Die Niedersächsische Landesforsten setzen auf Persis als zentrales HR-System

Die Niedersächsischen Landesforsten (NLF) sind der größte Waldeigentümer Norddeutschlands. Die praktische Bewirtschaftung der Wälder ist Aufgabe der Forstämter und ihrer angeschlossenen Revierförstereien. Zusätzlich betreuen die Niedersächsischen Landesforsten als Dienstleister 85.000 ha Wald von Kommunen und Forstgenossenschaften. In den NLF werden rund 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Ab März 2012 startet der Personalbereich mit dem neuen HR-Portalsystem Persis.

Wer kennt das nicht: Das Abrechnungssystem bietet nur einen Bruchteil der im täglichen Personalgeschäft benötigten Daten und vieles wird in eigens erstellen Excel-Tabellen mühsam gepflegt. Dass dabei viel Arbeitszeit in der Administration der Personalprozesse versackt, kann jeder nachvollziehen. Durch doppelte Datenhaltung sind Daten nur mit großer Mühe auf einem aktuellen Stand zu halten.

Dass es heute viele Lösungen am Markt gibt, konnte das Team Personalmanagement der NLF auf Fachmessen erfahren. Nur welche Software mit welchem Konzept passt am besten zum eigenen Unternehmen? Diese Auswahl konnte nur durch einen Vergleich von verschiedenen Anbietern erfolgen. Nach der Erstellung einer Shortlist wurden im Anschluss Kundenbesuche durchgeführt. Oftmals lernt man bei solchen Gesprächen zwischen Anwendern ohne die Präsenz des Anbieters neue und wichtige Dinge dazu, die man vielleicht im Auswahlprozess sonst nicht beachten würde.

Neben der Konsolidierung der Daten im Personalmanagement stellen die heutigen Anforderungen an ein modernes Bewerbermanagement die Weichen zu einer möglichst integrierten Lösung. Das Abrechnungssystem KIDICAP, welches bei einem Dienstleister gehostet wird, soll voerst beibehalten werden. Die dort gespeicherten Daten fließen automatisiert in das neue zentrale System, so die Vorgabe. Auch die Altakten sollen zu einem großen Teil direkt im neuen System zugreifbar sein, damit das Suchen einer Papierakte der Vergangenheit angehört. Diesen Prozess übernimmt der b.o.b HR circle Partner Alpha Com Deutschland. Die Substitution der Altakten durch eine komplette digitale Personalakte war aber zum Zeitpunkt der Auswahl noch nicht ein ausgewiesenes Ziel. Aber die neue Lösung sollte durch die Technologie und die Modulbreite auch zukünftig keine Beschränkungen in den schon heute sichtbaren Anforderungen haben. Besonders die Einbindung von Führungskräften stellt ein mittelfristiges Ziel dar. „Die Personalabteilung von heute muss die Türen mit Augenmaß öffnen“, so Stefan Bootmann, der Projektleiter des Düsseldorfer Persis-Spezialisten p-manent consulting GmbH. Eine Einbindung von verschiedenen Rollen von Mitarbeitern ist im Grundkonzept von Persis bereits verankert und kann sehr schnell einen Roll-out ermöglichen.

Auch die Bewerber werden sich schon bald mit Persis noch schneller bewerben können. So ist geplant, den heute sehr aufwändigen manuellen Prozess komplett in Persis abzubilden. Dabei wird der Standard von Persis mit nur marginalen Anpassungen genutzt, so die Planung. Ein fertiges Jobportal, welches sehr einfach in die Homepage des Unternehmens eingebunden werden kann, ist Bestandteil des Pakets.

Eines der wichtigsten Kriterien neben der guten und einfachen Auswertbarkeit der Daten ist das Workflow-basierte Arbeiten. So überzeugte auch beim Kundenbesuch die Anwendung vieler standardisierter Abläufe. Kein Vergessen mehr von Fristen oder Ereignissen wie Befristungen, Probezeitenden oder Elternzeiten: Persis erinnert zuverlässig und rechtzeitig direkt mit einer Checkliste für den jeweiligen Fall. Dass der Kunde diese Prozesse selbst definieren  und einstellen kann, ist ein weiterer Vorteil. Alle Module „melden“ nach dem Anmelden am System, welches mit der Windows-Kennung gekoppelt ist, die eigenen Aufgaben, und das übersichtlich über alle Module mit kurzen und klaren Aussagen. Die weitere Bearbeitung der Meldungen geschieht einfach per Mausklick auf die Hyperlinks. Schon beginnt der Workflow zu arbeiten!

Dass die Technologie auch zu Einsparungen im Betrieb und der Wartung führt, war ebenfalls ein Faktor - und spricht für Persis. Nicht alle bewerteten Systeme waren nur über Browser bedienbar. Den IT-Leiter der NLF überzeugte das komplett Browser-basierte Konzept der Software. „Somit werden Wartungs- und Betriebskosten auf ein Mindestmaß gesenkt. Aufwändige Installationen an den Arbeitsplätzen gehören der Vergangenheit an und auch eine Server-Virtualisierung wird von Persis unterstützt“, so sein positives Fazit.

„Wir haben schon beim Beginn der Zusammenarbeit festgestellt, dass unser Team richtig Lust auf das Projekt und das Persis-System hat, welches auch nach einem ausführlichen Systemtest unser klarer Favorit war“, so der Projektleiter Stefan Grußdorf von den NLF weiter. Das Ziel, bis Ende des Jahres die Personalprozesse zu standardisieren und letztendlich das Tagesgeschäft mit höherer Datenqualität, schnelleren Abläufen und weniger Erfassungsaufwand zu unterstützen, erfüllt das Team trotz Mehrbelastung in der Projektumsetzung mit Freude. „Das war bei Projektstart auch fast schon fühlbar, weil auch das gesamte Team genau diese Software wollte!“, so Dirk Linn, Geschäftsführer und Vertriebschef des Düsseldorfer Beratungshauses.

Weitere Informationen über Personalmanagement-Software von Persis

Artikel vom 22.03.2012

Schlagwörter: Workflowmanagement, Personalverwaltung, Personalsoftware, Personalmanagement, Human Resources, Dienstleistung, Bewerbermanagement