Wer sucht, der findet – mit dem DMS in Sekundenschnelle

Verträge, Rechnungen, Dokumentationen – der bürokratische Aufwand in Unternehmen wächst stetig und mit ihm meist das Papierarchiv. Verschiedene Studien zeigen, dass allein durch das manuelle Dokumentenmanagement zwischen 40 und 60 Prozent der Arbeitszeit verloren gehen. Denn bereits die Suche nach einem einzigen Dokument dauert im Durchschnitt 18 Minuten. Hinzu kommen die Umwelt- und Finanzressourcen für das Papier. Der WWF konnte aufdecken, dass beinahe jeder zweite industriell gefällte Baum zu Papier verarbeitet wird – bei der Herstellung von einem Kilogramm werden bis zu 100 Liter Frischwasser und viel Energie verbraucht.

Doch wie lassen sich Papierberge im Unternehmen zukünftig vermeiden und Arbeitsabläufe effizienter gestalten? Ein erster Schritt in Richtung digitale Zukunft ist ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem (DMS), das sich nahtlos in die Prozesse des eigenen Unternehmens einfügt.

Schnell finden statt lange suchen – dank Dokumentenmanagementsystem

Der erste Treiber für ein DMS ist meist die Finanzbuchhaltung. Bei ihr landen tagtäglich steuerrelevante Schriftstücke wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen, die nach den GoBD bearbeitet, abgelegt und archiviert werden müssen. Häufig setzen Unternehmen dann auf Insellösungen wie Papierordner oder lokale Laufwerke, die nicht abteilungs- oder standortübergreifend zugänglich sind. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung kann das zum Problem werden, wenn Prüfer*innen nur über Umwege Auskunft erhalten.

Eine zentrale DMS-Lösung kann Ihre Mitarbeiter*innen nicht nur bei der Archivierung unterstützen, sondern die Dokumente auch unternehmensweit zugänglich machen. In Sekundenschnelle ist mit dem passenden Schlagwort das richtige Dokument gefunden und kann digital freigegeben werden. Ihre Teams können nach der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems kollaborativ zusammenarbeiten, auch wenn sie geografisch weit voneinander entfernt sind – in Zeiten von Homeoffice sowie nationalen und internationalen Standorten wird das immer wichtiger.

DMS und Compliance – das passt zusammen

Die GoBD schreiben im Kern die Unveränderbarkeit von Buchung und Aufzeichnung vor, beispielsweise bei steuerrelevanten Ausgangsbelegen. Diese müssen so aufbewahrt werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können oder Änderungen zumindest eindeutig nachzuvollziehen sind. Mithilfe der DMS-Lösung von proALPHA sind die Anforderungen schnell und ressourcenschonend zu realisieren. Auch eine Verfahrensdokumentation für die Buchprüfung lässt sich darüber erstellen und bei Bedarf aushändigen.

Ein weiterer Vorteil der Software ist die Verschlagwortung: Jedes elektronische Dokument wird dafür mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index versehen und kann über die softwareinterne Suche auf Knopfdruck gefunden werden. Die Verknüpfung zwischen Schriftstück und Index wird dabei über die gesamte Aufbewahrungszeit gewährleistet – bei Geschäftsdokumenten sind das mindestens 10 Jahre.

Ressourcen schonen und die Umwelt schützen

Für viele Unternehmen rückt das Thema Umweltmanagement immer weiter in den Fokus. Ein Ansatz ist das papierlose Büro. Denn es verbessert nicht nur die Umweltbilanz des Betriebes, sondern trägt auch allgemein zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes bei. Zudem bedeutet weniger Papier auch weniger Kosten: Druckerbedarf wie Toner, die Geräte selbst und deren Wartung werden im besten Fall überflüssig – auch die Raumkosten für das Dokumentenarchiv lassen sich dadurch sparen. Und das Beste: Der Staat fördert aktiv nachhaltige Digitalisierungsvorhaben, beispielsweise mit „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“ vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWK).

Nutzen Sie die Implementierung einer DMS-Lösung als Startschuss für die Digitalisierung Ihres Unternehmens. Indem Sie die Einführung unternehmensweit als Kernprojekt positionieren, machen Sie sie zur Chefsache. Unser Tipp: Denken Sie möglichst groß – auch als KMU!

Weitere Informationen zur proAlpha Gruppe

Artikel vom 09.08.2022

Schlagwörter: Umweltschutz, Umwelt, DMS