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Employee Self Service-Portale (ESS): Mehr Verantwortung für Mitarbeiter verschafft HR wertvolle Zeit

Man kennt das Prinzip aus vielen Bereichen: Selbstbedienung. In Schnellrestaurants, Autobahnraststätten oder Tankstellen ist "Self Service" schon lange nicht mehr wegzudenken. Aber im Personalwesen? Lange Zeit war das undenkbar. Inzwischen machen Employee Self Service-Portale (ESS) das scheinbar Unmögliche möglich: Mitarbeiter pflegen ihre Daten selbst. Eine Studie belegt die wachsende Bedeutung der Systeme.

In vielen HR-Abteilungen fehlt es an einer wichtigen Ressource: Zeit. Das kommt nicht von ungefähr, denn die bürokratischen Prozesse in der Mitarbeiterverwaltung sind komplex und nehmen im Personalmanagement einen erheblichen Teil der Arbeitsstunden in Anspruch. Doch aufgrund der intensiven Verwaltung von Stammdaten, Formularen und Anträgen bleibt vieles auf der Strecke.

Personalmanager haben kaum Zeit für direkten Austausch

Zum Beispiel der regelmäßige und direkte Austausch mit dem Mitarbeiter. Eben dieses Feedback ist aber wichtig, um die eigene Organisation zu einem Unternehmen weiterzuentwickeln, in dem Angestellten optimale Arbeitsbedingungen zur Verfügung stehen. Denn nur so können Prozesse in den einzelnen Abteilungen effizient und mit hoher Innovationsdichte erledigt werden. Genau das braucht es, um heute in den stark umkämpften Märkten mithalten zu können.

Das ist aber wohlgemerkt nur einer von vielen Bereichen, in denen Personalmanagern eine Entlastung von administrativen Tätigkeiten gut täte. So genannte Employee Self Service-Portale (ESS), wie sie im Personalmanager von Persis zu finden sind, versprechen bei der Verwaltung personenbezogener Daten nun Abhilfe. Zu Deutsch: Mitarbeiter-Selbstbedienung. Was steckt dahinter?

Employee Self Service: Was ist das? Eine Definition.

Kurz zusammengefasst handelt es sich hierbei um Tools, über die Mitarbeiter Zugriff zu ihren persönlichen Daten erhalten und diese selbst verwalten können. Die Bandbreite reicht von Urlaubsanträgen, Leihgaben bis hin zum Kfz-Pool. Das Employee Self Service-Modul kann ganz einfach in die HR-Software eines Unternehmens eingebunden werden. HR-Mitarbeiter werden schnell merken, dass sich dank des Selbstverwaltungsportals die Prozesse in der Personalwirtschaft vereinfachen und beschleunigen. Logisch: Für den einzelnen Mitarbeiter nehmen die entsprechenden Updates kaum ein paar Minuten in Anspruch. Erledigt aber eine Person alle administrativen Prozesse für sämtliche Angestellten im Unternehmen, kommt doch ein erkleckliches Sümmchen an Stunden zusammen, die nicht für andere Aufgaben genutzt werden können.

Employee Self Service: Studie belegt hohen Aufholbedarf

In Unternehmen besteht hier noch reichlich Luft nach oben. Eine aktuelle Studie der Hochschule Bochum aus dem Jahr 2016 ergab, dass in dem Bereich Employee Self Service großer Bedarf besteht. Gerade einmal 15 Prozent der Befragten haben ein ESS-System im Einsatz, bei 40 Prozent wird dieses Angebot nicht genutzt und dem Großteil (45 Prozent) ist diese Art eines Selbstbedienungssystems noch gänzlich unbekannt. Damit vergeben sich HR und Management wertvolle Chancen.

Employee Self Service: Mitarbeiter sind aufgeschlossen

Ein möglicher Grund für die Zurückhaltung in punkto Employee Self Service mag darin bestehen, dass HR Widerstände seitens der Mitarbeiter befürchtet. Immerhin übertragen Personalmanager mit dem Selbstverwaltungs-Tool einen Teil ihrer Verantwortung und Arbeit auf den einzelnen Mitarbeiter, was für diese ein gewisses Maß an Mehraufwand bedeutet. Doch diese Ängste sind unbegründet. Auch hierüber gibt die Studie aus Bochum Aufschluss. Sie legt nahe, dass Mitarbeiter gegenüber einer solchen Personalverwaltungssoftware aufgeschlossener sind, als ihnen das von HR zugetraut wird. Nur 20 Prozent der Befragten hegen Bedenken beim Thema Employee Self Service. Am meisten genannt wurden Befürchtungen wie eine verstärkte Überwachung durch Vorgesetze (75 Prozent), ein möglicher Zugriff auf persönliche Daten (77,5 Prozent) und ein potenzieller Identitätsraub oder Missbrauch des Profils (55 Prozent). Punkte, über die sich Anwender aber keine Sorgen zu machen brauchen. Zum Beispiel, weil ein umfangreiches Sichtrechtekonzept dafür sorgt, dass nur die Personen Einblick in die Daten erhalten, die auch dazu befugt sind.

Mitarbeiter hat die Hoheit über seine Daten

Zudem werden Änderungen, die ein Mitarbeiter vornimmt, erst dann für alle Berechtigten sichtbar, sobald der zuständige Personalmanager diese auch freigegeben hat. Bis dahin sind die Informationen nur für den Mitarbeiter selbst einsehbar und „als noch nicht übertragen" gekennzeichnet. Unterm Strich stellen Self Service Portale für die einzelnen Mitarbeiter einen erheblichen Mehrwert dar, da sie auf diese Weise den direkten Zugriff auf ihre eigenen Personaldaten bekommen und somit aktiv in den Prozess der Personalentwicklung einbezogen werden können. Dieses Plus an Transparenz suchten Mitarbeiter früher vergebens. Hier waren die Daten, die in der Personalabteilung über sie vorgehalten wurden eher ein streng gehütetes Geheimnis zwischen HR und Management. Dem Mitarbeiter blieben wenig Gestaltungsspielräume und Möglichkeiten zur Stellungnahme.

Vorteile von Employee Self Service-Portalen

Mit Employee Self Service-Portalen wandelt sich das. Mit wenigen Klicks können Arbeitnehmer ihre Stammdaten ändern. Dazu gehören beispielsweise:

• Persönliche Daten
• Bankverbindung
• Kontaktpersonen
• Passbild

Aber auch die berufliche Entwicklung kann stets auf den neuesten Stand gebracht werden.

Das umfasst Bereiche wie:

• Den Bildungsweg
• Den Berufsweg
• Absolvierte Seminare
• Soft Skills
• Hard Skills

Der Vorteil: HR und Linienvorgesetzte haben so immer einen aktuellen Einblick, über welche Talente und Skills ein Mitarbeiter konkret verfügt, in welchen Bereichen diese gewinnbringend eingesetzt werden können oder wo noch Entwicklungsbedarf besteht. Das hilft erheblich bei der Planung der weiteren Laufbahn und kann dem Unternehmen bei der Nachfolgeplanung extrem nutzen: Manche unentdeckte Perle in der Belegschaft kann so identifiziert und zum Glänzen gebracht werden.

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Artikel vom 13.03.2017

Schlagwörter: Employee Self Services