur NTT DATA Business Solutions AG 

Artikel vom 13.01.2025

Schlagwörter: ERP