Digitales Ausbildungsmanagement - "App"-solut einfach

Die Zahl der unbesetzten Ausbildungsplätze ist so hoch wie seit 20 Jahren nicht mehr. Aber nicht, weil es an Nachwuchs fehlt. Oftmals passen die Prozesse in der Ausbildung nicht zu den Erwartungen junger Bewerber. Daher springen viele ab.

Azubi-Mangel: Mehr Schein als Sein

Dass sich auf ausgeschriebene Stellenanzeigen keine Bewerber mehr melden, ist eine Erfahrung, die viele Ausbildungsbetriebe machen. Fast jeder dritte Betrieb in Deutschland kann nach einer aktuellen Befragung aus Mangel an geeigneten Bewerbern Lehrstellen nicht besetzen. Wie der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) zu seiner Umfrage "Ausbildung 2017" unter etwa 10.500 Unternehmen berichtet, lag die Quote zuletzt bei 31 Prozent - im Vergleich zu 12 Prozent zehn Jahre zuvor.

Solche Erhebungen werden gerne als Beleg für den Azubi-Mangel herangezogen. Doch aktuelle Zahlen der Bundesagentur für Arbeit zeigen: Es gibt ihn gar nicht. Tatsächlich stehen mehr Bewerber als Ausbildungsplätze zur Verfügung.

Mehr Bewerber als Ausbildungsplätze

603.500 Jugendliche haben sich zwischen Oktober 2016 und September 2017 beim Arbeitsamt gemeldet, um eine Lehrstelle zu finden. Dieses hatte seinerzeit 572.000 Ausbildungsplätze im Angebot. Eine Lehre begannen aber nur 523.300 der jungen Berufsanwärter.

Unterm Strich konnten somit rund 50.000 Lehrstellen nicht besetzt werden, obwohl es an Talenten nicht mangelte. Damit hat die Zahl offen gebliebener Lehrstellen den höchsten Spitzenwert innerhalb der letzten 20 Jahren erreicht. Wie passt das zusammen? Die Diagnose von Arbeitsmarktanalysten fällt eindeutig aus: Deutsche Unternehmen leiden an Passungsproblemen.

Passungsprobleme: Ausbildungsangebot passt nicht zu den Erwartungen der Talente

Passungsprobleme beinhalten alle Störfaktoren, die verhindern, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer zusammenkommen. Das können völlig unterschiedliche Dinge sein. Ein zu langer Anfahrtsweg, eine schlechte Bezahlung, keine Aussicht auf Aufstiegsmöglichkeiten.

Immer öfter ist es auch die technische Infrastruktur des Arbeitgebers, die junge Jobanwärter davon absehen lässt, ein Jobangebot anzunehmen. Arbeitgeber sollten bedenken, dass die Generation, die jetzt auf den Arbeitsmarkt strömt, in einem voll digitalisierten Umfeld
aufgewachsen ist. Für sie ist eine immer verfügbare digitale Welt auf Knopfdruck normal.

Smartphone – überall selbstverständlich, nur in der Ausbildung nicht

Sie checkt in der U-Bahn Mails und erhält Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone, wenn eine Stelle geschaltet wird, die den eigenen Neigungen entspricht. Moderne Technik macht es auch möglich, umgehend eine Bewerbung abzuschicken. Smartphones und Tablets gehören in allen Lebensbereichen inzwischen ganz selbstverständlich zum Alltag und werden im Durchschnitt über 75-mal täglich entsperrt.

Umso größer das Erstaunen, wenn Bewerber nach einem Jobinterview im deutschen Mittelstand beim Rundgang durch das Unternehmen feststellen: Der Arbeitgeber tickt völlig anders. Hier werden selbst Routineprozesse noch aufwändig auf Papier gemanagt. Und von intuitiven digitalen Workflows auf Knopfdruck fehlt auch im Ausbildungsmanagement jede Spur. Hier prallen unvereinbare Welten aufeinander. Für viele Jobanwärter bleibt nur noch eines: Der Absprung.

