Die Hessische Landesvertretung Berlin setzt auf cobra

Die Hessische Landesvertretung Berlin versteht sich als Sprachrohr, Botschafter und Koordinator, um die Interessen des Landes Hessen gegenüber dem Bund zu wahren. Gleichzeitig ist die Landesvertretung mit zahlreichen und vielfältigen Veranstaltungen die Visitenkarte Hessens in der Bundeshauptstadt. Das erforderliche Veranstaltungsmanagement für die rund drei Veranstaltungen pro Woche wickelt das Team komplett mit cobras CRM-Software ab.

Der steinige Weg der vielen Listen

Was bei vielen Unternehmen noch immer vor Veranstaltungen ansteht, war auch bei der Hessischen Landesvertretung vor der Einführung von cobra eine gängige und gleichsam ungeliebte Praxis. Alle betreffenden Referate lieferten unterschiedliche Listen mit den Personen, die eingeladen werden sollten. Die Herausforderung für das Team Eventmanagement: das Zusammenführen der Adressen in eine dublettenfreie einheitliche Adress-Basis, um die Einladungen auszusenden.

Der Weg von der Adressliste führte weiter über die Erstellung des Serienbriefs bis hin zum umständlichen, aber regelmäßigen Prüfen der Teilnehmerzahlen.
„Schon bei einer einzigen Veranstaltung sind das Aufgaben, die systematisch, konzentriert und gut organisiert erledigt werden müssen. In unserem Fall laufen oft mehrere Veranstaltungen parallel. Eine optimale Softwareunterstützung, die genau auf unsere Bedürfnisse abgestimmt sein musste, sollte unser Eventmanagement maßgeblich vereinfachen“, so Pressesprecherin Jutta Kehrer.

Der Barcode bringt den Stein ins Rollen

Der CRM-Software-Hersteller cobra aus Konstanz war der Hessischen Landesvertretung bereits bekannt. Denn dem Kontakt zu cobra-Partner astendo aus Berlin war zunächst eine Empfehlung durch eine ähnliche Organisation vorausgegangen. Die Idee, einen Barcode als zentrales Element im kompletten Veranstaltungsmanagement einzusetzen, brachte das Projekt aber erst ins Rollen und erntete Begeisterung bei den beteiligten Mitarbeitern.
„Unser cobra Zusatztool für Veranstaltungen versieht jede Adresse mit einem Barcode. Dieser ist bereits auf der aus cobra ausgegebenen Adressliste, die an die Referate zur Auswahl der geladenen Gäste gegeben wird, aufgedruckt. Die zentrale Stelle führt die Adressen dann ganz einfach über das Scannen der Barcodes zusammen“, erläutert Andreas Müller, Geschäftsführer des cobra Partnerunternehmens astendo, seine Idee. So entsteht eine echte Zeitersparnis, denn die Adressen müssen nicht mehr in der umfangreichen Adressbasis gesucht und markiert werden. Außerdem werden doppelt eingeladene Personen direkt beim Einscannen über den Barcode identifiziert und müssen nicht mehr umständlich herausgefiltert werden.

Ein Klick zum Überblick

Das Erstellen von Einladungskarten und -E-Mails geht mit cobra leicht von der Hand. Denn das vorgeschriebene Layout, die Formatierung der Adress- und Seriendruckfelder sind als Vorlagen per Klick zum Druck bereit. Selbstverständlich inklusive des Barcodes, der zur einfachen Registrierung von Anmeldungen, Absagen und Rückläufern genutzt wird. Da sowohl Einladung, Anmeldung, Absage und Teilnehmerzahl direkt bei der betreffenden Adresse in einer Zusatztabelle erfasst werden, bringt ein Blick in die cobra-Datenbank die notwendige Transparenz in den kompletten Vorgang und ermöglicht die unkomplizierte Ausgabe von Teilnehmerlisten und aktuellen Teilnehmerzahlen.

Keine Veranstaltung ohne Barcode

Auch die Einladungskarten werden direkt aus cobra erstellt. Dabei spielt der Eindruck des Barcodes wieder eine zentrale Rolle.
„Unsere Mitarbeiter am Einlass der Veranstaltung scannen den Barcode auf den Eintrittskarten ein. So wissen wir genau, wer an der Veranstaltung tatsächlich anwesend war. Außerdem zeigt ein Monitor den Mitarbeitern direkt am Eingang den Namen des Gastes an. Das heißt wir können jeden Teilnehmer ganz persönlich begrüßen“, bemerkt Jutta Kehrer sichtlich stolz auf die Ergebnisse, die mit cobra in so kurzer Zeit realisiert werden konnten.

Flexibilität der Extraklasse

Ganz bewusst hat die Hessische Landesvertretung einen starken Partner mit Entwicklungs-Knowhow für die Realisierung ihres CRM-Projekts gewählt. Denn viele Besonderheiten bei den Abläufen erforderten höchste Flexibilität und Kreativität bei der Umsetzung im System. Dabei kommen Eigenentwicklungen der astendo GmbH zum Einsatz, die cobra durch Spezialfunktionen entsprechend erweitern.

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Artikel vom 09.07.2012

Schlagwörter: Support, Öffentlicher Dienst, DMS, Dienstleistung, CRM