Geschäftsreise 4.0: Alle Buchungen in einem System

Hotelübernachtungen, Flüge, Bahnfahrten und Automietungen: Sämtliche Reisekosten fließen über TripLink zusammen. Bereits über 8.000 Unternehmen nutzen die Plattform für Geschäftsreisebuchungen des SAP-Unternehmens Concur. AccorHotels, Sixt und myTaxi gehören zu den wichtigen deutschen Kooperationspartnern.

Was ist TripLink?

TripLink ist eine Plattform, auf der Reisedaten aus diversen Buchungskanälen zusammengeführt werden. Über Standardschnittstellen sind Autoverleiher und Taxiunternehmen, Hotels und Fluggesellschaften daran angebunden. Bucht der Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise direkt bei der angeschlossenen Airline ein Ticket, werden die Daten in Concur überführt und im Reiseplan dargestellt. Die Kommunikation ist bi-direktional, so dass auch aus dem Concur-Portal heraus die Buchung storniert werden kann. Wer ein Taxi über die myTaxi-App ordert, muss sich bei der ersten Nutzung der App lediglich mit Concur vernetzen. Nach der Fahrt wird die Quittung dann mithilfe von TripLink an Concur weitergeleitet. Selbst Rechnungen von Unternehmen, die noch nicht Partner von TripLink sind, können per E-Mail an eine bestimmte Adresse gesendet werden, woraufhin die relevanten Informationen (Reisedaten, Kosten etc.) per Texterkennung ausgelesen und in Concur gespeichert werden. So schreibt sich die jeweilige Kostenabrechnung des Reisenden quasi von selbst und das Unternehmen hat die volle Transparenz über die für die Reise anfallenden Kosten seiner Belegschaft. Außerdem kann so sichergestellt werden, dass sämtliche Buchungen den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens entsprechen

Warum ist TripLink nötig?

Unternehmen bekommen oft erst nachdem die Mitarbeiter ihre Reiseabrechnung gemacht haben Klarheit darüber, mit welchen Fluggesellschaften sie unterwegs waren, in welchen Hotels sie übernachtet haben und welche Kosten entstanden sind. Nur bei jedem vierten Reisenden (27 Prozent), so die Ergebnisse der Global Business Travel Association wurde ein Unternehmensportal für die Buchung genutzt. 30 Prozent der Reisenden buchten hingegen direkt beim Anbieter, 20 Prozent über ein Online-Reisebüro und jeder Fünfte (21 Prozent) wendete sich direkt an ein bekanntes Reisebüro. „Hotelketten wie etwa AccorHotels richten sich viel mehr als noch vor wenigen Jahren direkt an den Konsumenten“, erläutert der Product Marketing Director EMEA von Concur Jens Schneider, „denn über das Smartphone ist das Buchen erheblich bequemer geworden. Dann ist es also nicht mehr der Einkauf oder die Finanzabteilung, die die Ausgaben des Unternehmens kontrollieren, sondern der Reisende wird zum Entscheider.“ Die Konsequenz: Unternehmen verlieren die Transparenz über die Reisekosten. Es ist zudem unklar, wie sich die Kosten auf einzelne Anbieter verteilen. Potenzielle Sonderkonditionen sind im Nachhinein nicht mehr möglich.

Für wen ist TripLink interessant?

Zum einen profitieren die Reisenden von einem konsolidierten Reiseplan. Darüber hinaus wird ihnen lästige Papierarbeit abgenommen und sie können unterwegs flexibler auf Reiseplanabweichungen reagieren. Auf Unternehmensseite gibt es oft Travel-Manager, die für den Prozess des Buchens und Reisens im Unternehmen zuständig sind. Sie handeln etwa die Konditionen mit Hotelketten und verschiedenen Fluggesellschaften aus. „Wenn Travel-Managern die Buchungen, die Reisende direkt bei den Anbietern und nicht über das Unternehmenssystem buchen, nicht mehr entgehen, haben sie eine bessere Position, um günstigere preisliche Konditionen für das Unternehmen zu vereinbaren“, erläutert Schneider. Zudem kann die Personalabteilung und Geschäftsführung ihrer gesetzlich geforderten Fürsorgepflicht nachkommen, da sie jederzeit wissen, wo sich ein Mitarbeiter laut Buchung aufhält. Als vierten wichtigen „Profiteur“ der Plattform sieht Schneider Finanzchefs oder Abteilungsleiter, die idealerweise in „Echtzeit“ Klarheit über ihre Kosten und Budgets haben wollen. Das ist nicht möglich, wenn Reisekostenabrechnungen erst Tage oder Wochen nach der Reise gemacht werden und sie nicht konsolidiert auf einer Plattform zur Verfügung stehen.

Seit wann gibt es TripLink und was ist noch zu erwarten?

TripLink wurde in den USA vor etwa vier Jahren eingeführt und ist seit dem letzten Jahr auch in Deutschland verfügbar. Derzeit nutzen über 8.000 Unternehmen die Plattform, potenziell sind über vier Millionen Mitarbeiter in Unternehmen mit TripLink verbunden. Zu den Partnern zählen unter anderem Sixt, HRS oder Airbnb.

Wie wichtig ist das Ökosystem?

Die großen und bekannten TripLink-Partner im Reisemarkt sind „nur“ die eine Seite dessen, was die offene Plattform von Concur ermöglicht. Hinzu kommen weitere Services aus dem Ökosystem, die als Partner im App-Center ganz spezielle Mehrwerte liefern. So bietet die App Taxback einen Prozess, der es ermöglicht, im Ausland entrichtete Steuern wieder zurückzuholen oder ein anderer Dienstleister prüft vor einer anstehenden USA-Reise, ob ein Visum nötig ist und beantragt es. „Sehr beliebt ist übrigens die hauseigene Reiseorganisations-App TripIt, welche die einzelnen Reisedaten in einen Reiseplan übersetzt“, sagt Schneider. Für den Reisenden heißt das, dass die Informationen aus der Buchungs-Engine oder vom Anbieter-Portal und per Mail weitergeleitete Buchungsbestätigungen mit Flugnummern und Hotel-Adressen in einen übersichtlichen Plan gebracht werden. „Das erleichtert das Reisen ungemein, da man nur an einem Ort nach allen nötigen Details über eine Reise suchen muss“, ist Schneider überzeugt.

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Artikel vom 14.11.2017

Schlagwörter: Human Resources