Eine Arbeitsmarktstudie des Personaldienstleisters Robert Half, für die 1.102 CFOs in Kontinentaleuropa und UK befragt wurden, zeigt: Kandidaten springen heute schneller ab als früher. Fast zwei Drittel (63 Prozent) der Befragten haben das festgestellt.

Digital gesteuertes Ausbildungsmanagement

Im Umkehrschluss heißt das. Arbeitgeber, die Talente auf sich aufmerksam machen wollen, müssen umdenken. Sie müssen ihren Bewerbern in technischer Hinsicht die Mehrwerte bieten, die für sie ganz selbstverständlich dazugehören. Die Voraussetzung dafür ist ein digital gesteuertes Ausbildungsmanagement, das genauso reibungslos, schnell und unkompliziert abläuft, wie es Talente aus anderen Bereichen ihres Alltags längst kennen.

Logisch – wer mit ein paar Fingertipps Schuhe shoppt, sich mit einem Wischen auf dem Display zum nächsten Lebensabschnittsgefährten swiped oder mit einem Klick ganze Urlaube bucht, hat wenig Verständnis dafür, wenn in der Ausbildung immer wieder Prozesse haken, weil sie nicht IT-gestützt gemanagt werden.

Wenn beispielsweise aufgrund einer schlechten Organisation Lehrpläne wiederholt nicht eingehalten werden und Azubis nicht lernen, was sie lernen sollten oder Einsatzpläne so schlecht gestaltet sind, dass es in einzelnen Abteilungen immer wieder zu Unter- oder Überbestzungen kommt.

Vorteile einer Ausbildungsmanagement-Software

Das muss nicht sein. Eine passgenaue Software verhilft zu mehr Struktur und sorgt für effizientere Prozesse im Ausbildungsmanagement - von der ersten Erfassung und Vertragsgenerierung bis zur automatischen Datenübernahme nach Ausbildungsende. Sie gibt allen Beteiligten jederzeit einen Überblick, wer wann wo eingesetzt ist. Auch Noten, Beurteilungen und Versetzungen werden übersichtlich dokumentiert und sind jederzeit einsehbar - von Ausbilder und Azubi. So hat jeder jederzeit den perfekten Überblick.

Weitere Vorteile:

• Optimierung von Ausbildungs- und Versetzungsplänen auf Knopfdruck
• Datensicherheit dank individueller Zugriffsrechte
• Aufgaben, die in einer Lerneinheit bearbeitet werden sollen, können an die Beteiligten versendet werden. Dabei werden stets die vordefinierten Lerninhalte der betreffenden Ausbildungsstationen berücksichtigt.
• Berichtshefte werden online geführt und genehmigt.

Ausbildungsmanagement per App

Umso besser, wenn sich das Ausbildungsmanagement nicht nur am Laptop, sondern auch per App steuern lässt. Das kommt den Gewohnheiten dualer Studenten und Azubis am nächsten. So haben Unternehmen immer einen optimalen Draht zu ihren Lehrlingen. Diese finden alle Schlüsselinformationen bereits auf der Startseite der App im Überblick.

Integriert ist beispielsweise ein Kalender mit farbig markierten Terminen, auch individuelle Kontakte mit Informationen über die Ansprechpartner im Unternehmen inklusive Bild lassen sich abrufen. Ebenso ist das Online Berichtsheft mobil verfügbar und kann schnell und kann einfach per Spracheingabe bearbeitet werden. Außerdem zeigt die App offene Aufgaben innerhalb noch nicht vollständig bearbeiteter Berichtshefte an. So gerät nichts in Vergessenheit.

Fazit: Der Sprung ins digitale Ausbildungsmanagement macht die Organisation der Lehre für alle Beteiligten leichter und besser nachvollziehbar. Und mit der zeitgemäßen Art der Mediennutzung können Arbeitgeber bereits im Bewerbungsprozess bei Arbeitnehmern punkten. So gewinnt man Bewerber heute. Mit der richtigen Software ist das ganz einfach.

Alle Informationen zum Ausbildungsmanager und der dazugehörigen App finden Sie hier.

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Artikel vom 12.11.2018

Schlagwörter: Human Resources, Apps