Endlich wieder Urlaub!

Wie die digitale Urlaubsplanung zu mehr Effizienz, Zufriedenheit und Datenschutz beiträgt

Wer kennt es nicht – das Problem mit dem Urlaubsantrag. Kaum hat man ihn ausgefüllt, kommt der Kollege um die Ecke und verkündet stolz, dass er seinen Flug für den Sommer schon in den Weihnachtsferien gebucht hat. Solche Ungerechtigkeiten bei der Urlaubsplanung, aber auch bloße Fehler oder Verzögerungen bei der Genehmigung, tragen definitiv nicht zu einem positiven Arbeitsklima bei. Trotz dieser Problematik, ist eine digitale Jahresurlaubsplanung in der deutschen Unternehmenslandschaft noch immer eine Seltenheit. Dabei bietet sie nicht nur den Mitarbeitern Vorteile, sondern auch Personalverantwortlichen, HR und der gesamten Organisation.

1. Urlaubsantrag der neuen Generation

Gen Z gilt als die erste Generation der Digital Natives und auch Gen Y setzt inzwischen in allen Lebensbereichen auf Smartphone, Tablet & Co. Ob Digital Native, Digital Immigrant oder Silver Surfer – Ansprüche, die Arbeitnehmer an ihr Privatleben stellen, bringen sie auch in ihr Arbeitsleben ein. Die Enttäuschung ist daher groß, wenn zwar die Reise in Minutenschnelle übers Internet gebucht wird, der Urlaubsantrag dafür aber monatelang in der Hauspost unterwegs ist. Eine in die Dienstplanung integrierte Jahresurlaubsplanung über intuitive Self Services reduziert diese Reaktionszeit um ein Vielfaches. Die oder der Vorgesetzte erhält den Antrag sofort per E-Mail und hat gleichzeitig alle Abwesenheiten im Blick. Die Genehmigung erfolgt in Minutenschnelle und erscheint dann sofort als Urlaub bzw. Fehlzeit im Dienstplan. Der Antragsteller hat in seinem Dashboard jederzeit und ebenfalls in Echtzeit den Einblick in aktuelle Zeit- und Urlaubssalden sowie bereits geplante oder beantragte Urlaube. So entsteht Effizienz beim Vorgesetzten und Zufriedenheit beim Mitarbeiter. 

2. Wunschurlaube und Personalbedarf berücksichtigen

Stellen Sie sich vor: Die Hälfte Ihrer Mitarbeiter ist im Urlaub, verplante Kollegen werden unerwartet krank, zeitkritische Kundenauf­träge bleiben unerledigt. Mit Hilfe einer bereichsübergreifenden Jahresurlaubsplanung können Sie einen solchen Super-GAU vermeiden. Zurück zum anfänglichen Szenario: Teammitglied A möchte zur gleichen Zeit in Urlaub wie Teammitglied B. Mit digitaler Unterstützung lassen sich Planvarianten durchspielen, die im besten Fall beiden Mitarbeitern ihren Urlaub ermöglicht. Der oder die Vorgesetzte kann die Wünsche seines Teams in den realen Einsatzplan kopieren und die verschiedenen Konstellationen optimal am Bedarf ausrichten. Dabei stehen die Informationen aus der unternehmensweiten Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung transparent zur Verfügung: Wer hat die nötige Qualifikation, ist zum fraglichen Zeitpunkt anwesend und könnte für Mitarbeiter A und B einspringen, möglicherweise auch aus einem ganz anderen Team? Eine solche zentrale und digital gestützte Urlaubsplanung gibt Unternehmen und Belegschaft viel mehr Gestaltungsspielraum. 

3. Mitarbeiterdaten schützen

Die strenge Datenschutzgrundverordnung stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Personalstamm, zeitwirtschaftlichen Daten und Fehlzeitengründe sind Informationen, die absolut schützenswert sind. Dienstpläne als öffentlicher Aushang auf dem Shopfloor, Stecktafeln auf der Station und auch Excellisten, die man nicht mit Zugangsberechtigungen schützen kann, verraten zu viel. Auch in dieser Hinsicht bietet die Digitalisierung Vorteile. Bei einer systematischen Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten ist Sicherheit garantiert. Ob im Arbeitszeitmanagement, bei der Dienstplanung oder beim Urlaubsantrag: Durch eine ausdifferenzierte Berechtigungssteuerung, vielfältige Customizing-Optionen sowie parametrierbare Dialoge und Ansichten stellt Workforce Management den Schutz personenbezogener Daten sicher.

4. Personalarbeit gestalten statt verwalten

Wenn Anfragen von Mitarbeitern, bezüglich Urlaubssalden oder ausstehenden Urlaubsgenehmigungen ausbleiben, wird auch HR entlastet. Denn genau diese Auskunftstätigkeiten sind große Zeitfresser. Gleiches gilt natürlich für die Bearbeitung von papierbasierten Urlaubsanträgen. Bis zu 80 Prozent aller Arbeiten in der HR-Abteilung sind heute noch administrativer Art und gehen auf Kosten des strategischen Personalmanagements. Wird der „Schreibkram“ auf 30 Prozent gesenkt, was mit Hilfe eines digitalen Arbeits- und Urlaubsmanagement erfahrungsgemäß möglich ist, bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche. Und welcher Mitarbeiter freut sich nicht, wenn sich die HR-Abteilung um den Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz kümmert, statt tonnenweise Urlaubsanträge einzutippen und einen 24/7 Auskunftsservice zu betreiben?

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Artikel vom 09.06.2021

Schlagwörter: Human Resources