Bewerber- und Personalmanagement bei Trusted Shops

Ein Unternehmen, das seine Mitarbeiterzahl innerhalb von fünf Jahren verdreifacht hat und regelmäßig eine Vielzahl an Online-Bewerbungen erhält, braucht vor allem eines: Ein verlässliches und hoch performantes Bewerber- und Personalmanagementsystem. Als zentrales Tool entschied sich die Trusted Shops GmbH für die Bewerbermanagement-Lösung von Persis und nahm auch gleich noch den Personalmanager aus der Produktfamilie des HR Software Herstellers dazu.

Die Trusted Shops GmbH hat seit 2012 eine Wachstumskurve hingelegt, die ihresgleichen sucht. Das Unternehmen ist Europas Vertrauensmarke im E-Commerce und stellt mit seinem Gütesiegel inklusive Käuferschutz, seinem Kundenbewertungssystem und Abmahnschutz ein "Rundum-sicher-Paket" bereit.

Wachstumskurve zeigt steil nach oben

Seit der Gründung im Jahr 1999 geht es bei der GmbH steil bergauf. Innerhalb der letzten fünf Jahre hat das Unternehmen seine Mitarbeiterzahl von 100 auf 300 gesteigert. Insbesondere im HR-Bereich war das mit enormen Herausforderungen verbunden. Denn es galt eine wahre Flut an Bewerbungseingängen zu bewältigen: Fast 11.000 in vier Jahren!

Die Anforderungen an die vier hauseigenen HR-Business Partner in punkto Bewerber- und Personalmanagement stiegen. Allein der Austausch mit den Fachabteilungen verschlang viel Zeit, die an anderer Stelle fehlte. Deutlich einfacher läuft es, seitdem die Trusted Shops GmbH auf zwei verlässliche "digitale Partner" setzt. Die Rede ist von dem Bewerbermanagement und dem Personalmanager des HR Software Herstellers Persis aus Heidenheim. Auf Wunsch von Trusted Shops werden die Softwarelösungen durch Persis gehostet.

Alle Personen, die in dem Recruiting-Prozess involviert sind, können seitdem über das Bewerbermanagement-Modul jederzeit online auf den aktuellen Stand der Daten und Informationen zugreifen. Vor allem Führungskräfte können schnell und einfach in die Prozesse eingebunden werden. Der Möglichkeit zu synchronisierten Aktenumläufen, der Gesprächsterminierung mit dem eigenen Kalender und klick-optimierten Workflows zur Unterstützung des Entscheidungsfindungs-Prozesses sei Dank. Auch die Funktionalitäten zur Gesprächsdokumentation und Gesprächsvorbereitung erleichtern HR und Management die tägliche Arbeit erheblich. "Dank des Bewerbermanagement-Tools ist ein reibungsloser Austausch nun sicher gestellt. Das Bewerbermanagementmodul ermöglicht einen zeitsparenden und schlanken operativen Recruitingprozess", sagt Riccardo Greco, Director Human Ressources bei der Trusted Shops GmbH.

Das Tool erleichtert das Leben von HR aber auch in anderer Hinsicht. Da wäre zum Beispiel die CV-Parsing-Funktion, die den manuellen Erfassungsaufwand von Daten auf ein Minimum reduziert. Sie erkennt zuverlässig die in einem Lebenslauf hinterlegten Daten: Vorname, Nachname, Geschlecht, Anrede, Geburtsdatum, Adressdaten, Karriere-Positionen, Arbeitgeber, Hochschulabschlüsse, Fachkenntnisse und, und, und. Sobald Talente ihren CV ins systemeigene Bewerbungsformular hochladen, extrahiert die Software die Daten und bringt sie automatisch in den dafür vorgesehenen Eingabefeldern unter. Auf diese Weise lässt sich völlig unkompliziert eine vollständige Bewerberakte als PDF aus unterschiedlichen Dokumententypen erstellen.

Mehr Übersichtlichkeit im Personalmanagement

Alle weiteren Prozesse sind mit den Funktionen des Personalmanagers von Persis „digital versorgt". "Nach einer erfolgreichen Einstellung lassen sich per Knopfdruck die Bewerberdaten in die digitale Personalakte übertragen, was ebenfalls viel Zeit spart", ergänzt HR-Experte Riccardo Greco. "Außerdem häufig genutzte Anwendungen wie der Urlaubsmanager sind funktional und komplikationslos. Hervorzuheben sind zudem die mitgelieferten Reportingmöglichkeiten, die die Datenbasis im HR-Bereich sinnvoll bereichern."

Ein flexibles Erinnerungs- und Mahnwesen innerhalb des Tools sorgt dafür, dass anstehende ToDo's nicht in Vergessenheit geraten, während ein detailliertes Rollen- und Rechtemanagement gewährleistet, dass jedem Nutzer garantiert nur das zu Augen kommt, was für diese bestimmt ist. Das ist insbesondere bei der Verwaltung hochsensibler Personaldaten ein wesentlicher Sicherheitsfaktor.

Employee- und Manager Self Service

Da es sich beim Personalmanager auch um ein Employee- und Manager Self Service Tool handelt, wird HR im Personalmanagement noch einmal wesentlich entlastet. Mitarbeiter und Manager haben die Möglichkeit, Personalmanagement-Prozesse selbst zu steuern. Zum Beispiel können sie ihre persönlichen Daten verwalten oder auch Urlaubsanträge im System hinterlegen.

Weitere grundlegende Features des Personalmanagers im Überblick:

• Fehlzeitenmanagement
• Funktionsabhängige Vertreterregelungen
• Import- /Export- /Schnittstellenwerkzeuge
• Frei konfigurierbare Zeitpläne für regelmäßige Aufgaben/Batchprozesse
• Hinterlegung von Stammdaten wie Kostenstellen, Klassifikation oder Status
• Erfassung aller Ein- und Austrittsdaten mit Fristverfolgung
• Lohn- und Gehaltskonto mit Lohnarten
• Abbildung des Arbeitszeitmodells und des Urlaubsanspruchs
• Die Standard-Auslieferung erfolgt in Deutsch und Englisch und beinhaltet einen Sprachmanager

Soweit läuft jetzt bei der Trusted Shops GmbH in punkto Recruiting und Personalmanagement alles rund – sowohl in menschlicher als auch in digitaler Hinsicht. "Und sollte es doch mal zu Problemen oder Unstimmigkeiten kommen, gibt es kompetente Unterstützung durch das Persis Hosting-Team", ergänzt HR-Director Riccardo Greco.

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Artikel vom 11.04.2017

Schlagwörter: Human Resources