Mitarbeiter schenken Arbeitgebern jährlich Milliarden an nicht geltend gemachten Reisekosten

Studie zeigt, dass ein mangelhafter Spesenabrechnungsprozess frustrierte Mitarbeiter und Loslösung vom Unternehmen zur Folge haben kann.

Eine unabhängige multi-nationale Studie zum Thema Spesenabrechnungen im Auftrag von Unit4, einem schnell wachsenden Anbieter von Unternehmensanwendungen für Service-Organisationen, kommt zum Schluss, dass mangelhafte Spesenabrechnungen sich negativ auf die emotionale Mitarbeiterbindung auswirken. Außerdem zeigt die Studie auf, dass angefallene Aufwendungen nicht immer geltend gemacht werden und Unternehmen davon mit bis zu 14 Mrd. Euro (basierend auf Daten aus neun Ländern) profitieren.

Für die Studie befragte das niederländische Marktforschungsinstitut Ruigrok ¦ NetPanel im August Fach- und Führungskräfte (Voll- oder Teilzeit) in Deutschland, USA, Kanada, Großbritannien, Spanien, Frankreich, Niederlande, Belgien und Schweden. Die Ergebnisse basieren auf Antworten von fast 2.000 Mitarbeitern, wobei mindestens 200 Antworten aus jedem Land erfasst wurden.

Nicht weniger als ein Drittel der befragten Mitarbeiter gab an, dass sie manchmal Aufwendungen nicht geltend machen. Damit schenken sie ihren Arbeitgebern durchschnittlich 212 Euro im Jahr, die sie berechtigterweise zurückfordern könnten. Mitarbeiter in den USA liegen hier an der Spitze mit 17 Prozent der Befragten, die jährlich durchschnittlich 347 Euro (390 US-Dollar) ihren Arbeitgebern überlassen. Auf der Basis der aktuellen Arbeitsmarktzahlen summiert sich das auf über 8,7 Mrd. Euro (9,7 Mrd. US-Dollar) – fast zwei Prozent des Haushaltsdefizits des Landes von 500 Mrd. US-Dollar. In Deutschland rechnen 12 Prozent der Befragten durchschnittlich 292 Euro jährlich nicht ab. Das addiert sich zu einer Summe von 1,3 Mrd. Euro, die deutsche Unternehmen pro Jahr zurückzahlen müssten. In den anderen Länder liegen die Ergebnisse ähnlich: Frankreich (0,6 Mrd. Euro), Großbritannien (1,3 Mrd. Euro), Kanada (1 Mrd. Euro), Spanien (0,5 Mrd. Euro), die Niederlande (0,5 Mrd. Euro), Belgien (0,2 Mrd. Euro) und Schweden (0,17 Mrd. Euro).

Als Gründe wurden unter anderem genannt, dass die Summen zu gering seien, Belege vergessen wurden einzufordern oder verloren gingen – oder, dass schlicht vergessen wurde, die Aufwendungen einzureichen. Ein Viertel der Befragten gab an, dass er auf die Abrechnung verzichtet, weil der Prozess zu frustrierend und zeitaufwendig sei. Dies wirkt sich in vielen Fällen  negativ auf die Einstellung der Mitarbeiter gegenüber ihrem Unternehmen aus und gipfelt in der Kündigung. In einigen Ländern wartet ein Viertel der Befragten länger als einen Monat auf die Begleichung, wobei in den meisten Fällen innerhalb eines Monats gezahlt wird.

Die Kostenabrechnung in Unternehmen fördert in der Regel nicht die emotionale Mitarbeiterbindung. Es kann sogar so weit kommen, dass den Mitarbeitern das Geld ausgeht. Zwei von fünf (37 Prozent) der Befragten in den USA, die regelmäßig Spesen abrechnen, geben an, dass dies der Fall ist. In Frankreich, Spanien, Großbritannien und Kanada ist etwa ein Viertel der Befragten manchmal knapp bei Kasse. Die Frage, ob sie glauben, dass ihr Arbeitgeber über die Kostenabrechnung durch sie einen finanziellen Vorteil erzielt, bejahen 42 Prozent der Befragten in den USA, zwei oder drei Mitarbeiter von zehn haben diesen Eindruck in einigen europäischen Ländern, im Vergleich zu nur einem von zehn in Deutschland. Von den befragten Mitarbeiter, die die Frage bejahen, geben durchschnittlich 28 Prozent an, dass dies ihre Einstellung gegenüber dem Unternehmen negativ beeinflusst.

„Wenn eines entscheidend ist für nachhaltige Wettbewerbsvorteile und die langfristige Stärke eines Unternehmens, dann ist es die Belegschaft. Studien zeigen, dass Mitarbeiter, die sich emotional gebunden fühlen, deutlich mehr Leistung bringen als solche, bei denen das nicht der Fall ist“, kommentiert Kara Walsh, Chief Human Capital Officer bei Unit4. „Diese Bindung wird von vielen Faktoren beeinflusst und Unternehmen, die für eine fürsorgliche und offene Arbeitsumgebung sorgen, werden den Kampf um die Talente gewinnen. Angesichts der hohen Recruiting-Kosten dürfte sich die Möglichkeit, wertvolle Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, zweifellos auch auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken.“

Die Ergebnisse der Studie wurden in einer Infografik zusammengefasst. Der vollständige Bericht ist auf Anfrage erhältlich.

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Artikel vom 08.12.2015

Schlagwörter: Human Resources