Zeiterfassung als Chance: Aufbruch in neue Arbeitswelten

6 Tipps & Tricks für die digitale Umsetzung des EuGH-Urteils mit Workforce Management.

Das EuGH-Urteil zur systematischen Arbeitszeiterfassung hat viele Unternehmen schockiert. Die kontroversen Diskussionen um die vermeintliche Wiederbelebung der Stechuhr und dem Niedergang der Vertrauensarbeitszeit haben sich jedoch gelegt. Inzwischen ist deutlich geworden: Digitales Arbeitszeitmanagement ist eine echte Chance für Unternehmen. Hier sind 6 Tipps, die helfen, die richtige Software für die erfolgreiche Umsetzung des Urteils zu finden. 

1. Zeitwirtschaftliche Prozesse müssen unter die Lupe.

Vor der eigentlichen Software-Einführung sollten zeitwirtschaftliche Prozesse in einem Analyseworkshop auf den Prüfstand kommen. So werden auch Potentiale sichtbar, die man auf den ersten Blick gar nicht vermutet. Beispielsweise müssen Tarif- und Betriebsvereinbarungen beachtet werden, die sich nur durch entsprechende Tools abbilden lassen. Die Analyse der meist sehr komplexen Prozesse rund um die Arbeitszeit hilft enorm, um zu einer passenden Lösung zu kommen.

2. Eine Software-Auswahl braucht Zeit.

Das Prinzip „Heute bestellen und morgen in den Live-Betrieb“ gehen klingt vielleicht charmant, doch das Risiko von Fehlentscheidungen ist bei einem Schnellschuss groß. Deshalb ist es wichtig, dass der vermeintliche „EuGH-Brand“ ganzheitlich gelöscht wird. Die Lösung ist eine intelligente Workforce Management Software, die mehr kann als Zeiterfassung, nämlich Arbeitszeiten flexibel und mitarbeiterfreundlich zu gestalten.

3. Der Preis ist nicht das einzige Kriterium.

Wer billig kauft, der kauft am Ende zweimal, oder dreimal, oder…! Zeiterfassung ist viel mehr als Arbeitszeiten eintragen. Zeiten wollen nach bestimmten Spezifikationen bewertet werden. Fehl- und Ausfallzeitenmanagement spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Und wie sieht es mit Auswertungen aus? Werden Mitarbeiter in die zeitwirtschaftlichen Prozesse und die Arbeitszeitgestaltung eingebunden? Der volle Nutzen von Workforce Management entfaltet sich nur dann, wenn alle Komponenten optimal zusammenspielen.

4. Nicht nur das Heute, auch die Zukunft zählt.

Vor einer Investition ist die alles entscheidende Frage: „Ist die Lösung, in die ich heute investiere, auch noch dann geeignet, wenn mein Unternehmen doppelt so viele Mitarbeiter oder weitere Standorte hat?“ Ist vielleicht sogar eine internationale Expansion geplant? Lassen sich Regelungen anderer Länder im Standard abbilden? Der Idealfall ist eine Lösung, die heutige und künftige Anforderungen erfüllen kann und unbegrenzt skalierbar ist.

5. Alle Stakeholder einbeziehen!

Wird eine ganzheitliche Arbeitszeiterfassung eingeführt, dann sollten sich alle Unternehmensbereiche, Logistik, Produktion, Verkauf oder Verwaltung an der Planung beteiligen. Insbesondere der Außendienst oder mobile Teams, zum Beispiel im Öffentlichen Dienst oder Facility Management, profitieren davon, wenn sich Arbeitszeiten einfach und schnell über eine App erfassen lassen. Sind alle Mitarbeiter in einem einheitlichen System hinterlegt, macht das die nachgelagerten Prozesse einfacher, weniger fehleranfällig und effizienter.

6. Compliance gibt es auch beim Arbeitszeitmanagement.

Die Abbildung von Gesetzen, Tarifen und Betriebsvereinbarungen ist ein wichtiger Punkt. Kann das System die DSGVO komplett abdecken? Werden Mindestlohnregularien eingehalten und rechtssicher dokumentiert? Wird auf Ruhezeitverletzungen oder Maximalarbeitszeiten automatisch hingewiesen? Solche Überwachungsmechanismen lassen sich manuell nicht umsetzen. Eine Lösung, die im Hintergrund arbeitet, entlastet HR-Mitarbeiter und reduziert die Fehlerhäufigkeit.

Beachten Organisationen diese Kriterien, ist digitales Workforce Management eine Investition in die Zukunft, mit der sich das EuGH-Urteil zum Vorteil von Unternehmen und Mitarbeitern umsetzen lässt.

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Artikel vom 09.12.2019

Schlagwörter: Zeitwirtschaft, Human Resources