CSS verbindet Projektdokumentation mit Finanzbuchhaltung

Die CSS GmbH hat ihre Softwarelösung eGECKO speziell für Unternehmen, die im Projektgeschäft tätig sind, erweitert. Damit bietet die innovative Anwendung genau die Lösung, die den Unternehmen laut der Studie »Business Process Management Tools 2008« des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO fehlt: ein ganzheitliches Tool für das Geschäftsprozess-Management.

Wie diese Lösung arbeitet, erklärt sich am besten anhand einer Situation, die jedes Unternehmen freut: Aus einem ersten Kontakt wird ein Interessent. Mit der Erfassung im CRM erhält er ein detailliertes Angebot. Aus dem Angebot wird ein Projekt, bei dessen Start sich automatisch ein Projekt mit einer Grobplanung bis hin zu den Aktivitäten im Projektmanagement generiert.

Durch die bereits in diesem Schritt automatisierte Bearbeitung des Projekts können bereits die Akquiseaufwendungen in die Projektabrechnung einfließen und ein Projektstrukturplan steht für die Abstimmung mit dem Kunden bereit. Im Rahmen der Auftragsbestätigung braucht der Projektverantwortliche lediglich die vereinbarten Aktivitäten um die geplanten Lieferungen und Leistungen zu ergänzen und die Termine in die Kalender, die alle Projektbeteiligten im Outlook führen, zu übergeben. Diese Feinplanung kann dann auf das System des Kunden übertragen werden und dient in der folgenden Projektarbeit als Grundlage. Damit ist sichergestellt, dass alle vereinbarten Leistungen auch geplant und realisiert werden. Parallel zu diesen Prozessen arbeitet bereits das CRM und übergibt die Wartungsvertragsdaten und das elektronische Dokument an die Vertragsverwaltung. Dadurch können gleichzeitig die Berechnung der Wartungsgebühren und die monatliche Übergabe an den Zahlungsverkehr zum Lastschrifteinzug oder Rechnungsausdruck erfolgen.

Während der gesamten Projektabwicklung gewährleistet eGECKO den direkten Zugriff auf die Kostenrechnung, und es kann wahlweise mit einem Durchschnittsverrechnungssatz für Leistungen oder mit dem individuellen Satz der Kostenstelle gerechnet werden. So sind innerhalb der Projektverwaltung die Budget-Planvergleiche und das zu erwartende wirtschaftliche Ergebnis direkt ablesbar.

Zur Erfassung der IST-Daten steht den Projektbeteiligten eine Webmaske zur Verfügung, in der sie vor Ort alle relevanten Informationen erfassen. Während sie beim Kunden noch den Dienstleistungsnachweis über einen mobilen Drucker ausdrucken und vom Kunden unterschreiben lassen, arbeitet das System bereits weiter. Im Hintergrund aktualisiert es das Projekt, erstellt die Rechnung und die Reise-kostenabrechnung. Sind im Rahmen der Projektvereinbarung auch Absprachen zu Ratenzahlungen getroffen worden, werden die Abrechnungen der einzelnen Teilbeträge in dem Moment erfolgen, in dem der Projektverantwortliche die entsprechende Aktivität auf ”erledigt“ setzt.

Insgesamt wird mit der Lösung durch die Integration von Finanzbuchhaltung, Zahlverkehr, Anzahlungsabwicklung, Reisekostenmanagement, Projektmanagement, Vertrags-verwaltung und CRM eine geschlossene Lösung geschaffen, die in diesem Umfang am Markt einzigartig ist.


Weitere Informationen: www.css.de

Artikel vom 24.09.2008

Schlagwörter: CRM, Finanzbuchhaltung